記

1　通達の有効期間の意義等について

(1)　有効期間訓令の制定趣旨

有効期間訓令第3条の規定により、発出する通達には、原則として、有効期間を定めなければならず、当該有効期間は、通達が示達する内容に照らして必要な最小限度の期間としなければならないこととされている。

これは、有効期間を定めることで、各通達が有効なものであるか否かが一見して明らかとなるようにし、かつ、当該通達自体の必要性やその内容の妥当性について定期的な検討を加えることとするとともに、有効期間を必要な最小限度の期間とすることで、当該定期的な検討を時機に応じて行い、通達の発出先に不必要な負担が生じることを防止することにより、もって適正かつ能率的な業務運営を確保する趣旨である。

(2)　有効期間満了後の通達の効力

有効期間が満了した通達は、有効期間の満了により自動的に通達としての効力を失うこととなる。したがって、当該通達により示達していた内容を引き続き示達することが必要である場合は、通達を再発出することが必要であることに留意すること。

(3)　有効期間審査の実質化

有効期間の審査を実施するに当たっては、有効期間が有効期間訓令別表に定める期間内となっているか否かに加え、通達が示達する内容に照らし必要な最小限度のものとなっているかについて厳格に審査を行い、上記1(1)に示す趣旨の徹底を図ること。

2　通達の作成に係る留意点

(1)　通達の整理・統合の推進

能率的な業務運営を図るため、既に示達している事項に関連する事項や重複する内容を新たに示達する際には、既発出の通達の内容を包含した新たな通達を作成し、既発出の通達を廃止するなど、通達の整理・統合を行うよう努めること。

(2)　その他

示達する内容が、恒常的な実施を求めるものであり、なおかつ業務負担を伴うものである場合は、通達によることとし、事務連絡等の通達以外の文書によってこれを行わないこと。

また、通達の標題の末尾には「(依命通達)」又は「(通達)」と記載し、「照会」、「通知」等の通達以外の文書と明確に区別すること。

このほか、通達の発出は必要最小限に抑制すること。

3　有効期間等の表示方法等

(1)　通達における有効期間及び原議保存期間等の表示方法

有効期間の定めの有無に応じて、次のとおり表示するものとする。

ア　有効期間の定めのない通達

別記様式第1に従い、通達の1枚目に原議保存期間欄及び有効期間欄を設けるものとする。

イ　有効期間の定めのある通達

別記様式第2に従い、通達の1枚目に原議保存期間欄及び有効期間欄を設けるものとする。

(2)　通知、事務連絡等における原議保存期間等の表示方法

別記様式第3に従い、通知、事務連絡等の1枚目に原議保存期間等を表示するものとする。

(3)　通達における原議保存期間及びその満了する日について

通達における原議保存期間及びその満了する日については、福島県警察の文書管理に関する訓令(令和3年県本部訓令第23号)に定めるところに従うほか、次の事項に留意すること。

ア　有効期間の定めのない通達の原議保存期間及びその満了する日について

原議保存期間については30年とし、それに応じた原議保存期間の満了する日を設定すること。

イ　有効期間の定めのある通達の原議保存期間及びその満了する日について

原議保存期間については、原議保存期間の満了する日が有効期間の満了する日又はこれを超える日となるよう設定すること。

4　有効期間満了時の措置

(1)　有効期間満了時の措置についての検討

有効期間の満了を迎える通達については、あらかじめ、当該通達が示達する内容を引き続き示達する必要があるか否かを十分に検討すること。引き続き示達する必要がある場合には、所要の修正を行った上での再発出又は(2)に記載する継続措置を行うほか、既存の通達との整理・統合を行うことも検討すること。

(2)　継続措置

ア　趣旨

有効期間が満了した後も引き続き同一の内容を示達する必要があり、再発出すべき通達の内容に実質的な修正も要しないときは、イに記載する方法により、通達に記載された文面に変更を加えることなく、再発出すること(以下「継続措置」という。)を可能とするものである。

イ　継続措置の具体的方法

別記様式第4に従い、通達の1枚目に継続措置を講じた旨を記載するとともに、通達の末尾に元の通達の発出日、元の通達の有効期間等を記載した上で、通達を発出することとする。

ウ　留意事項

継続措置は、飽くまで元の文面のまま通達を再発出するものであることから、新たな発出日及び文書番号により施行すること。

なお、継続措置した通達を再度継続措置することも可能である。

5　有効な通達の適正な管理

(1)　法規管理システムへの掲載等について

通達の福島県警察文書情報総合管理システム(以下「法規管理システム」という。)への掲載については、福島県警察文書情報総合管理システム運用要領の制定について(平成18年12月21日付け達(総相)第430号)により、特定秘密文書及び秘密文書を除く有効期間が5年以上の通達を原則として全て法規管理システムに掲載し、また、廃止され、又は有効期間が満了した通達を法規管理システムから削除するよう指示しているところであるので、引き続き、事務処理上遺漏のないようにされたい。また、通達を継続措置した場合には、法規管理システムに掲載された元の通達を削除し、継続措置した通達を新たに掲載すること。

(2)　有効な通達の管理状況についての確認

県本部にあっては、各四半期を目途に、有効な通達の管理状況について確認することとするので、法規管理システムを活用しつつ、平素から通達の管理に努めること。

なお、その時期、方法等については、別途指示する。

6　本通達の施行前に施行されている通達の有効期間について

本通達の施行前に既に施行されている通達については、有効期間訓令第3条の規定に基づき、別途新たに有効期間を定め指示するものとする。