2　職員は、文書の取扱いに当たっては、個人情報並びに犯罪捜査及び取締りに関する情報がみだりに公になることのないよう最大限の配慮をしなければならない。

2　副総括文書管理者は、総括文書管理者を補佐し、文書管理事務の総合調整の任に当たるものとする。

2　文書管理担当者は、文書管理者を補佐し、所属における文書管理事務を実務的に行うものとする。

2　文書管理担当補助者は、文書管理者の命を受け、次に掲げる事務を行う。

3　文書管理者は、文書管理担当補助者を指定したときは、その官職、氏名を副総括文書管理者に報告しなければならない。

2　部内に発送する文書は、原則として文書管理システムにより送信するものとする。

3　公印を押印した公文書については、第1項第1号又は第2号の方法により発送するものとする。

2　県民サービス課は、送付すべき公文書の提出を受けたときは、次により処理するものとする。

3　第1項の規定にかかわらず、急を要する等相当の理由があるときは、県民サービス課から郵便切手を受領し、直接郵送することができる。

4　署における公文書の発送は、県本部に準じて行うものとする。

2　署に到達した郵便物等は署の会計課において受領し、県本部に準じて処理するものとする。

2　前項の規定により収受した文書及び電子メールで受信した文書のうち、次に掲げるものは、文書管理システムに登録することにより、福島県警察の文書作成等に関する訓令(令和3年県本部訓令第22号。以下「文書作成等訓令」という。)第29条において規定する文書整理簿に登載し、暦年ごとに一連番号を付するものとする。

3　部外からの収受文書には、その余白に文書整理標示(様式第5号)を表示し、当該文書の保存期間等を明らかにしておかなければならない。ただし、許可又は免許の申請書等若しくは文書整理表示が表示された公文書ファイルに保存するものにあっては、その表示を省略することができる。

4　親展文書は、名宛人がこれを開封するものとする。ただし、名宛人が不在であって、文書管理担当者が必要と認めるときは、開封することができる。

5　親展文書は、これを開封した者において、又はその指示により、第1項及び第2項に定める処理を行うものとする。

6　所属において直接受領した文書がファクシミリによって送信されたものであるときは、複写等保存に支障のないように処置した上で、第1項から第3項までに定める処理を行うものとする。

7　第2項に定める文書整理簿への登載において、他に収受文書の整理に関し特別の定めがある場合又は同一件名の文書を多数収受するなど相当の理由がある場合にあっては、専用の文書整理簿等を用い、かつ、誤りのおそれのない項目の記載を省略するなど簡易な整理をすることができる。

8　配布された文書のうち、所掌する事務に関わりがないと認められるものがあるときは、速やかに配布元に返送するものとする。

2　前項の規定により確認した文書が所属の主管する事務に係るものであるときは、前条第1項から第3項までに定めるところにより文書の収受手続を行うものとする。

3　第1項の規定により確認した文書が他の所属の主管する事務に係るものであるときは、速やかに当該事務を主管する所属に確認の上、電子メールを転送するものとする。

2　総括文書管理者は、毎年度末に、文書分類表の見直しを行うものとする。

3　文書管理者は、所属の文書分類がその所属における公文書の実態を正しく反映しているかどうかを随時検証し、改正の必要が生じたときはその都度、総括文書管理者に報告しなければならない。

2　前項の規定により定める公文書の保存期間のうち、文書作成等訓令第13条に規定する起案文書の保存期間を原議保存期間という。

3　文書作成等訓令第24条に規定する施行文書(以下「施行文書」という。)については、その事務を主管する所属の文書管理者が定める原議保存期間とは別に、特に短期の保存期間を定めることができる。

4　保存期間の起算日は、当該公文書を作成し、又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日(暦年により処理する業務に係るものにあっては、当該公文書の文書作成取得日の属する年の翌年の1月1日)から起算するものとする。ただし、保存期間が1年未満の公文書にあっては、当該公文書の文書作成取得日から起算するものとする。

