○福島県警察の苦情の処理に関する訓令
平成21年3月19日
県警察本部訓令第4号
福島県警察の苦情の処理に関する訓令(平成13年県本部訓令第26号)の全部を改正する。
目次
第1節 総則(第1条―第9条)
第2節 苦情の処理(第10条―第14条)
第3節 その他(第15条―第19条)
附則
第1節 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、福島県公安委員会等に対する苦情の処理に関する規則(平成13年福島県公安委員会規則第6号。以下「県規則」という。)第10条の規定に基づき、県警察の苦情の処理に関し必要な事項を定めるものとする。
(警察法等との関係)
第2条 職員の職務執行に対する苦情の処理については、警察法(昭和29年法律第162号。以下「法」という。)第79条、苦情の申出の手続に関する規則(平成13年国家公安委員会規則第11号。以下「国規則」という。)及び県規則によるほか、この訓令に定めるところによる。
(1) 苦情
申出者からの、
ア 職員が職務執行において違法若しくは不当な行為をし、又はなすべきことをしなかったことにより何らかの不利益を受けたとして、個別具体的にその是正を求める不服
イ 職員の不適切な執務の態様に対する不平不満
をいう。
(2) 苦情処理総括責任者(以下「総括責任者」という。)
苦情の申出を受けた場合に、当該苦情に関係する部長(以下「主管部長」という。)及び県本部の課長(以下「主管課長」という。)並びに当該苦情に関係する所属長に対する総括指示並びに当該苦情の処理を総括整理する者で、警務部長をいう。
(3) 苦情処理総括副責任者(以下「総括副責任者」という。)
苦情の申出を受けた場合に、総括責任者の指揮を受け、主管課長及び当該苦情に関係する所属長と連携して、当該苦情に関する事務を処理する者で、県民サービス課長をいう。
(4) 苦情処理所属責任者(以下「所属責任者」という。)
所属職員に係る苦情の申出を受けた場合に、当該苦情に関係する所属の責任者で、県本部にあっては課長の職にある者、署にあっては署長の職にある者をいう。
(5) 苦情処理所属副責任者(以下「所属副責任者」という。)
前号の苦情の処理に係る副責任者で、当該所属において、当該苦情の処理状況の管理、県民サービス課、主管課及び関係する所属との連絡調整、報告等に関する事務を行う者で、県本部にあっては次席の職にある者、署にあっては副署長等の職にある者をいう。
(6) 苦情処理所属担当者(以下「所属担当者」という。)
第4号の苦情の処理に関し、当該所属において、所属責任者の指揮を受けて、当該苦情に係る事実関係の調査、申出者に対する対応等、実際に当該苦情の処理を行う者で、所属責任者が指定した者をいう。
(7) 職員
福島県警察職員をいう。
(苦情の種類)
第4条 苦情の種類は、次に掲げるものとする。
(1) 公安委員会に申出された苦情
(2) 県警察に申出された苦情のうち、
ア 警察本部に申出された苦情を警察本部苦情(以下「本部苦情」という。)
イ 警察署に申出された苦情を警察署苦情(以下「署苦情」という。)
とする。
(職員の基本的心構え)
第5条 職員は、苦情の申出があったときは、申出者の立場に立って誠実に対応しなければならない。
2 職員は、苦情に係る関係者のプライバシーに配意し、苦情の処理を通じて知り得た秘密を他に漏らしてはならない。
3 職員は、申出された内容が、苦情に該当するか否か容易に判断できないとき、又は苦情に発展するおそれがあると認められるときは、苦情として受理することに努めなければならない。
(警務部長の責務)
第6条 警務部長は、苦情処理の重要性に鑑み、苦情処理に係る事務の総合的な企画及び調整並びに職員の意識改革及び職員に対する教養の実施に努めるとともに、苦情処理総括責任者として主管部長及び主管課長並びに所属責任者を指揮して、苦情処理を適切に行う責務を有する。
(県民サービス課長の責務)
第7条 県民サービス課長は、警務部長の指揮を受けて、苦情処理に係る事務の企画及び調整並びに職員に対する指導教養その他苦情に関する事務を処理するとともに、苦情処理総括副責任者として主管課長及び所属責任者と連携し、苦情処理を適切に行う責務を有する。
(主管課長の責務)
第8条 主管課長は、主管部長の指示を受け、公平・中立的な立場で職員の執務の適否等について調査を行い、必要な措置を検討しなければならない。
(所属長の責務)
第9条 所属長は、苦情処理の重要性に鑑み、平素から、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 苦情の申出があった場合に備えて、所属担当者の指定等、苦情の処理に係る体制を整備しておくこと。
(2) 苦情の申出があったときの適切な受理、処理の手続等について、所属職員に教養しておくこと。
(3) 苦情の申出を受けた場合は、所属職員を指揮して適正かつ速やかな処理に努めること。
第2節 苦情の処理
