この度、国土交通省から、OSSポータルサイト上での申請において、標章の郵送希望の有無を入力することが可能となり、同申請データが警察共同利用型システム(以下「J-POSS」という。)へ送信され、受け付けることが可能となる旨の連絡があったことに伴い、運用開始日以降、標章の郵送交付に係る実施要領等については下記のとおりとするので、事務処理上遺漏のないようにされたい。

なお、旧通達は廃止する。

記

1　概要

J-POSSにおいて、OSS利用申請者等の標章郵送希望の有無をシステム上で把握することが可能となるため、OSS利用申請者等からの標章郵送交付を希望する電話連絡の受付を原則不要とし、システム上での確認を基に同標章の交付手続を行うもの。

ただし、当初警察署において交付を希望していた申請を、後に郵送交付希望へ変更する場合等におけるOSS利用申請者等からの電話連絡の受付を妨げるものではない。

2　運用開始日

令和5年10月2日

3　郵送交付の対象者

標章の郵送交付を希望するOSS利用申請者等

4　実施要領

(1)　標章の郵送交付に係る事務処理

J-POSSのシステム上等でOSS利用申請者等の標章郵送交付希望を把握した際は、次の要領により処理するものとする。

ア　システム上等でOSS利用申請者等の標章郵送交付希望を把握した際は、当該申請を直ちに様式第2号「保管場所標章郵送交付管理表」(以下「郵送交付管理表」という。)に登載するなどし、郵送交付希望であることを簿冊上で明らかにすること。

イ　OSS利用申請者等から、様式第1号「保管場所標章郵送希望申請一覧」(以下「郵送希望申請一覧」という。)及び返信用封筒(必要事項が記載されたレターパックプラス)が送付された際は、それらの記載内容とオンライン申請の内容に齟齬がないことを確認し、不備等があれば当該OSS利用申請者等に確認を行い、必要に応じて是正させること。

ウ　イの確認後、標章、保管場所標章通知書及び郵送希望申請一覧の写しを返信用封筒に封入の上、当該返信用封筒の「ご依頼主様保管用シール」(以下「保管用シール」という。)を剥がし、郵送交付管理表に貼付すること。

エ　上記事務終了後、可及的速やかに返信用封筒を発送すること。

オ　郵送交付管理表には、ウの保管用シールのほか、郵送希望の把握から標章発送までの経過を確実に記載するなど、管理を徹底すること。

(2)　OSS利用申請者等への教示事項

下記ア～エに掲げる、OSS利用申請者等が標章の郵送交付を希望する際に必要な手続についてはOSSポータルサイトの申請画面上に掲載されるが、OSS利用申請者等から保管場所を管轄する警察署(以下「警察署」という。)に対し電話等により同手続に関する質疑等があった場合は、次の事項について教示するものとする。

ア　郵送を希望する場合は、警察署に返信用のレターパックプラス等を送付する必要があり、郵送に係る一切の費用は自己負担であること。

イ　申請後、警察署での保管場所の現地調査等の審査で問題がなければ、OSSポータルサイトトップページの「状況の照会」から「現在の申請状況」画面を確認すると「保管場所標章交付手数料納付待ち」と表示されるため、保管場所標章交付手数料を電子納付後、任意の封筒により、警察署に次の2点を送付すること。

○　レターパックプラス

郵送先(お届け先)欄：標章郵送先の住所、氏名及び電話番号を記載

差出人(ご依頼主)欄：警察署所在地、警察署名及び電話番号を記載

品名欄：「保管場所標章」と記載

○　郵送希望申請一覧

県警察のホームページからダウンロードし、必要事項を記載

ウ　レターパックプラスの保管用シールは、警察署で保管するため剥がさないこと。

また、レターパックプラス以外の返信用封筒を送付した場合、再度レターパックプラスの送付を求める場合があること。

エ　レターパックプラスの郵送先(お届け先)欄と郵送希望申請一覧の標章郵送先は同一場所とすること。

誤りがある場合は、警察署から電話連絡がある場合や郵送対応できない場合があること。

5　配意事項

(1)　手続き変更の意思表示に対する適切な対応

システム上での申請において標章の郵送交付を希望していなかったOSS利用申請者等から、郵送を希望する旨の電話連絡や返信用封筒の送付といった、郵送交付手続への変更を希望する意思表示があった際には、システム上で郵送希望をしていないことを理由に手続の変更を拒否することなく、申請者の求めに応じ、OSSポータルサイトの申請画面上に表示される上記4(2)に記載の必要な手続内容を教示するなど、適切に対応すること。

(2)　処理期間の短縮

オンライン申請の処理が窓口申請よりも遅くならないように配意するとともに、郵送交付の事務についても速やかに処理するなど、標章交付までに要する処理期間の短縮に努めること。

(3)　標章の郵送交付手続に係る周知

別紙「OSS申請における保管場所標章の郵送交付についてのご案内」を活用するなどし、標章の郵送交付手続について周知を図ること。