なお、福島県警察職員の旧姓使用に関する要綱の制定について(平成29年3月21日付け達(務)第116号。以下「旧通達」という。)は、廃止する。

記

1　制定の趣旨

職員の旧姓使用については、旧通達に基づき運用してきたところであるが、今般、国の行政機関においては、職員から旧姓使用の申出があった場合、法令上又は実務上特段の支障が生じるものを除きその使用を認めることとされたことに伴い、県警察においても旧姓使用の対象となる文書等の範囲を拡大するなど、旧姓使用を希望する職員がより働きやすく、能力を発揮しやすい職場環境とするために必要な事項を定めるものである。

2　主な内容

旧姓使用の対象となる文書等は、次に掲げるもの以外のものとする。

(1)　給与及び旅費の事務に関する文書

(2)　源泉所得税の事務に関する文書

(3)　社会保険及び雇用保険の事務に関する文書

(4)　児童手当の申請に関する文書

(5)　共済組合に関する申請書等

(6)　旧姓使用によって法令上又は実務上特段の支障が生じるおそれがある文書等として、当該文書等を所管する所属長からの申請を受けて、本部長が旧姓使用の対象から除外したもの

福島県警察職員の旧姓使用に関する要綱

第1　趣旨

この要綱は、職員が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)によって戸籍上の氏を改めた後も、引き続き婚姻等の前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を文書、図画及び電磁的記録(以下「文書等」という。)に使用すること(以下「旧姓使用」という。)に関して必要な事項を定めるものである。

第2　旧姓使用の方針等

1　旧姓使用の方針

職員から旧姓使用の申出があった場合には、2に掲げる文書等について、旧姓使用を認めることとする。

2　旧姓使用の対象

旧姓使用の対象となる文書等は、次に掲げるもの以外のものとする。

(1)　給与及び旅費の事務に関する文書

(2)　源泉所得税の事務に関する文書

(3)　社会保険及び雇用保険の事務に関する文書

(4)　児童手当の申請に関する文書

(5)　共済組合に関する申請書等

(6)　旧姓使用によって法令上又は実務上特段の支障が生じるおそれがある文書等として、当該文書等を所管する所属長からの申請を受けて、本部長が旧姓使用の対象から除外したもの

3　戸籍上の氏を併記する文書

2に掲げる文書等のうち、電波法施行規則(昭和25年電波監理委員会規則第14号)第40条に基づき作成することとされている無線業務日誌については、戸籍上の氏と旧姓を併記するものとする。

第3　旧姓使用の手続

1　職員は、旧姓使用の承認を受けようとするときは、旧姓使用申出書(様式第1号)を所属長を経て本部長に提出するものとする。

2　本部長は、提出された旧姓使用申出書の内容に誤りがないことを戸籍謄本等により確認できた場合には、所属長を経て当該職員に旧姓使用通知書(様式第2号)を交付し、旧姓使用を認めることとした旨を通知する。

3　旧姓を使用する職員が、旧姓使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届(様式第3号)を所属長を経て本部長に提出するものとする。

4　本部長は、旧姓使用通知書を交付したとき(第4の6により旧姓使用通知書の交付を省略した場合を含む。)又は旧姓使用中止届を受理したときは、その内容を旧姓使用職員台帳(様式第4号)により管理するものとする。

第4　旧姓を使用する職員と実在する職員の同一性の確保

1　本部長は、使用する旧姓が戸籍上根拠を有することを戸籍謄本等で確認するものとする。

2　本部長は、旧姓使用通知書を交付したとき又は旧姓使用中止届を受理したときは、旧姓使用の開始日、中止日その他必要な事項を当該職員の人事記録の旧氏名欄に当該旧氏名とともに記載するものとする。

3　所属長は、本部長から旧姓使用通知書を送付されたとき又は当該職員から旧姓使用中止届を受理したときは、当該職員の人事記録の副本に2の事項を記載するものとする。

4　旧姓使用の開始後における当該職員への発令は、1の旧姓により行うものとする。

5　公刊物等に当該職員の氏名を掲載する場合には1の旧姓を記載するとともに、当該職員の身分証明書等の氏名を明らかにするものには1の旧姓を記載するなど適切な旧姓の公示を行うものとする。

6　他の行政機関において旧姓を使用していた者が、人事異動により職員となり、引き続き旧姓使用を希望する場合は、人事記録等により旧姓を使用していた事実を本部長が確認することにより、1の確認を行ったものとみなす。この場合において、本部長は、当該職員に対する旧姓使用通知書の交付を省略することができる。

第5　旧姓使用の対象の除外等

1　旧姓使用によって法令上又は実務上特段の支障が生じるおそれがある文書等を所管する所属長は、当該文書等を旧姓使用の対象から除外しようとするときは、旧姓使用除外申請書(様式第5号)を本部長に提出するものとする。

2　本部長は、当該文書等の旧姓使用の可否について判定を行い、旧姓使用の対象から除外することとした場合には、旧姓使用除外通知書(様式第6号)により、所属長を経て、旧姓を使用する職員に通知するものとする。

第6　旧姓使用に係る留意事項

1　所属長は、所属職員の旧姓使用に関し適切な運用が図られるよう努めること。

2　旧姓を使用する職員は、旧姓使用の対象となる文書等については統一して旧姓を使用するなど、常に県民、他の職員等に誤解又は混乱を生じさせないように努めること。

第7　その他

この要綱に定めるもののほか、旧姓使用に関し必要な事項は、別に定める。