(苦情の受理等)
第10条 職員は、苦情を受理したときは、速やかに所属責任者に報告するものとする。
2 所属責任者は、所属職員に係る苦情の受理の報告を受けたときは、当該苦情の内容等に応じて、直ちに所属担当者の中から適任者を選定するとともに、所属副責任者をして当該苦情の処理状況を管理させ、これを的確に指揮しなければならない。
(公安委員会に対する苦情の処理)
第11条 公安委員会に対する苦情の受理については、次のとおりとする。
(1) 所属責任者は、公安委員会に対する苦情の申出を受けたときは、苦情受理報告書(様式第1号)を作成し、速やかに総務課長に送付しなければならない。この場合において、文書による苦情の申出である場合には、当該苦情受理報告書に当該文書を添付して報告するものとする。
(2) 総務課長は、前号の苦情受理報告書の送付を受けた場合及び自ら苦情の申出を受け、苦情受理報告書を作成した場合には、総括責任者及び本部長を経て速やかに公安委員会に報告するとともに、公安委員会から県警察になされた当該苦情に係る事実関係の調査及び措置の指示について、本部長に報告しなければならない。
なお、総務課長は、当該苦情の受理及び指示内容については、総括副責任者にも通知するものとする。
(3) 本部長は、前号の指示に基づき、総括責任者に対し、当該苦情の処理に係る必要な体制及び事実関係の調査等についての基本方針を指示するものとする。
(4) 総括責任者は、前号の指示を踏まえ、関係する主管部長及び主管課長を指定するとともに、主管部長を経て主管課長及び所属責任者に対し、事実関係の調査等に当たっての必要な事項を指示しなければならない。
(5) 総務課長は、総括責任者の指揮を受け、主管課長及び所属責任者と連携して事実関係の調査が適切かつ円滑に行われるよう努めなければならない。
2 公安委員会に対する苦情の処理については、次のとおりとする。
(1) 主管課長及び所属責任者は、総務課長と連携して、速やかに事実関係の調査等に当たるとともに、当該苦情の調査結果及び措置方針について、苦情調査報告書(様式第2号)を作成し、申出者に対する処理結果の通知の内容とともに、主管部長を経て総括責任者及び本部長に報告するとともに、総務課長及び総括副責任者にも送付しなければならない。
(2) 本部長又は総括責任者は、苦情調査報告書の内容が不十分であると認めるときは、再調査その他必要な措置について、主管部長を経て主管課長及び所属責任者に指示するとともに、その結果の報告を求めるものとする。
(3) 本部長は、苦情調査報告書の内容については、主管課長及び総務課長から公安委員会に報告させるとともに、公安委員会からの指示に基づき、申出者に通知するものとする。ただし、公安委員会に対する苦情のうち、定型的な処理その他迅速な処理が可能なものについては、総務課長を通じて公安委員会に報告させるものとする。
(4) 主管課長及び総務課長は、公安委員会から苦情調査報告書の内容が不十分であるとして再調査の指示がなされた場合は、主管部長を経て総括責任者及び本部長に報告し、必要な調査を行わなければならない。
(5) 主管課長及び総務課長は、再調査の結果については、主管部長を経て総括責任者及び本部長に報告を行い、公安委員会に報告しなければならない。
(6) 総務課長は、申出者への通知が終了した際は、苦情処理報告書(様式第3号)を作成し、総括責任者を経て本部長及び公安委員会に報告しなければならない。
(国家公安委員会及び他の都道府県公安委員会が処理すべき苦情)
第12条 総務課長は、国規則第2条の文書による苦情の内容が、重大サイバー事案の犯罪捜査等に係る警察庁の警察官及び当該事案の処理に関して警察庁に派遣された都道府県警察の警察官の職務に関するものであるときは、申出者に対し、国家公安委員会に文書により苦情の申出をすることができることを教示するとともに、国家公安委員会に苦情の内容を通知するものとする。
2 総務課長は、国規則第2条の文書による苦情の内容が、他の都道府県警察職員に係るものであるときは、申出者に対し、当該他の都道府県の公安委員会に文書により苦情の申出をすることができることを教示するとともに、当該公安委員会に苦情の内容を通知するものとする。
(県警察に対する苦情の処理)
第13条 県警察に対する苦情の受理及び処理については、次のとおりとする。
(1) 本部苦情の受理及び処理については、次のとおりとする。
ア 所属責任者は、本部苦情の申出を受けたときは、苦情受理報告書を作成し、速やかに総括副責任者に送付しなければならない。
イ 総括副責任者は、前記アの苦情受理報告書の送付を受けた場合及び自ら苦情の申出を受け、苦情受理報告書を作成した場合には、速やかに総括責任者を経て本部長に報告しなければならない。この場合において、文書による苦情の申出である場合には、当該苦情受理報告書に当該文書を添付して報告するものとする。
ウ 本部長は、総括責任者に対し、当該苦情の処理に係る必要な体制及び事実関係の調査等についての基本方針を指示するものとする。
