なお、情報公開事務取扱要綱(平成13年12月5日付け達(総相)第334号。以下「旧要綱」という。)は、廃止する。

記

1　趣旨

情報公開に関する事務の取扱いについては、旧要綱に基づき実施してきたところであるが、開示決定等を迅速かつ的確に実施するため、旧要綱を見直し、新たにこの要綱を制定するものである。

2　見直しの要点

開示決定等の検討を実施するに当たり、担当所属長は、開示決定等を迅速かつ的確に実施するため、定型的、簡易な事案などを除き、県民サービス課長と協議を行うこととした。

3　留意事項

(1)　情報公開窓口、情報公開の事務処理体制、審査請求があった場合の取扱い及び公文書のファイル管理簿の内容及び開示決定等の決裁手続については、従前のとおりであるので、誤りのないようにすること。

(2)　第4の5(5)イの規定にかかわらず、担当所属長は、開示決定等の事務に関し、疑義が生じた場合には、その都度、県民サービス課長と協議を行うものとする。

別紙

情報公開事務取扱要綱

第1　趣旨

この要綱は、別に定めがあるもののほか、福島県情報公開条例(平成12年福島県条例第5号。以下「条例」という。)に基づき、福島県公安委員会(以下「公安委員会」という。)及び本部長が行う情報公開に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

第2　情報公開窓口

1　情報公開窓口の設置

情報公開に関する事務を円滑に行うため、別に定めるところにより情報公開窓口(以下「窓口」という。)を置く。

2　窓口の業務

窓口の業務は、本要綱に定めるもののほか、別に定めるところによる。

第3　情報公開の事務処理体制

1　所属長の責務

所属長は、条例を適切に運用するとともに、所管事務に係る情報公開の事務処理を適正かつ円滑に推進しなければならない。

2　所属における事務処理体制

(1)　情報公開の事務処理を行わせるため、所属に情報公開事務責任者及び情報公開事務担当者並びに情報公開事務補助者を置く。

(2)　情報公開事務責任者は、次席及び副署長等の職にある者をもって充て、所属における情報公開の事務処理の統括に任ずる。

(3)　情報公開事務担当者は、警部又はこれに相当する職にある者の中から所属長が指定するものとし、所属における情報公開の事務処理及び調整に任ずる。

(4)　情報公開事務補助者は、警部補又はこれに相当する職にある者の中から所属長が指定するものとし、情報公開事務担当者の補助に任ずる。

3　公安委員会が行う情報公開の事務処理体制は、情報公開事務責任者を総務課公安委員会補佐室長、情報公開事務担当者を同課課長補佐(公安委員会担当)、情報公開事務補助者を同課公安委員会係長の職にある者とし、その任務は前項に準ずるものとする。

4　県民サービス課長は、次に掲げる事務を行うものとする。

(1)　窓口の運営及び管理に関すること。

(2)　相談、案内及び受付に関すること。

(3)　補正に関すること。

(4)　条例第6条の規定により公文書開示請求書(福島県公安委員会及び福島県警察本部長が保有する公文書の開示等に関する規則(平成13年福島県公安委員会規則第9号。以下「公安委員会規則」という。)様式第1号。以下「請求書」という。)を提出した者(以下「開示請求者」という。)への通知に関すること。

(5)　事案の移送先への通知に関すること。

(6)　開示(一部開示を含む。)、不開示、拒否及び不存在(以下「開示決定等」という。)の検討に係る調整等に関すること。

(7)　県、国、他の地方公共団体及び開示請求者以外の者(以下「第三者」という。)からの意見聴取の通知に関すること。

(8)　県、国及び他の地方公共団体への意見照会に関すること。

(9)　開示決定等の決裁事務の調整に関すること。

(10)　請求書の内容に係る事務を所管する県本部の課(以下「担当所属」という。)が明確でない場合の担当所属の長(以下「担当所属長」という。)の事務に関すること。

(11)　開示請求の却下処分に関すること。

(12)　公安委員会及び本部長への報告に関すること。

(13)　開示の実施(閲覧に供すること及び写しの交付)に関すること。

(14)　開示に係る費用の徴収に関すること。

(15)　審査請求の受付、適法性の審査に関すること。

(16)　福島県情報公開審査会(以下「審査会」という。)への諮問手続に関すること。

(17)　審査請求に係る裁決の通知に関すること。

(18)　公文書ファイル管理簿(福島県警察の文書管理に関する訓令(令和3年県本部訓令第23号)様式第1号)の調製、管理に関すること。

(19)　情報公開事務処理の総合的な調整に関すること。

(20)　県総務部文書管財総室文書法務課長との連絡調整に関すること。

(21)　その他本部長が命ずる事項に関すること。

5　開示請求に係る公文書(以下「請求対象公文書」という。)について、担当所属長は、請求対象公文書を保有し、又は作成した所属と協力して次に掲げる事務を行うものとする。

