なお、文書管理関係規程の解釈、運用等について(令和3年3月30日付け達(県サ)第134号。以下「旧通達」という。)は、廃止する。

記

1　趣旨

県警察の公印については、福島県警察の公印の取扱いに関する訓令(平成12年県本部訓令第24号。以下「公印訓令」という。)及び旧通達に基づき取り扱ってきたところであるが、今般、文書管理関係規程の整理に伴い旧通達を廃止したことから、本通達により公印訓令の解釈、運用等を示し、引き続き公印の適正な取扱いを図るものである。

2　管理体制(第3条―第6条)

公印に関する事務の組織的な調整、整理に関して責任を負う者として、管理責任者(警務部長)及び副管理責任者(総務課長)を置くこととした。

管理責任者は、公印に関する制度的な整備、公印の新調、改刻等について責任を負い、副管理責任者は、管理責任者を補佐して、これらの事務に実務的に携わるものとする。

他方、日常的な公印の管理について責任を負う者として保管責任者(所属長)及び取扱責任者(次席、副署長等)を置くこととした。

保管責任者は所属における公印の保管及び使用について責任を負い、取扱責任者は保管責任者の命を受け、公印の取扱いについて所属職員を指揮監督するものとする。

3　公印台帳の備付け(第7条)

各所属に公印台帳の副本を備え付けることとし、保管責任者が公印の改刻、新調等を必要と認める都度、管理責任者に対してその台帳の副本を送付することとして公印の管理に関する第一次的な責任が各保管責任者にあることを示した。

4　公印の作製等(第8条)

公印の新調、改刻又は廃止の必要があるときは、保管責任者が管理責任者に申請して行うこととし、公印の作製に関する事務が管理責任者に専属するものであり、所属において行えるものではないことを明示した。

5　公印の使用(第10条)

各所属に公印使用簿を備え付けることとし、公印を使用する都度、所要の事項を記載することとした。これまでは、公印の使用が実務上の便宜に流れる傾向も見られたが、取扱責任者による管理を徹底することとし、公印を使用するときは、公印使用簿によりその確認を受けなければならないこととしたものである。取扱責任者は、出張等で不在となるときや閉庁時間帯において公印の使用に支障を来さないよう、公印の保管及び公印使用簿の管理を代わって行う者を指定しておかなければならない。

なお、多数押印を必要とするときには代表的なものだけを記載し、その他の記載を省略するなど、取扱責任者の確認が得られれば、公印使用簿の記載を合理的な方法で簡略化することは支障ない。

また、電子決裁が終了した起案文書については、文書管理システムから公印使用申請のメールを取扱責任者に対して発信でき、取扱責任者は受信したメールから当該起案文書の内容を確認できることから、これをもって起案書の提示に代え、さらに、同システムにはこうした履歴が残ることから、公印使用簿の記載も要しないこととしたものである。

6　印影の印刷(第11条)

公印の印影の印刷は、管理責任者の承認事項とした。印影の印刷は、印影の複製を作成することと同じであるから、事前の承認を求めるものである。また、公印の印影を印刷した用紙は、公印そのものと同じように取扱い、適正に管理すること。

7　不用公印の保存及び廃棄(第13条)

廃止した公印は、原則として1年間保存することとした。

公印を廃止した後も、当該公印の印影の真正性を確認する必要が生じることが考えられるため、廃止後も直ちに廃棄するのではなく、一定期間保存することとしたものである。