○福島県警察の文書作成等に関する訓令
令和3年12月17日
県警察本部訓令第22号
目次
第1章 総則
第1節 通則(第1条―第7条)
第2節 公文書の種別及び形式(第8条・第9条)
第3節 文書作成等の特例(第10条)
第2章 起案、決裁及び審査
第1節 起案及び決裁(第11条―第17条)
第2節 公文書の審査(第18条―第22条)
第3章 公文書の施行
第1節 公布、公示及び示達(第23条・第24条)
第2節 公文書の記号及び番号(第25条―第32条)
第4章 補則(第33条)
附則
第1章 総則
第1節 通則
(趣旨)
第1条 この訓令は、福島県公安委員会文書管理規則(平成12年福島県公安委員会規則第9号。以下「文書規則」という。)第10条の規定に基づき、福島県公安委員会(以下「公安委員会」という。)及び本部長における文書の作成及び施行(以下「作成等」という。)に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 文書規則第2条に規定する文書をいう。
(2) 公文書 文書のうち、公安委員又は職員が組織的に用いるものとして、公安委員会又は本部長が保有しているものをいう。
(3) 電子公文書 電磁的記録である公文書をいう。
(4) 電子情報 公安委員又は職員が職務遂行のために取得、作成又は保有している電子化された情報をいう。
(5) 文書管理システム 文書の取得、作成、電子決裁、保存、廃棄等の処理を電子情報として一元的に管理し、部内において電子情報を送受するためのシステムをいう。
(6) 秘密文書 福島県警察の文書管理に関する訓令(令和3年県本部訓令第23号。以下「文書管理訓令」という。)第2条第7号に規定する文書をいう。
(総括文書作成等責任者)
第3条 警務部長を総括文書作成等責任者(以下「総括文書責任者」という。)とし、その任務は、次に掲げるとおりとする。
(1) 文書の作成等に関する規程類の整備に関すること。
(2) 文書の作成等に関する事務の指導監督に関すること。
(3) 文書の作成等に関する研修等の実施に関すること。
(副総括文書作成等責任者)
第4条 県本部警務課長(以下「警務課長」という。)を副総括文書作成等責任者(以下「副総括文書責任者」という。)とする。
2 副総括文書責任者は、総括文書責任者を補佐するものとする。
(主任文書作成等責任者)
第5条 各部の庶務担当課長を主任文書作成等責任者(以下「主任文書責任者」という。)とする。
2 主任文書責任者は、各部における文書の作成等に関する事務を総括するものとする。
(文書作成等責任者)
第6条 所属長を文書作成等責任者(以下「文書責任者」という。)とする。
2 文書責任者は、所属における文書の作成等に関する事務を総括するものとする。
(文書作成等担当者)
第7条 所属に文書作成等担当者(以下「文書担当者」という。)を置き、次席、副署長等をもって充てる。
2 文書担当者は、文書責任者を補佐し、所属における文書の作成等に関する事務を実務的に行うものとする。
第2節 公文書の種別及び形式
(公文書の種別)
第8条 公文書の種別は、次に掲げるとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条第1項の規定により定めるものをいう。
イ 公安委員会規則 警察法(昭和29年法律第162号)第38条第5項の規定により公安委員会が定めるものをいう。
(2) 公示文書
ア 告示 公安委員会又は本部長若しくは署長が、法令等(条例及び公安委員会規則を含む。以下同じ。)の規定又はその権限に基づいて行った決定又は処分を公示するものをいう。
イ 公告 公安委員会又は本部長若しくは署長が、広く一定の事実を公示するものをいう。
(3) 令達文書
ア 公安委員会規程 警察法第45条の規定により公安委員会が定めるものをいう。
イ 指令 公安委員会又は本部長若しくは署長が、法令等の規定に基づき、又はその権限に基づいて特定の個人又は団体に対し、処分をし、又は指示し、若しくは命令するものをいう。
ウ 訓令 本部長が、職務の遂行に関して職員に対し法文形式で指揮命令するものをいう。
エ 通達 本部長又は本部長の命によって主管の部長が、職務の遂行に関して所属長に指揮命令するもので、法文形式によらないで示達するものをいう。
オ 所属達 所属長が、職務の遂行に関して所属の職員に指揮命令するものをいう。
(4) 一般文書 前各号に掲げる公文書以外のものをいう。
(公文書の形式)
第9条 公文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 条例案
(2) 法令等の規定により、縦書きと定められているもの
(3) 他の官公庁に提出する公文書で、当該官公庁が縦書きにすべきものと定めているもの