(1)　受付及び開示の立会いに関すること。

(2)　請求対象公文書の検索、特定に関すること。

(3)　補正に関すること(県民サービス課長が行う場合を除く。)。

(4)　条例第12条第2項の規定に基づく開示決定等の期限の延長及び条例第13条に基づく開示決定等の期限の特例に関すること。

(5)　事案の移送先との協議に関すること。

(6)　開示決定等の検討を行うこと。

(7)　第三者からの意見聴取の判断に関すること。

(8)　県、国及び他の地方公共団体への意見照会に関すること。(県民サービス課長が行う場合を除く。)

(9)　開示決定等の決裁に関すること。

(10)　開示に供する公文書の準備、写しの作成に関すること。

(11)　審査会への提出資料の作成、意見陳述等に関すること。

(12)　審査請求に係る裁決書の案の作成に関すること。

(13)　その他本部長が命ずる事項に関すること。

6　組織、人事、給与、会計等各所属に共通する事務を所管する県本部の所属その他請求対象公文書の内容に係る所属(以下「関係所属」という。)長は、県民サービス課長及び担当所属長が行う情報公開の事務処理に協力(調整等を含む。)するものとする。

第4　公文書の開示に係る事務

1　窓口における相談及び案内

県民サービス課長は、窓口に来訪者があった場合及び開示請求を行いたい旨の照会があった場合には、次により相談を受けるとともに、必要な方法を案内するものとする。

(1)　必要とする情報の確認

どのような情報を知りたいのかを確認し、その情報に係る文書の内容及び所在が検索できる程度に特定すること。

(2)　対応の選択

求める情報の内容により、次のいずれにより対応すべきものかを判断すること。

ア　条例第5条の規定に基づく開示請求によること。

イ　一般的な情報提供又は行政資料の閲覧によること。

(3)　他の制度による閲覧及び適用除外

他の法令等によって閲覧、縦覧又は写しの交付を求めることができる場合には、当該法令等の定めるところによるものであること(条例第17条)、並びに条例第2条第2項各号(官報等)及び第37条(適用除外)に該当する場合においては条例に基づく開示請求の対象とならないことを説明すること。

(4)　窓口を設置しない所属等に開示請求又は相談があった場合の取扱い

ア　窓口を設置しない所属、交番、駐在所等においては、受付を行わないので、開示請求があったときには、窓口(福島県警察情報センター(以下「情報センター」という。))を案内するものとする。この場合においては、郵便、親書便(以下「郵便等」という。)又はファクシミリにより開示請求ができること、その他求めに応じて情報公開制度について説明するなど、相談者の利便性を考慮した案内に努めること。

イ　県政情報センター、県政情報コーナー、出先機関窓口等の県警察以外の窓口に開示請求があった場合には、県警察の窓口教示を依頼すること。

2　窓口における請求書の受付等

県民サービス課長は、次により窓口における請求書の受付等を行うものとする。

(1)　開示請求の方法

ア　開示請求は、請求書に必要事項を正確に記載し、来訪、郵便等又はファクシミリにより窓口に提出することにより行うものとする。

イ　開示請求は、条例第6条の規定により請求書の提出によるものであることから、口頭、電話、電子メール等による開示請求は認めないものとする。

ウ　1枚の請求書により、複数の所属が保有する複数の公文書の開示請求が行われた場合は、公文書ごとに担当所属を定め、請求書の写しをそれぞれ配布するものとする。

(2)　開示請求書の確認

ア　開示請求の受付に際しては、請求書の内容を確認するものとする。ただし、開示請求者の人定事項を確認するために、証明書等の提出は求めないものとする。

イ　代理人による開示請求については、代理権限を証する書類(委任状等)を提出させた上で、代理関係の有無を書面により確認するものとする。

(3)　請求書の記載事項の確認

ア　開示請求の宛先について

(ア)　公安委員会又は本部長以外の実施機関に開示請求すべきものであることが明確である場合には、請求書を開示請求者に返戻するとともに、当該他の実施機関を教示するものとする。

(イ)　公安委員会に開示請求すべきものが本部長宛てに、又は本部長に開示請求すべきものが公安委員会宛てに行われた場合には、開示請求の宛先を正しいものとするよう補正を求めるものとする。

イ　「住所又は所在地」欄について

個人にあっては住所が、法人その他の団体にあっては主たる事務所の所在地が記載されていること。

ウ　「氏名又は名称」欄について

(ア)　個人にあっては氏名が、法人その他の団体にあっては商号又は名称及び代表者の氏名が記載されていること。

(イ)　代理人による開示請求の場合は、本人の氏名又は名称に続けて『代理人A市B町○○番地代理人氏名』のように記載されていること。

なお、いずれの場合も押印は要しない。

エ　「連絡先」欄について

開示請求者に確実かつ迅速に連絡するため、電話番号(自宅、勤務先、内線番号等)及び担当者氏名が記載されていること。

オ　「公文書の件名又は内容」欄について

件名又は知りたいと思う事項の内容について、担当所属が合理的な努力をすることにより、請求対象公文書を特定できる程度に具体的に記載されていること。

カ　「求める開示の方法」欄について

希望の開示方法の番号が○印で囲まれていること。

「1閲覧、聴取又は視聴」が囲まれている場合は、開示に供する公文書を閲覧し、聴取し、又は視聴するとの意味であり、「2写しの交付」が囲まれているときは、写しの交付を受けるとの意味である。したがって、閲覧した上で、更に写しの交付を受けることを希望するのであれば、双方を囲まなければならない。

