なお、個人情報保護事務取扱要綱の制定について(平成18年3月17日達(総相)第68号)及び公安委員会及び警察本部長が行う個人情報保護条例に基づく開示決定等の基準等の制定について(平成18年3月17日達(総相)第69号)は、廃止する。

個人情報保護事務取扱要綱

第1　趣旨

この要綱は、別に定めがある場合のほか、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び福島県個人情報の保護に関する法律施行条例(令和4年福島県条例第69号。以下「条例」という。)に基づき、福島県公安委員会(以下「公安委員会」という。)及び本部長による個人情報保護に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

また、事務に当たっては、個人情報の保護に関する法律についての事務対応ガイド(行政機関等向け)(個人情報保護委員会事務局)を参考とするものとする。

第2　様式

1　法第77条第1項又は第3項の保有個人情報の開示を請求する書面　保有個人情報開示請求書(様式第1号。以下「開示請求書」という。)

2　法第82条第1項の開示請求に係る保有個人情報の全部又は一部を開示する決定、開示する保有個人情報の利用目的及び開示の実施に関する通知書　保有個人情報開示決定通知書(様式第2号)

3　法第82条第2項の開示請求に係る保有個人情報の全部を開示しない(開示請求を拒否するとき及び開示請求に係る保有個人情報を保有していないときを含む。)決定の通知書　保有個人情報の開示をしない旨の決定通知書(様式第3号)

4　条例第6条第2項の開示請求に係る保有個人情報の全部又は一部を開示する若しくは全部を開示しない旨の決定(以下「開示決定等」という。)の期限の延長の通知書　保有個人情報開示決定等期限延長通知書(様式第4号)

5　条例第7条の開示決定等の期限の特例延長の通知書　保有個人情報開示決定等期限特例延長通知書(様式第5号)

6　法第85条第1項の開示請求に係る事案を他の行政機関の長等に移送する書面　保有個人情報開示請求事案移送書(様式第6号)

7　法第85条第1項の開示請求に係る事案を他の行政機関の長等に移送した旨の通知書　保有個人情報開示請求事案移送通知書(様式第7号)

8　法第86条第1項の県、国、独立行政法人等、他の地方公共団体、地方独立行政法人及び開示請求者以外のもの(以下「第三者」という。)に対する意見書提出の照会書　第三者意見照会書(法第86条第1項適用)(様式第8号)

9　法第86条第2項の第三者に対する意見書提出の照会書　第三者意見照会書(法第86条第2項適用)(様式第9号)

10　法第86条の第三者が提出する意見書　保有個人情報の開示決定等に関する意見書(様式第10号)

11　法第86条第3項の第三者が反対意見書を提出した場合の第三者に対する開示決定等の通知書　反対意見書に係る保有個人情報開示決定等通知書(様式第11号)

12　法第87条第3項の開示の実施の方法等の申出書　保有個人情報の開示の実施方法等申出書(様式第12号)

13　法第91条第1項又は第3項の保有個人情報の訂正を請求する書面　保有個人情報訂正請求書(様式第13号。以下「訂正請求書」という。)

14　法第93条第1項の訂正請求に係る保有個人情報を訂正する決定の通知書　保有個人情報訂正決定通知書(様式第14号)

15　法第93条第2項の訂正請求に係る保有個人情報を訂正しない決定の通知書　保有個人情報の訂正をしない旨の決定通知書(様式第15号)

16　法第94条第2項の訂正請求に係る保有個人情報を訂正する決定又は訂正しない決定(以下「訂正決定等」という。)の期限の延長の通知書　保有個人情報訂正決定等期限延長通知書(様式第16号)

17　法第95条の訂正決定等の期限の特例延長の通知書　保有個人情報訂正決定等期限特例延長通知書(様式第17号)

18　法第96条第1項の訂正請求に係る事案を他の行政機関の長等に移送する書面　保有個人情報訂正請求事案移送書(様式第18号)

19　法第96条第1項の訂正請求に係る事案を他の行政機関の長等に移送した旨の通知書　保有個人情報訂正請求事案移送通知書(様式第19号)

20　法第97条の保有個人情報の提供先への訂正した通知書　保有個人情報提供先への訂正決定通知書(様式第20号)

21　法第99条第1項又は第3項の保有個人情報の利用停止を請求する書面　保有個人情報利用停止請求書(様式第21号。以下「利用停止請求書」という。)

22　法第101条第1項の利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をする決定の通知書　保有個人情報利用停止決定通知書(様式第22号)

23　法第101条第2項の利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をしない決定の通知書　保有個人情報の利用停止をしない旨の決定通知書(様式第23号)

24　法第102条第2項の利用停止請求に係る利用停止をする又は利用停止をしない決定(以下「利用停止決定等」という。)の期限の延長の通知書　保有個人情報利用停止決定等期限延長通知書(様式第24号)