(4) 式辞、祝辞、書簡その他これらに類するもので慣習上縦書きとすることが適切と認められるもの
2 公文書の例式は、別に定める。
第3節 文書作成等の特例
(電子公文書の作成等)
第10条 電子公文書の作成等に関し、この訓令の規定にかかわらず、他の規程に別段の定めがある場合は、その定めるところによる。
第2章 起案、決裁及び審査
第1節 起案及び決裁
(起案上の心構え)
第11条 起案に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 起案の根拠及び目的を明確にすること。
(2) 平易な表現により、的確かつ簡潔に記載すること。
(3) 他の法令等その他関係規程との整合性について十分に検討すること。
(起案の方法)
第12条 起案は、次に掲げるものを除き、文書管理システムにより行わなければならない。
(1) 起案書の決裁を押印により受けるもの
(2) 条例を起案するもの
(3) 電話による受信又は発信を記録する場合で、電話受発信用紙(様式第5号)を用いて押印により決裁を受けるもの
(4) 内容が軽易であるため、付箋又は文書の余白により処理できる場合で、押印により決裁を受けるもの
(5) 帳票その他の様式により処理できるもの(各種業務システムによる場合を含む。)
(決裁)
第13条 決裁は、次の各号に掲げるものを除き、文書管理システムの電子決裁(以下「電子決裁」という。)により行うものとする。
(1) 秘密文書に関するもの
(2) 人事又は情報に関するものその他の性質上電子決裁が適当でないもの
(3) 電子決裁とすることでかえって業務が複雑・非効率となるもの
(4) 緊急を要するもの
2 起案に係る文書(以下「起案文書」という。)の決裁を受ける場合には、当該起案文書に関係のある文書その他の参考資料を添えるものとする。ただし、起案内容が定型的又は軽易なものにあっては、これを省略することができる。
なお、起案文書に参考資料を添える場合には、当該参考資料に文書管理訓令第22条第3項に定める個人配布文書等整理標示を設け、同項に掲げる事項を表示しなければならない。
3 起案者は、起案文書について押印による決裁手続を終えたときは、原則として、決裁日その他必要な事項を文書管理システムに入力するとともに、起案書等の該当欄に記載し、処理の経過等を明らかにしておかなければならない。
(合議の原則)
第14条 起案文書の内容が他の所属の事務に関わるときは、当該他の所属の事務を主管する部長及び課長(以下「部課長」という。)に合議しなければならない。ただし、当該部課長が出席した会議で決定し、又は承認されたものは、その内容を変更しない限り合議を省略することができる。
(業務等調整のための合議)
第15条 起案文書の内容が次の各号のいずれかに該当するときは、副総括文書責任者、警務課調査官及び警務課企画官に合議しなければならない。
(1) 県警察の組織に関わるもの
(2) 警察運営に関わり総合的な調整を必要とするもの
(合議の方法)
第16条 県本部における合議は、同時合議、持回り合議及び回覧合議とする。
2 同時合議とは、合議に係る起案文書(以下この条において「合議文書」という。)の内容が重要かつ複雑であって、当該合議文書の内容に関係する所属が多い場合に、次に掲げる手続によって行うものをいう。
(1) 合議文書の写しに合議票(様式第6号)を添え、回答期限を付けて関係の部課長に送付すること。
(2) 合議文書の写しの送付を受けた部課長は、次により、期限までに主管の部課長に回答すること。
ア 承認したときは、合議票にその旨を記載し、合議票のみを返送すること。
イ 異議又は修正意見があるときは、合議文書の写しの余白又は合議票にその旨を記載し、期限までに合議票及び意見等を記載した合議文書の写しを返送すること。
3 持回り合議とは、合議文書の内容について口頭により説明することで足りる場合に、合議文書を持ち回って合議し、又は事前に合議文書の内容について説明を行った上で電子決裁により合議するものをいう。
4 回覧合議とは、合議文書の内容について口頭による説明を要しない場合に、電子決裁により合議文書を回覧して合議するものをいう。
5 合議した後に、合議文書を変更し、保留し、又は廃棄したときは、速やかに関係の部課長の同意を得なければならない。
6 合議が終わったときは、合議の経過を合議文書に明らかにしておくものとする。
(署における合議)
第17条 署における合議は、県本部の例による。
第2節 公文書の審査
(法規審査委員会)
第18条 県本部に法規審査委員会(以下この節において「委員会」という。)を置く。
2 委員会においては、起案文書の法令等との整合性、実効性、形式等について審査するものとする。
3 委員会に委員長を置き、総括文書責任者をもって充てる。
4 委員長は、会務を総理し、委員会を代表する。