また、「2写しの交付」だけが囲まれているときは、開示される公文書の写しの全てを受領することとなるので、その旨を開示請求者に確認するものとする。

なお、開示請求者が写しの交付を受けるときには、費用(写しの作成に要する費用及び郵便等により交付を受ける場合には写しの送付に要する費用)の負担が必要であることを説明するものとする。

(4)　請求書の職員記入欄の留意事項

ア　「担当課(所・署)」欄について

担当所属を記載するものとする。

イ　「開示決定期限」欄について

条例第12条1項に定める当初の開示決定期限を記入するものとする。

なお、条例第6条第2項の規定により補正を求めた場合や条例第12条第2項の規定により当初の開示決定期限を延長した場合は、適宜その旨を備考欄に記載することし、特に訂正は要しないものとする。

ウ　「備考」欄について

請求の目的等、条例の趣旨から様式上記載を求めてはいないが公文書の特定等に有効と思われる事項等については、適宜記載するものとする。

また、費用負担の方法等今後の事務処理上で参考となる事項等についても記載するものとする。

(5)　請求対象公文書の特定方法

開示請求をしようとする者が、どのような情報を知りたいのかを確認し、請求対象公文書の特定を行うものとする。この場合には、公文書ファイル管理簿を活用するほか、担当所属及び関係所属と十分連絡を取るものとし、必要があると認めるときは、担当所属又は関係所属の職員の立会いを求めることができる。

(6)　請求書の受付

ア　請求書を受け付けたときは、公文書開示請求等処理簿(様式第1号)に登載するとともに、請求書の写しを担当所属へ速やかに送付し、開示請求があった旨を通知するものとする。この場合において、必要があるときは、関係所属にも送付するものとする。

なお、請求書が郵便等により送付された場合には、当該請求書が窓口に到達した日が収受の日となる。

イ　ファクシミリによる受付については、執務時間内に受信した場合はその日を窓口に到達した日として収受するものとし、その後に受信した場合は翌開庁日を窓口に到達した日として収受するものとする。

ウ　県民サービス課長並びに担当所属長及び関係所属長は、相互に連携を図り、それぞれの所属が行う情報公開の事務処理について、常に処理経過が把握できるようにするものとする。

(7)　開示請求者への説明

請求書を受け付けたときは、開示請求者に対し(郵便等又はファクシミリにより送付された場合には、必要に応じて電話により)、次のことを説明するものとする。

ア　開示をするかどうかの決定は、窓口に請求書が提出され、受付を行った日から起算して15日以内に行うこと。ただし、次に掲げる理由があるときは、それぞれ決定期間を延長することがあり、この場合には、開示請求者に対し書面により通知すること。

(ア)　事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、30日以内(開示請求の日から起算して45日以内)に限り延長する場合があること。

(イ)　請求対象公文書が著しく大量であるため、開示請求のあった日から起算して45日以内にその全てについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、請求対象公文書のうち相当の部分につき45日以内に開示決定等をし、残りの請求対象公文書については相当の期間内に開示決定等をする場合があること。

なお、この場合においては、開示請求があった日から起算して15日以内にその旨を通知すること。

イ　開示決定等については、開示請求者に対し書面により通知すること。

ウ　開示を実施する場合の日時、場所等は、上記書面で指定すること。

エ　公文書の写しの交付を受ける者は、写しの作成に要した費用及び郵便等により交付を受ける場合には写しの送付に要する費用を負担する必要があり、これらの費用は前納する必要があること。

(8)　その他の留意事項

ア　窓口で請求対象公文書を特定する段階で、公安委員会及び本部長が当該請求対象公文書を保有していないことが判明した場合には、開示請求者に対し、その旨を説明するものとするが、それにもかかわらず開示請求を行う場合には、条例第11条第2項の規定に基づき、開示をしない旨(公文書不存在)の決定を行うこととなることを併せて説明するものとする。

イ　請求対象公文書を保有していない場合でも、他の方法により、開示請求の趣旨に沿った情報の提供が可能なものについては、その旨を説明し、開示請求者の便宜を図るものとする。

ウ　公文書の内容によっては、存在しているか否かを答えるだけで、不開示情報の規定により保護すべき利益が損なわれ、存否自体を明らかにできない情報もあり、このような場合には、条例第10条の規定により請求を拒むことになるので、存在しているかどうかについての言動には、特に留意しなければならない。

3　請求書の補正

(1)　受付の際に、請求書の記載事項に漏れがある場合や、請求対象公文書を特定できない場合には、県民サービス課長は、窓口において条例第6条第2項の規定により開示請求者に補正を求めるものとする。

(2)　郵便等又はファクシミリによる開示請求の場合その他窓口において補正することができないときには、県民サービス課長又は必要に応じて担当所属長若しくは関係所属長が開示請求者と連絡を取り、相当の期間を定めて開示請求者に補正を求めるものとする。

