なお、相談情報管理要領の制定について(平成15年7月8日付け達(総相)第159号。以下「旧通達」という。)は、廃止する。

記

1　制定の趣旨

福島県警察における相談情報の管理は、旧通達に基づき実施しているところであるが、福島県警察安全相談管理システム(以下「相談管理システム」という。)を運用するに当たり、相談情報の組織的な管理の徹底と個人情報の適正な取扱いを行うとともに、警察安全相談業務の充実強化と相談情報の効果的な活用を図るため、新たに本要領を定め、適切な業務の推進を図ろうとするものである。

2　内容の要点

(1)　体制の確立(第3関係)

相談情報の適正な管理及び運用を行うための体制を確立した。

(2)　情報の保存期間(第5関係)

相談管理システムに登録した内容の保存期間を警察安全相談簿(福島県警察安全相談の取扱いに関する訓令(平成22年県本部訓令第21号)様式第2号)に合わせ、3年とした。

(3)　引継ぎ(第9関係)

引継ぎの意義、方法、引継ぎを受けた際の措置について示した。

(4)　参考送付(第10関係)

参考送付の意義、方法、受理した際の措置について示した。

3　留意事項

(1)　相談管理システムは、運用責任者の指定を受けた上で権限に基づき使用し、業務の目的以外に使用することのないようにすること。

(2)　相談情報は、相談人等の個人情報となることから、その取扱いについては、関係法令・規程に基づき適正に管理すること。

なお、正当な権限を有しない者から相談情報の有無について照会された場合には、回答しないこと。

(3)　相談管理システムを使用して、警察安全相談簿を出力する際には、個人情報出力資料管理簿(福島県警察情報管理システムの運用に関する訓令(平成13年県本部訓令第15号)様式第7号)に記載し、作成から廃棄まで適正に管理すること。

警察安全相談簿の写しを作成する場合も、同様とする。

別紙

相談情報管理要領

第1　趣旨

この要領は、警察共通基盤システムによる相談情報管理業務実施要領の制定について(令和5年2月9日付け警察庁丙企画発第5号、丙技企発第7号、丙通基発第8号)及び福島県警察情報管理システム等運営要領(令和5年3月17日付け達(情)第123号。以下「システム要領」という。)に定めるもののほか、福島県警察安全相談管理システム(以下「相談管理システム」という。)による相談情報(各所属で受理した警察安全相談に関する情報をいう。以下同じ。)管理業務(以下「相談情報管理業務」という。)における登録及び照会並びに個人情報等の厳正な管理について、必要な事項を定めるものとする。

第2　基本構成

相談情報管理業務は、情報管理課に設置する電子計算機とこれにデータ伝送回線を介して接続する県本部及び各署に設置した端末装置と、これらの用に供する警察安全相談に関するプログラムで構成された相談管理システムを用いて行う。

警察庁への相談情報の登録は、県民サービス課において警察庁行政情報管理システムを用いて行う。

第3　体制

1　運用責任者

(1)　県本部に相談情報管理業務運用責任者(以下「運用責任者」という。)を置き、警務部長をもって充てる。

(2)　運用責任者は相談情報管理業務全般の運営及び管理を行うものとする。

2　運用副責任者

(1)　県本部に相談情報管理業務運用副責任者(以下「運用副責任者」という。)を置き、県民サービス課長をもって充てる。

(2)　運用副責任者は運用責任者を補佐するとともに、相談情報管理業務所属責任者(以下「所属責任者」という。)との連絡調整及び職員に対する指導教養に当たるものとする。

3　運用担当者

(1)　県本部に相談情報管理業務運用担当者(以下「運用担当者」という。)を置き、県民サービス課次席、安全相談担当課長補佐及び安全相談係員から運用責任者が指定する。

(2)　運用担当者は、相談管理システムに登録された全相談データの維持、管理に関する権限を有し、運用責任者及び運用副責任者の任務を補佐するとともに、運用副責任者の指揮を受け相談管理システムの実務を行うものとする。