5 委員には、副総括文書責任者、主任文書責任者及び警務課企画官をもって充てる。
6 委員長に事故があるときは、副総括文書責任者がその職務を代理する。
7 委員会の庶務は、警務課が行う。
(文書担当者の審査)
第19条 全ての起案文書は、文書担当者の審査を受けなければならない。
(副総括文書責任者の審査)
第20条 県本部の起案者は、起案文書が次の各号のいずれかに該当するときは、当該文書について、副総括文書責任者の審査を受けなければならない。
なお、この審査の決裁は、当該文書の決裁を押印により受ける場合を除き、電子決裁により受けるものとする。
(1) 条例案
(2) 公安委員会規則案及び公安委員会規程案
(3) 告示案及び公告案(定型的なもの及び内容が軽易なものを除く。)
(4) 訓令案及び福島県警察の通達の有効期間に関する訓令(令和3年県本部訓令第9号)第5条第1項の規定に基づき有効期間について警務課長の審査が必要な通達案
(5) 部外(公安委員会及び県警察以外のものをいう。以下同じ。)に発信する文書のうち重要なもの
2 副総括文書責任者は、起案文書の内容又は形式に疑義があると認めるときは、起案文書に修正を加え、又は起案者に修正を指示し、若しくは勧告することができる。
3 副総括文書責任者は、条例案、公安委員会規則案、訓令案、通達案等のうち、県警察において特に重要と認められるものは、委員会の審査に付すことを起案者に勧告するものとする。
(委員会の審査)
第21条 委員会の審査は、各委員に対する同時合議又は持回り合議によるものとする。ただし、起案内容を審査するに当たって、委員による討議を要すると認められる場合には、副総括文書責任者は、速やかに、委員長に対して会議の招集を要請するものとする。
2 委員長は、前項の要請があったとき又は自ら必要と認めるときは、委員会を招集するものとする。
(秘密文書の審査)
第22条 起案文書が秘密文書に該当する通達案であるときは、起案者は、当該文書について、副総括文書責任者の審査に代えて、自所属が属する部の主任文書責任者の審査を受けなければならない。
2 主任文書責任者は、前項の起案文書の内容又は形式に疑義があると認めるときは、起案文書に修正を加え、又は起案者に修正を指示し、若しくは勧告することができる。
第3章 公文書の施行
第1節 公布、公示及び示達
(公布及び公示)
第23条 条例及び公安委員会規則は、福島県報に登載して公布するものとする。ただし、天災事変その他やむを得ない事情により福島県報に登載することができない場合には、県庁前の掲示場及び公衆の見やすい場所に掲示してこれに代えることができる。
2 告示及び公告は、法令等にその公示の方法につき定めがあるもの及び第5項に定めるもののほか、福島県報に登載して公示するものとする。
3 福島県報への登載は、福島県報発行規則(昭和31年福島県規則第54号)に基づき行うものとする。
4 前項の登載手続は、登載事項を起案した課が行うものとする。
5 署長が行う告示及び公告は、法令等にその公示の方法につき定めがあるものを除き、当該署の掲示場その他の公衆の見やすい場所に掲示して公示するものとする。
(令達文書の示達)
第24条 令達文書は、施行文書(決裁権者が決定した意思の内容を表示する公文書をいう。以下同じ。)により示達するものとする。
2 公安委員会規程及び訓令のうち、その内容により公表することが適当と認められるものは、福島県報に登載するものとする。
第2節 公文書の記号及び番号
(法規番号等)
第25条 条例の題名には、原則として「福島県」の文字を冠し、総務部文書管財総室文書法務課長(以下「文書法務課長」という。)が管理する法令台帳による記号及び番号を付するものとする。
2 公安委員会規則には、「福島県公安委員会規則」の記号及び文書法務課長が管理する法令台帳による番号を付するものとする。
3 公安委員会規則、公示文書及び令達文書は、文書管理システムに決裁の登録がなされることにより、副総括文書責任者が管理する文書登録簿(様式第7号)に自動的に登載される。
(公示番号等)
第26条 告示及び公告(署長が行うものを除く。)には、「福島県公安委員会告示」等の記号及び文書管理システムに決裁の登録がなされることにより自動付番される暦年ごとの一連番号を付するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、定例的に行う告示又は公告にあっては、あらかじめ副総括文書責任者に協議の上、主管の所属において管理する文書登録簿に登載して管理することができる。
(令達番号等)
第27条 公安委員会規程には、「福島県公安委員会規程」の記号及び文書管理システムに決裁の登録がなされることにより自動付番される暦年ごとの一連番号を付するものとする。