(3)　補正を求めた場合は、当該補正に要した日数は、条例第12条第1項に規定する期間(開示請求があった日から起算して15日以内)に算入しないこととなるほか、開示請求者が補正に応じない場合は、請求書の形式上の不備により開示請求が不適法となり、却下することとなるので、補正は原則として文書により行うものとし、またその処理経緯を明確にしておくこと。

なお、補正を求める場合には、開示請求者に対して補正に必要な情報の提供に努めなければならない。

4　公文書の検索・特定

担当所属長は、県民サービス課長から請求書の写しの送付を受け、開示請求があった旨の通知を受けた場合には、請求書の内容から請求対象公文書を検索し、開示決定等の対象となる公文書(以下「開示等公文書」という。)を特定するものとする。この場合において、請求書の記載内容から開示等公文書を特定できないときは、開示請求者と連絡を取り、具体的に特定するものとする。

5　開示決定等

(1)　開示決定等の期限

請求書が窓口に到達した日をもって、条例第12条第1項に規定する開示請求があった日として取り扱うものとする。したがって、請求書が窓口に提出された日から起算して15日以内に開示するかどうかの決定をしなければならない。また、補正を求めた場合には、当該補正を求めた日の翌日から、当該補正が完了した日までの日数は、開示決定等の期間に算入されない。

なお、最終の日が、福島県の休日を定める条例(平成元年福島県条例第7号)第1条第1項各号に規定する県の休日に当たるときは、その翌日が満了日となる。

(2)　開示決定等の期限の延長

ア　条例第12条第2項の規定により、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、開示決定等の期間を30日以内(開示請求の日から起算して45日以内)に限り延長することができる。

「事務処理上の困難その他正当な理由」とは、実施機関が努力しても15日以内に開示決定等をすることができないと認められる事情をいい、おおむね次のような場合である。

(ア)　一度に多くの種類の開示請求があり、請求対象公文書を短期間に検索し、特定することが困難であるとき、又は開示等公文書の内容が複雑で、15日以内に開示決定等をすることが困難であるとき。

(イ)　第三者に関する情報が記録されており、当該第三者に対して意見書提出の機会を付与した場合であって、15日以内に開示決定等をすることが困難であるとき。

(ウ)　天災等の発生、突発的な業務量の増大等のため、15日以内に開示決定等をすることが困難であるとき。

(エ)　年末年始又は祝日等が重なり執務ができないとき、その他合理的な理由により15日以内に開示決定等をすることが困難であるとき。

イ　担当所属長は、開示決定等の期限を延長する必要があると認めた場合には、延長の期間及び理由を県民サービス課長に通知するものとする。

ウ　県民サービス課長は、担当所属長からの通知を受け、公文書開示決定等期間延長通知書(公安委員会規則様式第5号)により、開示請求者に通知するものとする。

(3)　開示決定等の期限の特例

ア　条例第13条の規定により、請求対象公文書が著しく大量であるため、開示請求のあった日から起算して45日以内にその全てについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれのある場合には、請求対象公文書のうち相当の部分につき45日以内に開示決定等をし、残りの請求対象公文書については相当の期間内に開示決定等をすることができる。

イ　担当所属長は、期限の特例を適用する必要があると認めた場合には、請求対象公文書のうち相当の部分につき開示決定等をする期間及び当該期間内に開示決定等をする部分並びに条例第13条を適用する理由及び残りの請求対象公文書について開示決定等をする期限を県民サービス課長に通知するものとする。

ウ　県民サービス課長は、担当所属長からの通知を受け、請求書が窓口に提出された日から15日以内に、公文書開示決定等期間特例適用通知書(公安委員会規則様式第6号)により、開示請求者に通知するものとする。

エ　前記(2)による開示決定等の期限を延長した後に、期限の特例を適用することはできないので留意しなければならない。

(4)　事案の移送

ア　担当所属長は、開示等公文書が他の実施機関により作成されたものである場合や当該開示等公文書に他の実施機関の事務に密接な関連を有する情報が記録されている場合など、開示・不開示の判断を他の実施機関に委ねることがより的確な判断に資すると認められるときは、当該他の実施機関の担当課(所)長と協議を行うものとし、協議が整った場合には、その旨を県民サービス課長に通知するものとする。

イ　県民サービス課長は、担当所属長からの通知を受け、事案を移送する旨の通知書に請求書を添えて他の実施機関に送付するとともに、事案移送通知書(公安委員会規則様式第7号)により、開示請求者に通知するものとする。

(5)　開示決定等の検討

ア　担当所属長は、開示等公文書に記録されている情報が条例第7条各号、第8条、第9条又は第10条に該当するかどうかを検討するものとする。

イ　担当所属長は、次に掲げる場合を除き、県民サービス課長と協議(必要最小限の書類による実質的協議)を行うものとする。

(ア)　平成14年1月1日以降に開示決定等の実績がある事案と同種の事案であり、過去の開示決定等の判断に変更の必要性がないと明らかに認められるとき。

(イ)　定型的又は軽易な事案であるとき。

(ウ)　明らかに全部開示とすることが適当と認められる事案であるとき。

ウ　県民サービス課長は、開示等公文書の内容が複数の所属に係る場合には、開示決定等の検討を行うための必要な調整を行うほか、一の所属を指定し、検討の取りまとめを依頼することができる。

