記

1　趣旨

現在、県本部各課の庶務係には警察行政職員を単独配置している所属が多く、業務負担の不均衡、業務のチェック機能が働かない事務処理体制、休暇を取得しにくい勤務環境等の課題が生じている。

また、デジタル技術の導入等により、これまで警察行政職員が処理していたルーティンワークに係る業務負担の軽減も想定されていることから、今後、警察行政職員は、新たな業務課題への対応が求められる。

そこで、県本部内において、庶務係を集中運用することにより、スケールメリットを生かした業務の効率化、相互のチェック体制の確立等を図り、合理的かつ効率的な組織運営に資するとともに、警察行政職員の職域を拡大し、警察組織全体の最適化を図ろうとするものである。

2　試行期間

令和6年10月1日から当分の間

3　試行対象の部等

次表に掲げる部を試行対象とし、庶務担当課に庶務担当職員を集中配置した係(以下「集中運用庶務係」という。)を置き、同表に掲げる庶務担当課及び庶務担当職員を配置しない所属(以下「原課」という。)の庶務業務を処理する。

4　通則

他の訓令及び通達中の規定がこの通達の規定と矛盾し、又は抵触する場合には、この通達の規定が優先する。

5　業務運営

(1)　部主幹

上記3に掲げる部に部主幹を置く。

部主幹は、福島県警察の組織に関する規則(昭和32年福島県公安委員会規則第9号)第37条の3第2項に規定する事務として、統括参事官の命を受け、部内の庶務業務を整理し、又は自ら処理し、集中運用庶務係員を指揮監督すること。

特に、原課との連絡・調整は、試行における重要課題であることから、自ら協議を行うなどして、庶務業務の円滑な運営に努めること。

また、試行期間中においては、県本部における庶務係の集中運用に係る企画、調査及び調整に参画し、運営の改善に努めること。

(2)　統括参事官

統括参事官は、部主幹以下集中運用庶務係を指揮監督し、部内の庶務業務の処理状況等を把握するとともに、必要に応じて調整を行うこと。

(3)　原課の長

原課の長は、部主幹と連携し、自所属における庶務に関する事務(庶務業務に関連する事務をいう。以下同じ。)を掌理すること。

(4)　次席

原課の次席は、集中運用庶務係との連絡担当者として、部主幹と緊密な連携の保持に努め、自所属の庶務に関する事務を整理すること。

(5)　事務処理

庶務係の集中運用後における事務処理基準については、下記6に掲げるもののほか、別に定めるものとする。ただし、基準に定める区分により難い場合や定めのない事務を処理する場合等、事務処理上支障が生じた場合は、統括参事官又は部主幹と原課の長が協議して調整し、その事務を処理することができる。

また、必要に応じて当該事務を担当する主管課及び県本部警務課と協議するものとする。

6　試行運用における特例

(1)　福島県警察の勤務制度に関する訓令(平成4年県本部訓令第21号)

ア　部勤務管理責任者

第3条の規定にかかわらず、部主幹を部勤務管理責任者として充て、上記3に掲げる部における各課の勤務管理責任者と連携し、部内職員の勤務実態を把握するとともに、第3条第3項各号に掲げる事項について、全般的な管理等の補佐に当たるものとする。

イ　部勤務管理副責任者

第3条の規定にかかわらず、集中運用庶務係の課長補佐又は係長を部勤務管理副責任者として充て、部勤務管理責任者の指揮監督を受けて、上記3に掲げる部内各課の職員に係る第3条第3項各号に掲げる事項について、実際的な管理等に当たるものとする。

(2)　福島県警察の文書管理に関する訓令(令和3年県本部訓令第23号)

ア　部文書管理者

第6条の規定にかかわらず、上記3に掲げる部における統括参事官を部文書管理者として充て、集中運用庶務係が取り扱う文書の管理に関し、第6条各号に掲げる任務を行うものとする。

イ　部文書管理担当者

第7条の規定にかかわらず、部主幹を部文書管理担当者として充て、部文書管理者を補佐し、集中運用庶務係における文書管理事務を実務的に行うものとする。

ウ　部文書管理担当補助者

第8条の規定にかかわらず、上記3に掲げる部において、部主幹を除く集中運用庶務係員を部内各課の部文書管理担当補助者として充て、第8条第2項各号に掲げる事務を行うものとする。

(3)　福島県警察職員の健康管理に関する訓令(平成15年県本部訓令第12号)

ア　衛生管理者又は衛生推進者

第9条第1項及び第10条第1項の規定にかかわらず、県本部庁舎においては、上記3に掲げる部に部の職員数に応じた衛生管理者又は衛生推進者を置くものとする。

イ　健康管理委員会

第14条の規定にかかわらず、県本部庁舎内においては、上記3に掲げる部に健康管理委員会(以下「部委員会」という。)を設置し、第15条に定める任務を行うものとする。

部委員会の委員長には、上記3に掲げる庶務担当課の健康管理者を、副委員長には部主幹をもって充て、委員は、上記3に掲げる部内の健康管理担当者、衛生管理者、職員等から委員長が指名するものとする。

委員長は、部委員会を代表し会務を総括するとともに、第16条に規定する会議を開催するものとし、部委員会の庶務は、集中運用庶務係が行うものとする。

(4)　県警察における事務の専決について(令和6年12月20日付け達(務)第581号)

別表第1の規定にかかわらず、部主幹は、部の庶務業務に関し、次表に掲げる事務を専決することができる。

(5)　福島県警察職員のストレスチェック実施要領の制定について(令和3年12月7日付け達(厚)第388号)

第4の4にかかわらず、上記3に掲げる部においては、集中運用庶務係の厚生事務担当者をストレスチェックの実施事務従事者とする。

7　推進事項

職員は、県本部における庶務係の集中運用の実施に向け、試行対象であるかにかかわらず、次の点に留意し、庶務業務の改善を推進すること。

(1)　職員の意識改革

庶務担当職員(署を含む。以下同じ。)は、これまで旅費や各種手当の適正支給のため、本来、職員自身が作成すべき書類を補完・補正しているほか、文書収受の取次ぎなど担当業務以外の事務まで処理していることにより、その業務が圧迫されている状況が認められる。

よって、職員は、「自分のことは自分で行う」、「自身の担当業務に責任を持つ」という意識改革に努めること。

また、庶務担当職員においても、人的・時間的資源に制約があることを意識し、必要以上に労力をかけることなく、効率的かつ円滑に庶務業務が遂行されるように、業務の改善に努めること。

(2)　幹部職員によるマネジメント

職員の能力を最大限に発揮し、庶務業務を適正に遂行するための業務管理や職場環境の整備は、幹部職員の責務である。

よって、幹部職員は、自身の適切なマネジメントが必要不可欠であるとの意識を強く持ち、円滑な業務推進のために必要な指示・指導を徹底すること。

(3)　業務におけるデジタル技術の活用

庶務業務については、いまだに紙ベースの作業が多く残存し、手作業による事務作業に多大な時間を要している状況にあり、その多くは、システム化により改善を目指しているが、なお残存する業務がある。

よって、RPAやAI-OCR等のデジタル技術を積極的に導入・活用し、事務作業に係る負担軽減に努めること。

(4)　業務の在り方の見直し

業務の目的と手段を深く理解した上で、費用対効果が低くなっている既存業務の廃止や縮小のほか、業務フローの見直し、類似する業務の統合等を行い、業務の合理化・効率化に努めること。

また、各種調査照会業務については、依頼先の回答事務が円滑に行えるように配慮することはもとより、依頼元にあっても、庁内システムの活用により集約事務等を効率化するなど、業務負担の軽減に努めること。