2 指令(署長が行うものを除く。)には、「福島県公安委員会指令」等の記号及び文書管理システムに決裁の登録がなされることにより自動付番される当該事務の主管所属ごと、暦年ごとの一連番号を付するものとする。
なお、上記登録により、当該指令は当該事務の主管所属において管理する文書登録簿に自動的に登載される。
3 訓令には「福島県警察本部訓令」の記号を、通達には「達」の記号をそれぞれ付し、文書管理システムに決裁の登録がなされることにより自動付番されるそれぞれの暦年ごとの一連番号を付するものとする。
4 第2項の規定にかかわらず、法令等に特別の定めがあるもの、定例的に行う指令など合理的な理由があるものについては、その事務ごとに一連番号を付する専用の登録簿等に登載することができる。この場合において、一連番号は、年度ごとに、又は暦年を超えて付することができる。
(署の文書番号等)
第28条 署長が行う告示、公告、指令及び所属達は、その種別に従い別に定める記号及び文書管理システムに決裁の登録がなされることにより自動付番される署ごと、公文書の種別ごと、暦年ごとの一連番号を付するものとする。
なお、上記登録により、当該告示等は当該署において管理する文書登録簿に自動的に登載される。
(発信番号)
第29条 部外に発信する公文書(指令を除く。)は、文書管理システムに決裁の登録がなされることにより自動付番される所属ごと、暦年ごとの一連番号を付するものとする。ただし、内容が軽易なもの及び番号を付すことが適切でないと認められるものは、一連番号の取得及び記載を省略することができる。
なお、上記登録により、当該公文書は当該所属において管理する文書整理簿(様式第8号)に自動的に登載される。
2 部内(公安委員会及び県警察をいう。以下同じ。)に発信する公文書のうち、特に発信について記録する必要がある公文書は、前項に定めるところにより、文書整理簿に登載するものとする。
(所属記号)
第30条 次に掲げる公文書には、その文書番号の前に所属記号(別表)を表示するものとする。ただし、許認可で指令様式の定めがある等文書番号に所属記号を付することが適切でないと認められる場合にあっては、これを省略することができる。
(1) 指令
(2) 通達
(3) 所属達
(4) 一般文書のうち、文書整理簿に登載するもの
2 署にあっては、所属記号の次に課(係)名の1字又は2字を表示するものとする。
(一般文書の記名)
第31条 一般文書の発信者名は、次に掲げるとおりとする。
(1) 公安委員会が発信するものは、公安委員会名又は委員長名とする。
(2) 県本部から部外に発信するものは、本部長名とする。ただし、公文書の内容又はその性質により、部長名又は課長名とすることができる。
(3) 署から発信するものは、署長名とする。
(4) 所属相互間のものは、所属長名とする。ただし、執務資料等の配布にあっては、所属名とすることができる。
(公印)
第32条 部外に発信する公文書には、福島県公安委員会公印規程(平成11年福島県公安委員会規程第5号)又は福島県警察の公印に関する訓令(平成12年県本部訓令第24号)に定める公印(以下「公印」という。)を押印するものとする。ただし、慣例として公印を押印しないもの、公文書の性質上公印の押印が適切でないと認められるもの及び公印を押印しなくても特段の支障がないものにあっては、公印の押印を省略することができる。
2 部内に発信する公文書のうち、次に掲げるものにあっては、公印を押印するものとする。
(1) 証明書等公印がその効力要件となっているもの
(2) 表彰状、辞令書等文書の形式において公印に重要な意義が認められるもの
(3) 文書の公信性を明らかにする必要があるもの
(4) 前3号に掲げるもののほか、文書管理者が公印の押印を必要と認めるもの
第4章 補則
(細則的事項の委任)
第33条 この訓令に定めるもののほか、この訓令の実施に関し必要な事項は、別に定める。
附則
1 この訓令は、令和3年12月20日から施行する。
2 福島県警察の文書管理に関する訓令(平成12年9月29日県本部訓令第21号。以下「旧訓令」という。)は、廃止する。ただし、この訓令の施行の際、現に使用している旧訓令の様式については、施行後もなお当分の間使用することができるものとする。
附則(令和4年12月20日県警察本部訓令第25号)
この訓令は、令和5年1月1日から施行する。
附則(令和5年3月20日県警察本部訓令第8号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第30条関係)
様式第1号(第12条、第13条関係)
略
様式第2号(第12条、第13条関係)
略
様式第三号(第十二条関係)
略
様式第四号(第十二条関係)
略
様式第5号(第12条関係)
略
様式第6号(第16条関係)
略
様式第7号(第25条―第28条関係)
略
様式第8号(第29条、第30条関係)
略