エ　警務部長は、開示等公文書の数量、記録されている情報の内容から必要と認めるときは、別に定めるところによるプロジェクトチームにより開示決定等の検討を行わせることができる。

(6)　第三者に対する意見書提出の機会の付与等

ア　任意的意見書提出機会の付与

実施機関は、開示等公文書に第三者に関する情報が記録されているときは、条例第15条第1項の規定により、第三者に対し意見書を提出する機会を与えることができる。この規定は、実施機関が開示・不開示の判断を的確に行うために任意に行うものであるが、明らかに不開示と判断される場合を除き、意見書の提出を求めるものとする。

担当所属長は、条例第15条第1項の規定により意見書の提出を求めようとするときは、開示等公文書の件名、第三者に関する情報の内容及び意見書の提出期限を速やかに県民サービス課長へ通知し、県民サービス課長は、その通知を受け、口頭により行う場合を除き、意見書提出機会付与通知書(公安委員会規則様式第8号(その1))により、第三者に通知するものとする。

イ　必要的意見書提出機会の付与

実施機関は、開示等公文書に第三者に関する情報が記録されている場合において、公益上の義務的開示を行う場合や公益上の特別な必要から裁量的に開示しようとするときは、条例第15条第2項の規定により、第三者に対し意見書を提出する機会を与えなければならない。この規定は、実施機関が開示決定を行うことにより、第三者の権利利益を害することが明らかであるにもかかわらず、それに優越する公益との比較衡量により開示決定を行うものであり、第三者の所在が判明しない場合を除き、意見書の提出を求めるものとする。

担当所属長は、条例第15条第2項の規定により意見書の提出を求めようとするときは、開示等公文書の件名、同項の規定を適用する理由、第三者に関する情報の内容及び意見書の提出期限を速やかに県民サービス課長へ通知し、県民サービス課長は、その通知を受け、意見書提出機会付与通知書(公安委員会規則様式第8号(その2))により、第三者に通知するものとする。

なお、条例第15条第2項の規定による意見書の提出は、口頭により行うことはできない。

ウ　意見書提出の機会を付与された第三者からの意見書は、書面によらなければならない(第三者が審査請求をすることができるのは、意見書提出の機会を付与されて、反対意見書を提出した場合に限定されるため。)ので、県民サービス課長が意見書提出機会付与通知書により通知する際には、備考欄に、意見書の提出に当たっては書面により行うよう記載して教示するとともに、公文書の開示に係る意見書(様式第2号)を同封するものとする。

エ　意見書提出の期限については、開示等公文書の内容、条例第12条の規定による期限等を考慮するほか、必要に応じて、事前に第三者に提出に要する期間を確認した上で、設定するものとする。

オ　意見書の提出の機会を与えられた第三者が、その公文書の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、開示決定をするときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。

(7)　県、国及び他の地方公共団体に対する照会

ア　担当所属長は、開示等公文書に県、国及び他の地方公共団体の情報が記録されている場合には、必要に応じて、適宜、口頭又は書面により照会を行うものとする。

なお、開示等公文書が県、国及び他の地方公共団体により作成されたものである場合は、原則として意見照会を行うものとする。

イ　アの場合において、開示等公文書の内容又は照会先により、県民サービス課長又は関係所属長が、担当所属長と協議の上、照会することができるものとする。

(8)　開示決定等の決裁手続等

ア　決裁手続

(ア)　担当所属長は、開示等公文書の写しに、不開示としようとする部分を明らかにした状態にして、開示決定等の決裁を受けるものとする。この場合において、担当所属長は、関係所属長及び県民サービス課長の合議を受けるものとする。

(イ)　開示等公文書が複数所属にわたる場合その他開示等公文書の内容から担当所属長以外において決裁を受けることが合理的であると認められる場合には、県民サービス課長が担当所属長及び関係所属長と協議の上、決裁を受ける所属を決定するものとする。

(ウ)　開示決定等に係る決裁を終了した担当所属長は、直ちに開示等公文書の件名又は内容並びに開示しない部分、根拠規定及び理由を県民サービス課長に通知するものとする。

イ　決裁区分

(ア)　公安委員会又は本部長に対する開示請求に係る開示決定等及び却下する旨の決定については、公安委員会又は本部長の決裁を要するものとする。ただし、開示決定等のうち、次の場合は、警務部長が専決することができる。

a　開示等公文書の全部を開示する旨の決定をする場合

b　開示決定等に係る不開示情報(同一の類型に属するものを含む。)について過去に不開示決定が行われたことがあり、これと同様の決定をする場合

(イ)　開示請求のうち、既に一般に公表されている公文書の全部を開示する場合及び請求対象公文書(同一の類型に属するものを含む。)について、過去に開示請求が行われたことがあり、これと同様の決定をする場合は、担当所属長が専決することができる。

ウ　その他

開示決定等以外の事務の決裁については、それぞれの事務について行うこととされている所属長が専決することができる。この場合において、疑義が生じたときは、警務部長が調整を図るものとする。