25　法第103条の利用停止決定等の期限の特例延長の通知書　保有個人情報利用停止決定等期限特例延長通知書(様式第25号)

26　法第105条第2項の審査請求を福島県個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に諮問した旨の通知書　審査会へ諮問をした旨の通知書(様式第26号)

27　法第75条第1項の保有している個人情報のファイル(1,000人以上)に関する帳簿　個人情報ファイル簿(様式第27号。以下「ファイル簿」という。)

28　条例第3条第1項の保有している個人情報のファイル(1,000人未満)に関する帳簿　個人情報登録簿(様式第28号。以下「登録簿」という。)

第3　個人情報保護の窓口

1　個人情報保護窓口の設置

個人情報保護に関する事務を円滑に行うため、福島県警察の組織に関する訓令(平成4年県本部訓令第3号)第16条に規定する福島県警察情報センター(以下「情報センター」という。)に個人情報保護窓口(以下「窓口」という。)を設置する。

2　窓口の業務

窓口の業務は、この要綱に定めるもののほか、福島県警察情報センター運営要綱(令和5年3月28日付け達(県サ)第142号)に定めるところによる。

第4　個人情報保護の事務処理体制

1　所属長の責務

所属長は、法及び条例を適切に運用するとともに、所管事務に係る個人情報保護に関する事務処理を適正かつ円滑に推進しなければならない。

2　所属における事務処理体制

(1)　個人情報保護の事務処理を行わせるため、所属に個人情報保護事務責任者、個人情報保護事務担当者及び個人情報保護事務補助者を置く。

(2)　個人情報保護事務責任者は、次席及び副署長等の職にある者をもって充て、所属における個人情報保護の事務処理を総括するものとする。

(3)　個人情報保護事務担当者は、警部又は課長補佐の段階に属する職にある者の中から、所属長が指定するものとし、所属における個人情報保護の事務処理及び調整を行うものとする。

(4)　個人情報保護事務補助者は、警部補又は係長の段階に属する職にある者の中から、所属長が指定するものとし、個人情報保護事務担当者を補助するものとする。

(5)　番号法第2条第8項に規定する特定個人情報の保護の事務処理を行わせるため、特定個人情報を取り扱う所属に特定個人情報保護事務担当者を置き、所属長が指定する者をもって充てる。

3　公安委員会における個人情報保護事務については、個人情報保護事務責任者を総務課公安委員会補佐室長、個人情報保護事務担当者を同課課長補佐(公安委員会担当)、個人情報保護事務補助者を同課公安委員会係長の職にある者とする。

4　県民サービス課長は、次の(1)から(19)までに掲げる事務を行うものとする。

(1)　窓口の運営及び管理に関すること。

(2)　開示請求、訂正請求及び利用停止請求(以下これらの請求を総称して「開示請求等」という。)の相談及び案内に関すること。

(3)　開示請求書、訂正請求書及び利用停止請求書(以下これらの請求書を総称して「開示請求書等」という。)の受付及び補正に関すること。

(4)　開示請求等の請求者への通知に関すること。

(5)　事案の移送先への通知に関すること。

(6)　第三者からの意見聴取の通知に関すること。

(7)　第三者への意見照会に関すること。

(8)　開示決定等、訂正決定等並びに利用停止決定等の検討及び決裁の調整に関すること。

(9)　開示請求書の内容に係る事務を所管する県本部の課(以下「担当所属」という。)が明確でない場合における担当所属の長(以下「担当所属長」という。)が行うべき事務に関すること。

(10)　開示請求等の却下処分に関すること。

(11)　保有個人情報の開示の実施(閲覧に供すること及び写しの交付)に関すること。

(12)　保有個人情報の開示に係る費用の徴収に関すること。

(13)　審査請求の受付及び適法性の審査に関すること。

(14)　審査会への諮問手続に関すること。

(15)　審査請求に係る裁決の通知に関すること。

(16)　ファイル簿及び登録簿(以下これらを「ファイル簿等」という。)の調整、登録、通知、供覧等に関すること。

(17)　個人情報保護に関する事務の総合的な調整に関すること。

(18)　県総務部文書管財総室文書法務課長(以下「文書法務課長」という。)との連絡及び調整に関すること。

(19)　上記(1)から(18)までのほか、本部長が命ずる事項に関すること。

5　開示請求等に係る保有個人情報(以下「請求対象個人情報」という。)について、担当所属長は、請求対象個人情報を保有し、又は作成した所属と協力して次の(1)から(16)までに掲げる事務を行うものとする。

