○福島県公安委員会文書管理規則
平成12年9月26日
県公安委員会規則第9号
(趣旨)
第1条 この規則は、福島県公安委員会(以下「公安委員会」という。)及び福島県警察本部長(以下「本部長」という。)における文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規則において「文書」とは、福島県公安委員(以下「公安委員」という。)又は福島県警察職員(以下「警察職員」という。)が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数のものに販売することを目的として発行されるものを除く。
(文書管理の原則)
第3条 文書は、正確かつ迅速に処理し、常に良好な状態で保存し、かつ、その所在を明らかにし、適正に管理しなければならない。
(文書の管理体制)
第4条 本部長は、文書の管理に関する事務を適正に運営するため、その総括管理の任に当たる職員を指定し、かつ、当該事務を組織的に管理するための体制を整えなければならない。
(文書作成の原則)
第5条 公安委員会及び本部長は、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、最終的な意思を決定するに当たっては文書を作成して行わなければならない。ただし、意思決定と同時に文書を作成することが困難であるときは、事後において速やかに文書を作成しなければならない。
(文書の収受)
第6条 公安委員及び警察職員は、文書を受領した場合には、速やかに収受の手続を行わなければならない。
(文書の分類)
第7条 文書の分類は、事務及び事業の性質、内容等に応じ、本部長がこれを系統的に定めなければならない。
(管理簿の調製)
第8条 本部長は、公安委員会及び本部長が保有する文書について、前条の規定により定める分類に従い、電磁的記録等確実に記録できる方法により、その管理を適正に行うため必要な事項を記載した帳簿を調製しなければならない。
2 前項の帳簿は、公文書(福島県情報公開条例(平成12年福島県条例第5号。以下「条例」という。)第2条第2項に規定する公文書をいう。)の検索に必要な資料として一般の利用に供するものとする。
(文書の保存)
第9条 文書は、管理を適正に行うことができる専用の場所で保存しなければならない。
2 文書の保存期間の基準は、別表のとおりとする。
3 前項の保存期間は、公安委員又は警察職員がその文書を作成し、又は取得した日の属する年度の翌年度の4月1日(暦年により処理する業務に係るものにあっては、その文書を作成し、又は取得した日の属する年の翌年の1月1日)から起算するものとする。ただし、保存期間が1年未満の文書にあっては、当該文書を作成し、又は取得した日を起算日とすることができる。
(委任)
第10条 この規則の施行に関し必要な事項は、本部長が定める。
附則
この規則は、平成12年10月1日から施行する。ただし、第8条第2項の規定は、条例附則第1項ただし書に規定する規定の施行の日から施行する。
附則(令和3年12月17日県公安委員会規則第9号)
この規則は、令和3年12月20日から施行する。
別表(第9条関係)
文書の保存期間の基準
保存期間の区分 | 文書の類型 |
30年 | 1 条例の制定又は改廃に関する決裁文書 2 公安委員会規則の制定又は改廃に関する決裁文書 3 告示及び重要な訓令の制定又は改廃に関する決裁文書 4 県行政の総合計画に関するもの 5 県警察の沿革に関するもの 6 県議会に関するもので重要なもの 7 出納に関するもので特に重要なもの 8 物品管理に関するもので重要なもの 9 公有財産に関するもので特に重要なもの 10 許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する決裁文書で法律関係が10年を超えるもの 11 訴訟に関するもの 12 原簿、台帳その他これらに類するもので特に重要なもの 13 公印の制定、改正又は廃止に関する決裁文書 14 職員の恩給に関するもの 15 職員の人事又は服務に関するもので重要なもの 16 法令等の規定により30年保存を必要とするもの 17 その他30年保存を必要と認めるもの |
10年 | 1 条例、公安委員会規則及び訓令の解釈又は運用基準に関する決裁文書 2 訓令の制定又は改廃に関する決裁文書 3 所管行政に係る重要な施策の意思決定に係る決裁文書 4 出納に関するもので重要なもの 5 公有財産に関するもので重要なもの 6 許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する決裁文書で法律関係が5年を超えるもの 7 審査基準、標準処理期間、処分基準又は行政指導の指針の制定又は改廃に関する決裁文書 8 不服申立てその他の争訟に関するもの 9 叙位、叙勲又は表彰に関する決裁文書(当該事務を所掌する課が保有するものに限る。) 10 法令等の規定により10年保存を必要とするもの 11 その他10年保存を必要と認めるもの |
5年 | 1 事務事業の方針又は計画に関するもの 2 所管行政に係る施策の意思決定を行うための決裁文書 3 予算に関するもので重要なもの 4 出納及び物品管理に関するもの 5 契約に関するもの 6 監査、検査等に関するもの 7 公有財産に関するもの 8 許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する決裁文書で法律関係が3年を超えるもの 9 文書の廃棄又は取得した文書の管理に関する帳簿 10 法令等の規定により5年保存を必要とするもの 11 その他5年保存を必要と認めるもの |
3年 | 1 所管行政に係る定型的な施策の意思決定を行うための決裁文書 2 所管行政に係る施策の決定又は遂行上参考とした事項が記録されているもの 3 予算及び決算に関するもの 4 出納及び物品管理に関するもので定型的なもの 5 契約に関するもので定型的なもの 6 監査、検査等に関するもので定型的なもの 7 公有財産に関するもので定型的なもの 8 許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する決裁文書で法律関係が1年を超えるもの 9 法令等の規定により3年保存を必要とするもの 10 その他3年保存を必要と認めるもの |
1年 | 1 所管行政に係る軽易な意思決定を行うための決裁文書 2 所管行政に係る確認を行うための決裁文書 3 予算、決算、出納及び物品管理に関するもので軽易なもの 4 契約に関するもので軽易なもの 5 監査、検査等に関するもので軽易なもの 6 公有財産に関するもので軽易なもの 7 許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する決裁文書で法律関係が1年を超えないもの 8 請願、陳情等に関するもの 9 法令等の規定により1年保存を必要とするもの 10 その他1年保存を必要と認めるもの |
1年未満の期間 | 随時に発生し、1年以上の保存を必要としないもの |
備考 決裁文書とは、行政機関の意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を行政機関の意思として決定し、又は確認した文書をいう。