4　所属責任者

(1)　所属に所属責任者を置き、所属長をもって充てる。

(2)　所属責任者は、自所属における相談情報管理業務の適正な運用及び管理に当たる。

(3)　所属責任者は、相談情報管理業務所属副責任者(以下「所属副責任者」という。)、相談情報管理業務所属担当者(以下「所属担当者」という。)又は警察安全相談管理システム操作担当者(以下「操作担当者」という。)以外の者に相談管理システムの操作を行わせてはならない。

5　所属副責任者

(1)　所属に所属副責任者を置き、次席又は副署長等をもって充てる。

(2)　所属副責任者は、所属責任者を補佐するとともにその指揮を受けて自所属における相談情報の適正な管理及び所属職員に対する指導教養に当たるものとする。

6　所属担当者

(1)　所属に所属担当者を置き、次に掲げる者から運用責任者が指定する。

ア　警視若しくは警部の階級にある警察官又はこれらに相当する職にある一般職員

イ　警部補の階級にある警察官であって、県本部にあっては子ども・女性安全対策、ストーカー対策又はサイバー犯罪対策を担当するもの、署にあっては警務係又は総合相談係の係長又は班長、宿日直責任者に指定されるもの又は所属長が特に必要と認めたもの

(2)　所属担当者は、所属副責任者を補佐するとともにその指揮を受けて自所属で受理した相談情報及び閲覧又は出力をした他所属の相談情報について適正に管理するものとする。

(3)　所属担当者は、自所属において入力した全相談データの照会、閲覧、措置状況追加、訂正、削除及び出力の権限を有する。

(4)　所属担当者は、所属副責任者の指揮の下、他所属で作成した相談データを閲覧し、及び出力する権限を有する。

7　操作担当者

(1)　所属に操作担当者を置き、警察安全相談を受理する職員から所属責任者が指定する。

(2)　操作担当者は、所属責任者の指揮の下、自ら受理した相談情報の新規登録、照会、閲覧、措置状況追加、訂正及び出力の権限を有する。

第4　運用担当者等の指定等

1　運用担当者

(1)　運用副責任者は、相談情報管理業務運用担当者指定(解除)申請書(様式第1号)により運用責任者に運用担当者の指定又は解除を申請するものとする。

(2)　運用責任者は、運用副責任者の申請を審査して、相談情報管理業務運用担当者指定(解除)書(様式第2号)により指定又は解除をするものとする。

2　所属担当者

(1)　所属責任者は、相談情報管理業務所属担当者指定(解除)申請書(様式第3号)により運用副責任者を経て運用責任者に所属担当者の指定又は解除を申請するものとする。

(2)　運用責任者は、所属責任者の申請を審査して、所属担当者の指定又は解除を行い、相談情報管理業務所属担当者指定(解除)書(様式第4号)を運用副責任者を経て所属責任者に送付するものとする。

3　操作担当者

(1)　所属責任者は、操作担当者の指定又は解除を行うものとする。

(2)　所属責任者は、操作担当者名簿(様式第5号。以下「名簿」という。)を備え付け、操作担当者の指定又は解除の状況を明らかにしておくとともに、指定又は解除の都度、名簿の写しを運用副責任者を経て運用責任者に送付するものとする。

所属内異動等により、操作担当者の官職等に変更があった場合も同様とする。

4　アクセス権の付与

相談管理システムのアクセス権の付与については、システム要領第6の規定に基づき行うものとする。

第5　相談情報の取扱い

相談管理システムに登録した内容については、3年間保存するものとする。

なお、保存期間の経過後は、確実にデータを消去するものとする。ただし、未解決相談情報については、警察庁相談情報管理業務における継続相談データ処理に供するため、県民サービス課において保有する。