2　前条により、1年未満の保存期間を定めた公文書については、文書作成取得日から起算して1年未満にある特定の時期を当該公文書の廃棄時期として指定するものとする。

2　起案書により起案した場合にあっては、前項に掲げる事項を起案書の所定の欄に記載しなければならない。

3　第1項の規定にかかわらず、個人に配布する検討資料、執務資料、会議資料、文書作成等訓令第13条第2項に基づき起案書に添付する参考資料等については、当該資料の余白に公文書であることを示す個人配布文書等整理標示(様式第5号の2)を設け、次に掲げる事項を表示しなければならない。ただし、表示が困難なもの又は適当でないと文書管理者が認めるものは、これを表示しないことができる。

4　公文書ファイルにあっては、その背表紙に第1項に掲げる事項を表示するものとし、個別の公文書における表示を省略することができる。

2　1年以上の保存期間が定められた公文書は、公文書ファイルにより保存するものとする。

3　保存している公文書は、いつでも必要なものを取り出せるようにしておかなければならない。

4　台帳、帳簿その他常時使用する公文書は、第1項の規定にかかわらず、年度又は暦年を超えて一括して編てつし、完結文書の保存用キャビネット等とは別の場所に保存することができるものとする。

5　公文書は、文書管理者の許可を得ないで庁外に持ち出し、職務上取り扱う者以外の者に閲覧させ、又は供与してはならない。

6　文書管理者は、公文書ファイルについて、その保存期間の満了するまでの間、適切に保存しなければならない。

2　福島県警察の組織に関する訓令(平成4年県本部訓令第3号)第16条の福島県警察情報センター(以下「情報センター」という。)は、各所属の公文書ファイル管理簿をとりまとめた総合ファイル管理簿を調製し、一般の閲覧に供するものとする。

2　保存期間を延長した場合にあっては、当該延長した公文書に係る文書整理標示又は個人配布文書等整理標示及び公文書ファイル管理簿を整理するとともに、副総括文書管理者に通報するものとする。

3　次の各号に掲げる公文書については、当該公文書の保存期間が満了する日以後においても、それぞれ当該各号に掲げる期間が経過する日までの間保存期間を延長しなければならない。

2　前項各号に掲げる点検は、次に掲げる事項について行うものとする。

2　公文書をその保存期間が経過する前に廃棄する必要が生じた場合には、期限前廃棄申出書(様式第8号)に廃棄を必要とする理由及び廃棄年月日を記載し、副総括文書管理者の承認を得て廃棄しなければならない。

3　30年の保存期間を満了した公文書については、保存期間を延長するか、又は歴史的資料として保存するかについて検討を加え、そのいずれの措置も必要ないと判断する場合に当該公文書を廃棄するものとする。

2　公文書を廃棄したときは、速やかに文書管理システムに廃棄の情報を登録し、その都度公文書ファイル管理簿を整理するものとする。

2　秘密文書の指定は、必要最小限度にとどめるものとし、秘密保全の必要に応じ、適正に行わなければならない。

3　秘密文書の指定に当たっては、秘密にしておく期間(以下「秘密期間」という。)、原議保存期間及び有効期間訓令第3条第1項に規定する有効期間を定めなければならない。

4　第1項各号に規定する者(以下「指定権者」という。)は、第1項の指定を行うに際し、必要があると認めるときは、この訓令に定めるもののほか当該秘密文書を処理する者の具体的な範囲又は当該秘密文書の取扱いの細目について指示するものとする。

2　管理責任者は、所属における秘密文書の管理に係る事務を統括し、その責に任ずる。

2　管理担当者は、管理責任者を補佐し、秘密文書の管理事務を実務的に行うものとする。

3　管理責任者は、必要があると認めるときは、警部補又は係長の段階に属する職以上にある者を秘密文書の取扱補助者(以下「取扱補助者」という。)として指定し、管理担当者の事務を補助させることができる。

