なお、ファクシミリによる誤送信事案の防止について(令和2年7月10日付け達(務)第280号。以下「旧通達」という。)は、廃止する。

記

1　趣旨

ファクシミリによる誤送信事案については、旧通達により防止を図ってきたところであるが、旧通達の有効期間満了に伴い本通達を発出し、引き続き取扱要領の徹底及び誤送信事案の絶無を期するものである。

2　ファクシミリ利用に関する原則

(1)　個人情報を含む文書

別に定めのある場合を除き、原則として禁止する。

(2)　その他の文書

国の行政機関(府省庁等のいわゆる本府省だけでなく、外局、附属機関、地方支分部局等を含む。)及び地方公共団体(以下これらを「国の行政機関等」という。)を相手方とする場合は、原則として禁止する。ただし、検察庁を相手方として捜査上の連絡・調整のために警察専用回線を用いたファクシミリを利用するときは、この限りでない。また、裁判所は国の行政機関等に含まれないので、これまでどおりの取扱いで差し支えない。

(3)　ファクシミリ利用を例外的に認める場合

上記(1)及び(2)にかかわらず、次のアからウまでに掲げる場合はファクシミリを利用することができる。ただし、個人情報を含むときの相手方は、検察庁、裁判所、弁護士会、報道機関、携帯電話事業者等捜査協力事業者、地方公共団体及び所属長が必要と認める機関・団体等に限るものとする。

ア　システム障害の場合

イ　災害対応その他緊急の場合

ウ　ファクシミリ利用がやむを得ないと所属長が認める場合

3　取扱要領

個人情報を含む文書についてファクシミリを利用する場合は、次の要領により取り扱うこと。

(1)　送信前の確認

送信先に架電し、ファクシミリ番号を確認すること。

(2)　複数人による確認

原則として2名以上で次の事項を確認すること。

ア　ファクシミリ本体のディスプレイに表示された番号に誤りがないこと。

イ　送信する文書であること。

ウ　送信する文書以外の文書が混在していないこと。

(3)　テスト用紙等の送信

送信先に対して、本文送信前にテスト用紙等を送信し、送信先において正常に受信したことを確認後、本文を送信すること。

なお、本文送信の際は、リダイヤル機能を活用すること。

(4)　短縮ダイヤルの活用

ファクシミリによる送信頻度が高い送信先については、短縮ダイヤルに登録するとともに、ファクシミリ本体の短縮ボタン部分に送信先名を明示するなど、ボタンの押し間違いの防止を図ること。また、登録した短縮ダイヤルについては、送信先のファクシミリ番号に変更がないか定期的に確認すること。

なお、短縮ダイヤルを活用する場合は、テスト送信は省略できるものとする。

(5)　送信後の確認

ファクシミリ送信後、送信先に対して受信状況を確認すること。

4　所属長の責務

(1)　所属に設置されたファクシミリの実態を把握し、使用頻度の低いものは撤去すること。

(2)　所属職員に対して、個人情報を含む文書の誤送信事案発生による警察業務への影響の大きさについて指導教養するとともに、送信時の取扱要領について周知徹底すること。

5　留意事項等

(1)　個人情報を含む文書のファクシミリ利用については、逓送、書留郵送、FP-WANメール等で取り扱えないかを検討した上で判断すること。

(2)　個人情報を含まない文書のファクシミリ利用についても、上記3に定める取扱要領に準じて取り扱い、誤送信事案防止に努めること。

(3)　幹部は、ファクシミリを利用する者を認めた場合、積極的に誤送信事案防止のための注意喚起をすること。

(4)　警察組織外の関係者との連絡・調整のため、インターネットを介した電子メールを利用するに当たっては、福島県警察情報セキュリティポリシーを遵守すること。

(5)　業務上、連絡・調整を行う機会の多い相手方に対しては、国の行政機関等はもとより、その他の機関・団体等にも県警察側のメールアドレスを教示するなどして、電子メールを利用した連絡・調整が適正かつ円滑に行われるために必要な環境を整備すること。

(6)　使用頻度の低いファクシミリの撤去状況及び本通達に定める対策以外でも効果があると認められる誤送信防止対策については、警務課企画室へ報告すること。