記

1　趣旨

この度の人事異動により、複数署の許可等事務担当者(以下「担当者」という。)がその対象となり、新たな担当者が多く配置されることとなる。許可等事務に関する不適正事案の発生事例を見ると、担当者間で業務が引き継がれる人事異動期に多く発生し、また、知識と経験が不足する新任担当者により引き起こされることも多いことから、この時期は、不適正事案防止について特に注意する必要がある。

そのため、生活安全(刑事生活安全)課長又は生活安全(刑事生活安全)課長代理(以下「生活安全課長等」という。)が確実に担当者交代時における引継内容を把握の上、新任担当者の業務習熟に向けたサポート体制を充実させることにより、人事異動期における不適正事案を防止するとともに、適正な許可等事務の推進を図ろうとするものである。

2　現担当者との確実な事務引継

新任担当者が、適正かつ円滑な許可等事務を行うため、人事異動に伴い担当者が交代となる署にあっては、次の事項に十分配意すること。

(1)　新任担当者を署員から選任する場合

現担当者は、人事異動の内示から発令までの間、新任担当者に対し、対面により許可等事務に係る全般的な処理要領のほか、生活安全警察許可等事務管理システム運用要領の制定について(平成25年3月1日付け達(生企、生環)第56号。以下「システム運用通達」という。)に定める許可等事務管理システムの操作方法及び事務処理上の注意点について説明を行うとともに、処理中の案件及び当面の予定について確実な引継ぎを行うこと。

(2)　新任担当者を他所属からの異動者から選任する場合

ア　引継担当者の指定

許可等事務の引継ぎに当たっては、原則として、異動対象外の生活安全(刑事生活安全)課員の中から許可等事務の引継担当者を指定して行うこと。

イ　引継担当者に対する説明と引継ぎ

現担当者は、引継担当者に対し、許可等事務に係る全般的な事務処理要領のほか、システム運用通達に定める許可等事務管理システムの操作方法及び事務処理上の注意点について説明を行うとともに、処理中の案件及び当面の予定について確実な引継ぎを行うこと。

ウ　新任担当者に対する説明と引継ぎ

引継担当者は、新任担当者に対し、現担当者から引継ぎを受けた許可等事務に係る全般的な事務処理要領及び注意点の説明を行った上、処理中の案件及び当面の予定について確実な引継ぎを行うとともに、当分の間、新任担当者に対して業務に関するサポートを十分に行うこと。

(3)　現担当者の留意事項等

ア　具体的な説明と報告

現担当者は、許可等事務に係る処理中の案件及び当面の予定について、形式的な説明ではなく、個別の処理要領を含め具体的に説明するとともに、その概要を生活安全課長等に報告すること。

イ　人事異動後の対応

現担当者は、新任担当者が許可等事務に習熟し、自らと同等程度の事務処理が行えるようになって初めて引継ぎが完了するとの意識を持ち、新任担当者からの異動後における電話等による相談に対しても、丁寧に対応すること。

このため、前所属で許可等事務に従事していた職員が配置された所属においては、当該職員が前所属の新任担当者に対する対応を十分に行うことができるよう配慮するとともに、新任担当者への対応は新所属における新たな業務と同等に重要なものであることを認識させること。

(4)　生活安全課長等による確実な引継ぎ内容の把握・確認

担当者の異動による引継ぎに際しては、生活安全課長等に対して、現担当者から、許可等事務に係る処理中の案件及び当面の予定等、新任担当者へ引き継ぐ内容について確実に報告させること

3　新任担当者への組織的なサポート体制の充実等

(1)　指導、教養の実施

生活安全課長等は、新任担当者に対して配置後速やかに教養を実施するとともに、必要に応じて個別指導等を行い、新任担当者の許可等事務に係る処理の速度や正確さ、理解度等について確認し、そのレベルに応じた個別指導を繰り返し行うこと。

(2)　審査等の管理の徹底

許可等事務に係る擬律判断は、許可等事務に熟知した者であっても判断に苦慮する場合があることから、生活安全課長等は、許可、認定、登録等の申請又は届出(以下「申請等」という。)の受理、審査、処理等の実態把握を徹底するとともに、判断に迷う事項は生活安全企画課生活安全指導係(以下「生活安全指導係」という。)に照会することを含め、手続の各段階において必要な指示を確実に行うこと。

(3)　署から生活安全指導係に対する要請

生活安全課長等は、自らが許可等事務が未経験である場合又は担当者が新任の者に交代したことなどにより、申請等の受理、審査、処理等が正確かつ円滑になされないおそれがあると認められる場合は、生活安全指導係に対し、積極的に許可等事務に係る実務指導の実施を要請すること。