福島県警察電子会議システムを使用した意見の聴取・聴聞の実施要領

第1　趣旨

この要領は、福島県警察電子会議システム(以下「電子会議システム」という。)を使用した意見の聴取・聴聞(以下「オンライン聴聞」という。)の適正な運用を図るため、必要な事項を定めるものとする。

第2　準拠

本要綱を運用するに当たっては、「福島県警察電子会議システム運用要領(令和3年1月6日付け達(情)第1号)」、「福島県公安委員会聴聞及び弁明の機会の付与に関する規則」(平成8年県公安委員会規則第3号)、「道路交通法の規定に基づく意見の聴取及び弁明の機会の付与に関する規則」(平成6年国家公安委員会規則第27号)、その他別に定めのあるもののほか、この要領の定めるところによる。

第3　オンライン聴聞における実施体制

1　対象所属等

郡山運転免許センター、会津若松署、いわき中央署(以下「警察署等」という。)を電子会議システムにより福島運転免許センターと接続して実施する。

2　主宰者

聴聞官及び聴聞員等で、福島運転免許センター聴聞室等(以下「福島センター会場」という。)において、意見の聴取・聴聞を主宰する。

3　事務担当職員

福島運転免許センター及び警察署等の意見の聴取・聴聞会場(以下「各会場」という。)において、主宰者が主宰するオンライン聴聞を補佐し、当事者に対する事前説明、意見の聴取・聴聞の司会進行、処分執行及び電子会議システムに接続する端末を操作する。

第4　オンライン聴聞実施環境

1　主宰者及び事務担当職員のみが電子会議システムに接続する端末の操作を行い、当事者及び代理人、補佐人、参考人、参加人(以下「当事者等」という。)は映像及び音声伝送の利用のみとする。

2　電子会議システムに接続する端末は、情報管理課により整備されたFP-WAN用端末(以下「FP-WAN端末」という。)とする。

3　主宰者は、福島センター会場において、FP-WAN端末にカメラ及びマイク(以下「接続機器」という。)を接続して主宰者机上に設置し、FP-WAN端末をセキュリティワイヤーで固定する。

4　事務担当職員は、各会場において、FP-WAN端末に接続機器を接続して、各会場の机上に設置し、FP-WAN端末をセキュリティワイヤーで固定する。

5　FP-WAN端末及び接続機器はオンライン聴聞開催時のみ、福島運転免許センターでは福島センター会場に配置し、各会場では会議室等の公開性のある場所に配置する。

6　主宰者及び事務担当職員は、FP-WAN端末及び接続機器の適正な運用に十分な注意を払う。

第5　機器の管理、点検

1　各会場においてオンライン聴聞中に事務担当職員が不在とならないようにする。

2　主宰者及び事務担当職員は、FP-WAN端末と接続機器が正常に接続され、動作することを定期的に点検すること。

3　主宰者及び事務担当職員は、FP-WAN端末及び接続機器の盗難防止を図るとともに、安全対策を施して適正な管理運用を行うものとする。

第6　オンライン聴聞の認証情報管理

1　オンライン聴聞を実施するために電子会議システムを利用するには、認証情報(パスワード)を必要とするため、事前に運転免許課行政処分係から連絡を受けて認証情報を受理することとし、受理した認証情報は、適正に管理すること。

2　事務担当職員は、オンライン聴聞を行う際の認証情報の入力において、当事者等に視認されることのないようにのぞき見防止を図り、認証情報の不正利用による情報流出に注意すること。

第7　オンライン聴聞実施の流れ

主宰者は、意見の聴取・聴聞に係る要件を勘案し、通常の意見の聴取・聴聞かオンラインによる意見の聴取・聴聞かを検討して決定すること。主宰者は、オンライン聴聞の実施を決定した場合、以下の流れに従って実施するものとする。