第6　入力要領、コード表及び分類基準

相談情報管理業務における入力要領、コード表及び分類基準については、別に定める。

第7　登録

1　相談管理システムへの登録の種類は、次のとおりとする。

(1)　新規登録

新たに相談を受理したときに行う登録

(2)　措置状況追加登録

既に登録された相談について更に措置を採ったときに行う登録

(3)　訂正登録

既に登録された相談情報を訂正する必要性があるときに行う登録

(4)　削除登録

既に登録した相談情報について削除する必要があるときに行う登録

2　相談を受理した所属の操作担当者は、相談を受理した後、速やかに相談管理システムを用いて登録を行うものとする。

第8　照会

1　照会の種類

相談情報管理業務における照会の種類は、次のとおりとする。

(1)　受理番号照会

受理番号によって相談情報の検索をするための照会

(2)　絞り込み照会

受理番号以外の項目によって相談情報の検索をするための照会であり、照会の項目は次のとおり。

ア　受理年月日

イ　件名

ウ　所属

エ　取扱者

オ　相談人

カ　関係人

キ　内容

ク　措置

2　照会要領

(1)　照会は、相談管理システムに必要事項を入力して行うものとする。

(2)　相談情報の照会については、相談管理システムを用いて行うもののほか、県民サービス課に照会を依頼することができるものとし、運用副責任者は、相談情報管理業務を行う上でその必要性が認められると判断した場合には、照会事項を口頭又は書面により回答するものとする。

(3)　運用副責任者から書面により回答を受けた情報については、個人情報出力資料管理簿(システム要領様式第6号)に記載して適正に管理するとともに、所属責任者の決裁を受けること。

また、用済み後は、裁断等復元できない方法により確実に廃棄し、又はその内容を消去するとともに、個人情報出力資料管理簿に廃棄情報を記載後、県民サービス課にその旨を連絡すること。

第9　引継ぎ

1　所属責任者は、受理した相談が自所属において措置することが適当でなく、他所属において措置する必要があると認められる場合には、当該他所属に相談内容を引き継ぎ、当該相談に係る措置を委ねるものとする。

2　引継ぎは、原則として、相談管理システムの引継機能により行うものとする。ただし、緊急の場合等引継機能によらず、口頭等により引き継ぐ場合には、引継ぎを受けた所属で新たに警察安全相談簿(福島県警察安全相談の取扱いに関する訓令(平成22年県本部訓令第21号)様式第2号。以下「相談簿」という。)を作成の上、処理状況欄に引継ぎである旨を記載し、処理経過を明らかにしておかなければならない。

第10　参考送付

1　所属責任者は、受理した相談が他所属に関係する事項を含んでいるときには、相談データを当該他所属に送付(以下「参考送付」という。)するものとする。

2　参考送付は、相談管理システムの参考送付機能により行うものとする。

3　参考送付を行ったときは、相談簿の処理状況欄に参考送付を行った内容を記載しなければならない。

4　参考送付を受理したときは、個人情報出力資料管理簿に必要事項を記載し、処理経過を明らかにしておかなければならない。

5　参考送付を受けた相談簿については、所属責任者の決裁を受け適正に管理しなければならない。

参考送付を受けた相談簿の保存期間は、特に所属責任者の指示のない限り、1年とする。

6　参考送付を受けた所属責任者は、特に必要と認めた場合には、新たに相談簿を作成することができるものとする。この場合において、当該相談簿の処理状況欄に必要事項を記載するとともに、個人情報出力資料管理簿に必要事項を記載して適正に管理し、処理経過を明らかにしなければならない。

第11　運用時間

相談情報管理業務は24時間運用で行うものとする。ただし、相談管理システム保守等のため運用を停止する必要がある場合は、この限りではない。

第12　出力資料の管理

1　所属責任者は、相談簿及び出力資料を施錠設備のある保管庫に保管するなど適正に管理し、漏えい、滅失、誤廃棄、改ざん等の防止を図らなければならない。

2　所属責任者は、個人情報出力資料管理簿を備え付け、出力資料を取扱った操作担当者等に、出力資料の出力、写しの作成、送付、受領及び廃棄の都度、直ちに個人情報出力資料管理簿に必要事項を記載させなければならない。

3　出力資料を廃棄するときは、裁断等復元できない方法により行わなければならない。

第13　関係簿冊の保存期間

本要領に規定する様式に係る関係簿冊の保存期間は、1年とする。