(9)　「公文書開示決定通知書」等の記載事項

公文書開示決定通知書(公安委員会規則様式第2号)、公文書一部開示決定通知書(公安委員会規則様式第3号)及び公文書不開示決定通知書(公安委員会規則様式第4号)(これら三つの通知書を総称して以下「開示決定通知書等」という。)の記載事項については、次のとおりである。

ア　「公文書の件名」又は「公文書の件名又は内容」欄

請求書には求める公文書の件名が記載されている場合と求める公文書の内容が記載されている場合があるので、開示決定通知書等を作成する際には、請求のあった内容ではなく、公文書の件名をそのまま記載することに留意すること。ただし、条例第11条第2項(存否の応答を拒否する場合及び公文書を保有していない場合に限る。)の規定により、公文書不開示決定通知書を作成する場合にあっては、請求書に記載された内容(文言)をそのまま記載するものとする。

なお、同一件名の公文書が複数存在する場合は、その数も併せて記載すること。

イ　「開示の日時」欄(公安委員会規則様式第2号、第3号)

開示の日時は、公文書開示決定通知書又は公文書一部開示決定通知書が請求者に到達すると思われる日以降の窓口の執務時間内の日時を指定すること。この場合、県民サービス課長は、担当所属長と協議の上、開示請求者と事前に電話等で連絡を取るとともに、日時の調整を図り指定するものとする。

意見書の提出の機会を与えられた第三者がその公文書の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において開示決定をするときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないことに留意すること。

なお、公文書の写しの交付を郵便等により行う場合は、「送付」等と記載する。

ウ　「開示の場所」欄(公安委員会規則様式第2号、第3号)

開示の場所は、「情報センター」とする。

なお、公文書の写しの交付を郵便等により行う場合は、記載を要しない。

エ　「開示の方法」欄(公安委員会規則様式第2号、第3号)

請求書の「求める開示の方法」欄に記載された方法を勘案し、公文書の種類に応じ、記載すること。

オ　「開示しない部分」欄(公安委員会規則様式第3号)

開示しない情報の概要を当該情報自体の内容が判明しないように留意して記載すること。

カ　「開示しない根拠規定及びその理由」欄(公安委員会規則様式第3号、第4号)

(ア)　条例第7条各号のいずれかに該当するかを記載し、その理由をできるだけ具体的に記載すること(理由の記載に当たっては、「(理由)」と頭書すること。)。

なお、条例第7条各号のうちの複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載すること。

(イ)　存否の応答を拒否するときは、条例第10条(公文書の存否に関する情報)に該当する旨記載し、当該公文書の存否が判明しないように記載すること。

(ウ)　公文書を保有していないときは、当該公文書が存在していない理由を記載すること。

キ　「備考」欄(公安委員会規則様式第3号、第4号)

不開示理由の消滅する期日が明らかな場合は、「「開示しない根拠規定及びその理由欄」の理由のうち○○については、○年○月○日以降その理由がなくなります。開示を希望する場合は、その期日以後改めて請求してください。」のように記載すること。

(10)　不適法な開示請求に対する取扱い

県民サービス課長は、次に掲げる場合には、開示請求を却下する旨の決定の手続をするものとする。

ア　請求書に形式上の不備が存在する場合(条例第6条第2項の規定により補正を求めたにもかかわらず補正に応じない場合等)

イ　請求権の行使が権利濫用に当たると認められる場合(権利濫用に当たる場合とは、開示請求者の言動から事務処理を停滞・混乱させる意図が客観的にうかがわれ、かつ、請求対象公文書が膨大になる場合、また、大量請求において、実施機関が開示請求者に対して行う内容の確認に特別な理由もなく応じないなど、公文書の特定に支障が生じている場合等)

ウ　請求対象公文書が、条例第2条第2項各号に規定する文書である場合

エ　請求対象公文書が、条例第17条(他の制度による開示の実施との調整)に規定する文書である場合

オ　請求対象公文書が、条例第37条に規定する適用除外の情報(訴訟に関する書類及び押収物)に該当する場合

(11)　決定の通知

県民サービス課長は、開示決定等及び却下する旨の決定について自ら決裁を受けたとき、又は決裁が終了した旨の連絡を受けたときは、開示決定通知書等により、また、不適法な開示請求に対する却下の決定の決裁を受けたときは、公文書開示請求却下通知書(様式第3号)により、開示請求者に対し、速やかに通知するとともに、その写しを担当所属長及び関係所属長に送付するものとする。

6　公安委員会に対する報告

本部長が行った開示決定等の概要については、公安委員会に報告するものとする。公安委員会の報告に供する資料については、県民サービス課長が、担当所属長と協議の上、作成するものとする。

7　公文書の開示の実施

(1)　日時及び場所(公安委員会規則第8条)

公文書の開示は、公文書開示決定通知書又は公文書一部開示決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所(情報センター)で実施するものとする。ただし、天災その他やむを得ない理由があるときは、あらかじめ指定した日時を変更することができる。

(2)　公文書の開示の準備

ア　担当所属長は、開示に供する公文書をあらかじめ準備し、開示の指定時刻までに、窓口へ搬入するものとする。写しの交付により開示を行う場合及び破損等のおそれがあるなどの理由により、原本を複写した物を開示する場合は、あらかじめ公文書の写しを準備するものとする。