1　事務担当職員への連絡

主宰者は、事前に事務担当職員へ指示し、電子会議システムの適正な利用に際した手続きをとること。

2　運転免許課での措置

(1)　主宰者及び事務担当職員は、福島センター会場のFP-WAN端末の背面に遮蔽物を設置する等して管理対象情報等が映り込まないように配意すること。

(2)　主宰者及び事務担当職員は、必ず意見の聴取・聴聞開始前に電源を入れて、FP-WAN端末及び接続機器の故障等の有無を確認すること。

(3)　主宰者及び事務担当職員は、FP-WAN端末に自身のユーザーID、パスワード等を入力して電子会議システムを起動させること。

(4)　主宰者及び事務担当職員は、オンライン聴聞開始前に各会場の事務担当職員と連携をとり、画像・音声が正常に動作しているか否か確認すること。

(5)　主宰者は、最初の当事者から順次オンライン聴聞を行うこと。

(6)　主宰者及び事務担当職員は、FP-WAN端末及び接続機器の異常の有無を確認し、異常があった場合は、速やかに情報管理課へ報告をして必要な措置を講ずること。

(7)　主宰者及び事務担当職員は、FP-WAN端末及び接続機器の盗難防止等のため最善の措置を講じること。

3　各会場での措置

(1)　事務担当職員が各会場にFP-WAN端末及び接続機器を設置すること。

(2)　事務担当職員は、必ずオンライン聴聞開始前に電源を入れて、FP-WAN端末及び接続機器の故障等の有無を確認すること。

(3)　事務担当職員は、FP-WAN端末に自身のユーザーID、パスワード等を入力して電子会議システムを起動させること。

(4)　事務担当職員は、オンライン聴聞開始前に運転免許課の主宰者と連携をとり、画像・音声が正常に動作しているか否かを確認すること。

(5)　各会場でのオンライン聴聞は必ず事務担当職員がFP-WAN端末及び接続機器の側にいて、FP-WAN端末及び接続機器の盗難毀棄、不正アクセス等の防止に努めること。

(6)　事務担当職員は、準備が整い次第、当事者等を順次各会場へ入室させること。

(7)　事務担当職員は、当事者等に対し、オンライン聴聞の前に事前説明を行うこととし、オンライン聴聞を実施することやFP-WAN端末及び接続機器に触れないことを必ず説明するほか、事務担当職員がFP-WAN端末を操作して画面の確認をすること。

(8)　事務担当職員は、主宰者の指示に従い、最初の当事者から順次オンライン聴聞を実施していくこと。

(9)　主宰者及び事務担当職員は、最初に当事者の人定事項を確認すること。

(10)　事務担当職員は、オンライン聴聞の際に適時画像や音声の乱れがないか確認すること。

(11)　事務担当職員は、当事者等にFP-WAN端末及び接続機器に触られたり、FP-WAN端末の画面をのぞき見されないように周囲の状況を確認しながら操作を行うこと。

(12)　事務担当職員は、オンライン聴聞実施中に当事者等に接続機器に触られないように遮蔽板等を設置して不正行為防止に努めること。

(13)　事務担当職員は、何らかの理由により離席する際は、他の事務担当職員と協力して、FP-WAN端末及び接続機器について、常に監視状態を維持すること。

(14)　事務担当職員は、当事者等にオンライン聴聞の内容を録音録画されないように監視すること。

(15)　事務担当職員は、当事者等が当日、急遽資料を持参した際は、スキャナーを利用して主宰者に資料を送信することとし、オンライン聴聞の画面上に映らないように配意すること。また、持参した原本は速やかに運転免許課に送付すること。

(16)　聴聞の期日に口頭で文書等の閲覧請求があった際は、主宰者は審議を継続するか、スキャナーを利用して各会場の事務担当職員に資料を送信すること。

(17)　代理人、補佐人、参考人及び参加人へのオンライン聴聞についての説明及び入退室の誘導は、当事者の扱いに準ずること。

第8　安全の確保

1　情報セキュリティ

本業務の情報セキュリティに関して実施する運用管理対策、物理的対策、技術的対策その他の事項については、福島県警察情報セキュリティに関する訓令(平成30年県本部訓令第1号)等警察情報セキュリティポリシーに定めるところによる。

2　管理対象情報の分類

本業務に係る福島県警察情報セキュリティに係る管理要綱(平成30年1月19日付け達(情、務、生企、地企、刑総、交企、公)第18号)第1の2の規定による管理対象情報の分類については、次表のとおりとする。

第9　留意事項

オンライン聴聞は運転免許の行政処分の対象となった県民等の利便性の向上と業務の効率化を図ることを目的としているものであり、対面による意見の聴取・聴聞を妨げるものではないことから、対象者がオンラインではなく対面による意見の聴取・聴聞を望む場合は対面による実施を検討する他、状況により柔軟に運用すること。