2　秘密文書には、前項で定める表示のほか原議保存期間及び有効期間並びに文書作成等訓令第3章第2節において規定する公文書の記号の先頭に「秘」の記号を表示するものとする。

2　秘密文書の作成及び配布に際しては、指定権者は、その作成部数を明らかにし、一連番号を付して、その配布先を明らかにしておかなければならない。

3　秘密文書の印刷は、管理担当者若しくは取扱補助者が自ら行い、又は管理担当者若しくは取扱補助者の立会いの下、別に指定した者が行わなければならない。

4　秘密文書の作成に際して使用した原稿等で必要のないものは、全て速やかに焼却、細断、溶解、その他復元できない方法により処分しなければならない。

2　前項ただし書の規定により複製した場合は、原本と同様の取扱いをしなければならない。

2　書留郵便により送付する場合の秘密文書の封入及び表示は、次の方法による。

3　秘密文書を会議の席上で配布する等直接関係者に手渡す場合においては、前2項の規定にかかわらず、指定権者の定める方法によることができる。

2　前項による秘密文書の伝達に際しては、その秘密文書の種類に応じ、指定権者が伝達事務の取扱者、伝達する相手方及び通信方法を指定するものとする。この場合において、伝達事務の取扱者は、当該秘密の内容が他に漏れることのないようにしなければならない。

2　秘密文書の指定を要すると認められる文書の起案者その他の関係者は、指定前であっても、当該文書について、前項に準じた取扱いをしなければならない。

2　管理責任者は前項の報告を受けた場合には、これらの事項を速やかに本部長及び当該秘密文書の指定権者に報告又は通報するとともに、紛失等の状況を調査し、かつ、秘密保全上必要な措置を講じなければならない。

2　指定権者は、前項の規定による指定の解除等をしたときは、当該秘密文書の件名、解除又は緩和の年月日その他必要な事項を速やかに関係者に通知するとともに、秘密文書登録簿に所定事項を記入しなければならない。

3　管理担当者は、前項の規定による通知を受けたときは、速やかに秘密文書収受簿に所定事項を記入するとともに、当該文書を整理しなければならない。

2　管理担当者は、あらかじめ指定された廃棄時期に達したとき又は指定権者による廃棄命令を受けたときは、当該秘密文書を速やかに廃棄しなければならない。

3　管理担当者は、秘密文書の廃棄に当たっては、職員を立ち会わせて焼却、細断、溶解その他の復元できない方法により行わなければならない。

4　第2項の規定により秘密文書を廃棄した場合には、管理担当者は、廃棄した日時、場所、文書の件名、廃棄した者及び立会人の職、氏名等を管理責任者に報告しなければならない。

2　前項のほか、秘密文書に関し、この訓令に定めのない事項については、文書作成等訓令の定めによるものとする。

(施行期日)

1　この訓令は、令和3年12月20日から施行する。

(福島県警察の文書管理に関する訓令の廃止)

2　福島県警察の文書管理に関する訓令(平成12年県本部訓令第21号。以下「旧文書管理訓令」という。)は、廃止する。ただし、この訓令の施行の際、現に使用している旧文書管理訓令の様式については、施行後もなお当分の間使用できるものとする。

(福島県警察の秘密文書の取扱いに関する訓令の廃止)

3　福島県警察の秘密文書の取扱いに関する訓令(平成12年県本部訓令第22号。以下「旧秘密文書訓令」という。)は、廃止する。ただし、この訓令の施行の際、現に使用している旧秘密文書訓令の様式については、施行後もなお当分の間使用できるものとする。

4　この訓令の施行の前に旧秘密文書訓令の規定に基づき指定されている秘密文書で、この訓令の施行の際、既に効力を有するものとして保存しているものは、この訓令により指定され、保存している秘密文書とみなす。

この訓令は、令和5年1月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。