イ　開示を行う窓口においては、来庁した開示請求者に対して公文書開示決定通知書又は公文書一部開示決定通知書の提示を求め、開示請求者であるかどうかの確認をするものとする。

(3)　公文書の閲覧、聴取又は視聴(公安委員会規則第8条、第9条)

ア　県民サービス課長は、次に掲げる公文書の種類に応じ、当該種類に掲げる方法により開示に供する公文書を提示し、閲覧、聴取又は視聴(以下「閲覧等」という。)に供するとともに、開示請求者の求めに応じて当該公文書の内容等について説明するものとする。この場合において、県民サービス課長は、必要に応じ、担当所属長又は関係所属長に職員の立会いを求めることができる。

なお、一部開示決定を行った開示公文書の内容について説明する場合には、開示しない根拠及び理由についての説明のみを行い、不開示とした情報(内容)を説明することにより、不開示情報を開示することとならないように留意すること。

(ア)　文書又は図画

開示に供する物の提示(写真のフィルムについては、印画紙に印画したものを提示し、スライド(音声を記録した録音テープを同時に視聴する場合を除く。)については、専用機器により映写し、マイクロフィルムについては、マイクロリーダーにより行うものとする。)

(イ)　電磁的記録

a　用紙に出力することができる電磁的記録

用紙に出力した物の提示

b　aに掲げる電磁的記録以外の電磁的記録

専用機器による閲覧等

イ　閲覧等の中止又は禁止

閲覧等を行う場合には、開示請求者に、公文書を汚損し又は破損することのないように説明するとともに、公文書を汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認められるときは、当該公文書の閲覧等を中止させ、又は禁止するものとする。(公安委員会規則第8条第2項)

ウ　開示当日に写しの交付を求められた場合の取扱い

当初は閲覧等の請求だけであったが、開示の当日に写しの交付を求められた場合は、事務に支障がない限り対応するものとする。

(4)　公文書の写しの交付

ア　写しの作成

担当所属長は、公安委員会規則別表第1又は別表第2の区分欄により写しを作成するものとする(公文書開示決定通知書又は公文書一部開示決定通知書の「開示の方法」欄に複数の方法を記載した場合にあっては、県民サービス課長と協議の上、開示を受ける者と事前に調整を行うこと。)。

写しの作成に当たっては、原本と同様の写しとすること。ただし、開示を受ける者との事前の調整により、原本が片面のものを両面に集約して印刷することは認められるが、複数ページの文書を合成して1枚の写しを作成するなど、原本の内容を編集、加工することは認められない。

イ　著作権法との調整

著作権法(昭和45年法律第48号)により複製を禁じられている物については、その部分の写しの交付ができないが、平成13年4月1日以降は、行政機関の保有する情報の公開に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律(平成11年法律第43号。以下「整備法」という。)により、調整が図られているので留意すること。

ウ　写しの交付

県民サービス課長は、公文書の写しを交付するときは、開示請求者に対して、公文書等の写しの交付申請書(様式第4号)の提出を求めるものとする。

(5)　費用の徴収

ア　費用負担

文書又は図画の写しの交付及び電磁的記録の複写した物の交付に要する費用は、公安委員会規則別表第1又は別表第2に規定する金額を徴収するものとする。

イ　徴収の方法

(ア)　費用の徴収を行う場合には、あらかじめ公文書等の写しの交付申請書の提出を求め、費用は、福島県財務規則(昭和39年福島県規則第17号)の定めるところにより徴収するものとする。

窓口において、公文書の写しの交付に要する費用を直接収納する場合、出納機関(現金取扱員)は、現金等出納簿及び収入調書の整理をその日1日分に取りまとめて行うものとする。

(イ)　収入の歳入科目

公文書の写しの交付に要する費用に係る収入の歳入科目は、次のとおりとする。

(款)諸収入　(項)雑入　(目)雑入　(節)雑入

ウ　郵便等による送付に要する費用の取扱いの特例

開示請求者から、写しの送付に要する費用に相当する郵便切手又はその他郵便に関する料金を表す証票が提出された場合には、当該郵便切手又はその他郵便に関する料金を表す証票を使用することにより、公文書の写しの郵便等による送付を行うことができるものとする。

(6)　指定日時以外の公文書の開示の実施

ア　県民サービス課長は、天災その他やむを得ない理由又は開示請求者の都合によりあらかじめ指定した日時に開示を実施することができなくなった場合は、開示請求者と打合せの上、別の日時に開示を実施するものとする。この場合、改めて公文書開示決定通知書又は公文書一部開示決定通知書は送付しないものとし、変更した日時及び処理の経過を明確にしておくものとする。

なお、開示請求者は開示を受ける際に当初の公文書開示決定通知書又は公文書一部開示決定通知書を持参する必要があるので、開示請求者への連絡の際には、その旨を併せて連絡するものとする。

イ　実施機関の事情による開示日時の変更は、天災その他やむを得ない理由があるとき以外は原則として行わないこととするので、開示を行う日時の指定に当たっては、開示に供する公文書の数量、写しの作成に要する期間等を考慮し、適切な日時を指定すること。