エ 総括責任者は、前記ウの指示を踏まえ、関係する主管部長及び主管課長を指定するとともに、主管部長を経て主管課長及び所属責任者に対し、事実関係の調査等に当たって必要な事項を指示しなければならない。
オ 総括副責任者は、総括責任者の指揮を受け、主管課長と連携して事実関係の調査が適切かつ円滑に行われるよう努めなければならない。
カ 主管課長及び所属責任者は、総括副責任者と連携して、速やかに事実関係の調査等に当たるとともに、当該苦情の調査結果及び措置方針について、苦情調査報告書を作成し、申出者に対する処理結果の通知の内容とともに、主管部長を経て総括責任者及び本部長に報告しなければならない。
キ 本部長又は総括責任者は、苦情調査報告書の内容が不十分であると認めるときは、再調査その他必要な措置について、主管部長を経て主管課長及び総括副責任者に指示するとともに、その結果の報告を求めるものとする。
ク 総括副責任者等は、申出者に対する措置が終了した際は、苦情処理報告書を作成し、総括責任者を経て本部長に報告しなければならない。
(2) 署苦情の受理及び処理については、次のとおりとする。
ア 署苦情を受理した所属責任者は、苦情受理報告書を作成し、処理方針を添えて、速やかに総括副責任者を経て総括責任者及び本部長に報告しなければならない。この場合において、文書による苦情の申出である場合には、当該苦情受理報告書に当該文書を添付して報告するものとする。
イ 所属責任者は、前記アの苦情のうち定型的な処理その他対応が簡易で、迅速な処理が可能であり、報告時に処理が終了している事案については、苦情調査報告書及び苦情処理報告書を添えて報告できるものとする。
ウ 前記アの苦情の内容が他の所属の職員の職務執行に係るものであるときは、当該苦情の申出を受けた所属長は、総括副責任者と協議の上、関係する所属長にその処理を引き継ぐものとする。この場合であっても、前記アの苦情受理報告書の作成と送付は、当該苦情の申出を受けた所属長において行うものとする。
エ 本号の規定のほか、署苦情の処理に関しては、前号の例によるものとする。
(通知)
第14条 法第79条第3項本文の規定による公安委員会による通知の事務は、総務課において行うものとする。
2 県警察に対する苦情の処理結果に関する申出者に対する通知については、主管課、苦情に関係した所属又は県民サービス課において、文書その他適当と認められる方法により行うものとする。ただし、次に掲げる場合には、申出者に対する通知を行わないことができる。
(1) 当該苦情の申出が県警察の事務の適正な遂行を妨げる目的で行われたと認められるとき。
(2) 申出者の氏名又は所在が不明であるとき。
(3) 申出者が他の者と共同で申出を行ったと認められる場合において、当該他の者に当該苦情に係る処理の結果を通知したとき。
(4) 申出者が明らかに通知を求めていないとき。
3 前2項の通知を文書で行う場合の文書の様式については、苦情の内容に応じて適宜作成するものとする。
第3節 その他
(公安委員会への報告)
第15条 本部長は、県警察に対する苦情の措置状況については、公安委員会に報告しなければならない。
(書類の保存)
第16条 苦情に関する文書は、公安委員会に対するものは総務課において、その他のものは県民サービス課において、関係書類とともに保存するものとする。
2 前項に規定する文書の保存期間は、3年とする。
(1) 職務執行に際し、職員が法令等に違反した疑いのあるもの
(2) 職員が職務上の義務に違反し、又は職務を怠った疑いのあるもの
(3) 全体の奉仕者たるにふさわしくない非行があった疑いのあるもの
(4) 訴訟事案に発展するおそれがあると認められるもの
(苦情に係る反省と教訓)
第18条 主管課長及び所属責任者は、当該苦情の処理が終了したときは、当該苦情の原因となった職務執行上の問題点、その理由及び再発防止対策を検討し、総括副責任者を経て総括責任者に報告するとともに、事後の所属の運営に反映するよう努めなければならない。
2 報告を受けた総括責任者は、当該苦情に係る類似事案が再発しないよう職員に対する指導教養を徹底するとともに、当該苦情に係る反省教訓を、組織管理、人事管理及び業務管理に活かさなければならない。
3 総括副責任者は、職員の職務執行に係る苦情の内容、原因、対策等について定期的に分析し、総括責任者を経て公安委員会及び本部長に報告するとともに、全職員に対する指導教養を徹底しなければならない。
(補則)
第19条 この訓令に定めるもののほか、苦情の処理に関して必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月14日県警察本部訓令第5号)
この訓令は、令和5年3月14日から施行する。
様式第1号(第11条、第13条関係)
略
様式第2号(第11条、第13条関係)
略
様式第3号(第11条、第13条関係)
略