(7)　部分開示の方法

ア　開示部分と不開示部分とがページ単位で区分できるとき

取り外しのできるものは、不開示部分を取り外して開示部分のみを開示する。取り外しのできないものは、開示部分が記録されているページを複写した物、不開示部分を袋で覆ったもの等により開示する。

イ　開示部分と不開示部分が同一ページにあるとき

不開示部分を遮蔽物で覆った公文書、不開示部分を遮蔽物で覆って複写した物、該当ページを複写した上で黒インク等で塗りつぶし、再度複写した物等により開示する。

ウ　電磁的記録の部分開示については、用紙に出力することができるものについてのみ行うこととする。ただし、不開示情報が記録されている部分を容易に、かつ、開示請求の趣旨が損なわれない程度に分離できるときは、当該部分を一定の符号(「■」、「●」等)に置き換えて行うこととする。

なお、開示の方法については、イの方法に準ずるものとする。

第5　審査請求があった場合の取扱い

条例第11条の規定に基づく開示決定等及び却下する旨の決定について審査請求があったときは、行政不服審査法(平成26年法律第68号)及び関係規程の定めによるほか、次によるものとする。

1　審査請求の受付

(1)　県民サービス課長は、審査請求書の提出があったときは、これを受け付けるとともに、直ちに、その写しを担当所属長及び関係所属長へ送付するものとする。

(2)　県民サービス課以外の所属に審査請求書が提出されたときは、直ちに、県民サービス課長に連絡するとともに、審査請求書を県民サービス課長へ送付するものとする。

2　審査請求の要件審査

県民サービス課長は、審査請求人が審査請求適格を有するか否か、当該審査請求が申立期間内に行われたものか否か等を審査し、当該審査請求が不適法であると認められるときは、当該審査請求の却下の裁決の手続を行うものとする。

また、県民サービス課長は、当該裁決が行われたときは、裁決書の謄本を審査請求人及び参加人へ送付するとともに、その写しを担当所属長、関係所属長及び監察課長へ送付するものとする。

3　審査会への諮問

(1)　県民サービス課長は、開示決定等について審査請求があったときは、条例第19条第1項第1号(審査請求を却下するとき)及び第2号(審査請求の全部を認容し、公文書の全部を開示するとき)に該当する場合を除き、速やかに審査会へ諮問する手続を採らなければならない。

諮問に当たっては、諮問書に次の書類の写しを添えて、審査会事務局(県総務部文書管財総室文書法務課内)へ提出するものとする。

ア　審査請求書

イ　請求書

ウ　請求書に対する開示決定通知書等

(2)　審査会から、意見書又は資料の提出及び意見の陳述を求められたときは、原則として担当所属において対応するものとする。

4　審査請求に対する裁決

(1)　県民サービス課長は、審査会から答申書の送付があったときは、これを受領し、その写しを担当所属長及び関係所属長へ送付するものとする。

(2)　審査会から原処分と異なる答申があったときは、第4の5(5)に準じ、改めて開示決定等の検討を行うものとする。

(3)　担当所属長は、(2)の検討結果に基づいて裁決書の案を作成し、所要の決裁手続を経て、公安委員会の審議(決裁)に付すものとする。

(4)　担当所属長は、審査請求に対する裁決が行われたときは、県民サービス課長を介して裁決書の謄本を審査請求人及び参加人へ送付するとともに、その写しを県民サービス課長、関係所属長及び監察課長に送付するものとする。

(5)　県民サービス課長は、裁決により原処分が変更され、又は取り消された場合は、審査請求人に対し、裁決に応じて「開示の日時」、「開示の場所」、「開示の方法」等を書面により、速やかに通知するとともに、その写しを担当所属長及び関係所属長へ送付するものとする。この場合、開示決定通知書等に必要な調整をして使用することができる。

(6)　第三者に関する情報が記録されている公文書について、開示を変更する旨の裁決又は決定をした場合にあっては、条例第21条の規定により対応し、取り消す旨の裁決又は決定をした場合にあっては、条例第15条第3項の規定により対応することとなる。

第6　公文書ファイル管理簿

条例第33条に規定する公文書の特定に資する情報の提供は、公文書ファイル管理簿により行うものとする。

1　公文書ファイル管理簿の作成

公文書ファイル管理簿は、福島県公安委員会文書管理規則(平成12年福島県公安委員会規則第9号)及び福島県警察の文書管理に関する訓令により作成するものとする。

2　公文書ファイル管理簿の設置

所属長は、所属における公文書ファイル管理簿を作成し、毎年度、県民サービス課長へ送付するものとする。

県民サービス課長は、各所属の公文書ファイル管理簿をとりまとめ総合ファイル管理簿を調製し、窓口において、一般の閲覧に供するものとする。

第7　実施状況の公表

県民サービス課長は、次に掲げる事項の前年度の実施状況について、4月末までに県総務部文書管財総室文書法務課長へ通知し、福島県報による公表を依頼するものとする。

(1)　開示請求の状況

(2)　開示決定等及び却下の状況

(3)　審査請求の件数、裁決の状況

(4)　その他必要な事項