(1)　開示請求等の受付及び保有個人情報の開示の立会いに関すること。

(2)　請求対象個人情報の検索、特定及び調査に関すること。

(3)　開示請求書等の補正に関すること(県民サービス課長が行うものを除く。)。

(4)　開示請求等に対する決定の期限の延長及び期限の特例に関すること。

(5)　事案の移送先との協議に関すること。

(6)　第三者からの意見聴取の判断に関すること。

(7)　県、国、独立行政法人等、他の地方公共団体、地方独立行政法人への意見照会に関すること(県民サービス課長が行うものを除く。)。

(8)　開示決定等、訂正決定等並びに利用停止決定等の検討及び決裁に関すること。

(9)　保有個人情報の開示の準備及び写しの作成に関すること。

(10)　訂正請求に対する訂正又は一部訂正の決定における訂正の実施に関すること。

(11)　訂正の実施をした場合における法第97条の規定に基づく保有個人情報の提供先への通知に関すること。

(12)　利用停止請求に対する利用停止又は一部利用停止の決定における利用停止の実施に関すること。

(13)　審査会への提出資料の作成、意見陳述等に関すること。

(14)　審査請求に係る裁決書の案の作成に関すること。

(15)　ファイル簿等の作成、変更及び抹消に関すること。

(16)　上記(1)から(15)までのほか、本部長が命ずる事項に関すること。

6　組織、人事、給与及び会計等各所属に共通する事務を所管する県本部の課その他請求対象個人情報の内容に係る所属(以下「関係所属」という。)の長(以下「関係所属長」という。)は、県民サービス課長及び担当所属長が行う個人報の保護に関する事務処理に協力(調整等を含む。)するものとする。

第5　個人情報の取扱いに係る事務

1　ファイル簿等

(1)　作成及び主管所属

法第60条第2項に規定する個人情報ファイルを保有する事務を新たに開始しようとするときは、事務を主管する所属(以下「主管所属」という。)はファイル簿等を作成し、県民サービス課長に登録を依頼するものとする。

(2)　登録の通知及びファイル簿等の供覧

ア　登録の通知

県民サービス課長は、主管所属の長(以下「主管所属長」という。)から上記(1)の依頼があったときは、登録年月日及び登録番号をファイル簿等に記入の上、主管所属長に登録の通知を行うものとする。

イ　ファイル簿等の供覧

県民サービス課にファイル簿等を備え付け、一般の閲覧に供するものとする。

(3)　登録の変更及び抹消

ア　登録した事項を変更しようとするときは、主管所属長が登録の変更を県民サービス課長に依頼するものとする。

県民サービス課長は、主管所属長から当該依頼があったときは、変更年月日及び登録番号をファイル簿等に記入の上、主管所属長に登録変更の通知を行うものとする。

イ　主管所属長は、登録したファイル簿等を廃止したときは、登録の抹消を県民サービス課長に依頼するものとする。

県民サービス課長は、主管所属長から当該依頼があったときは、登録を抹消の上、主管所属長に登録抹消の通知を行うものとする。

2　特定個人情報管理台帳

(1)　作成

番号法第2条第11項に規定する個人番号関係事務を取り扱うときは、事務を取り扱う所属が特定個人情報管理台帳(様式第29号。以下「台帳」という。)を作成するものとする。

(2)　整備

特定個人情報保護事務取扱者は、上記(1)に係る特定個人情報の収集、利用、保管等の取扱状況等について、その都度確実に記載し、台帳を整備するものとする。

(3)　点検

個人情報保護事務責任者は、台帳の整備状況について定期的又は随時に点検を行うものとする。

第6　保有個人情報の開示に係る事務

1　窓口における相談及び案内

県民サービス課長は、開示請求を行いたい旨の相談、照会等があった場合には、次の(1)から(5)までにより相談等を受けるとともに、必要な方法を案内するものとする。

(1)　必要とする保有個人情報の確認

どのような保有個人情報について知りたいのかを確認し、その保有個人情報の所在が検索できる程度に内容を特定する。

(2)　対応の選択

相手方が求める保有個人情報の内容等により、次のアからウまでのいずれかで対応すべきものであるかを判断する。

ア　開示請求(法第77条第1項)

イ　他の制度による閲覧等(法第88条)

ウ　本人への情報提供(法第69条第2項第1号)

(3)　他の制度による閲覧、適用除外等

次のア及びイについて説明するものとする。

ア　個人識別符号を含む個人情報に係る開示請求である場合を除き、他の法令等の規定によって閲覧、縦覧又は写しの交付を求めることができる場合には、当該法令等の定めるところによるものであること。(法第88条)

イ　開示請求に係る保有個人情報(以下「請求保有個人情報」という。)が法第124条に掲げるものである場合は法の適用除外等となるため、開示請求の対象とならないこと。

(4)　窓口を設置しない所属等に開示請求又は相談があった場合の取扱い

窓口を設置しない所属及び交番等においては、受付を行わないので、開示請求があった場合には、窓口(情報センター)を案内するものとする。この場合においては、郵便等により開示請求ができることのほか、求めに応じて個人情報保護制度について説明するなど、相談者の利便性を考慮した案内に努めること。

(5)　請求保有個人情報の特定方法

請求保有個人情報については、ファイル簿等、公文書ファイル管理簿(福島県警察の文書管理に関する訓令(令和3年県本部訓令第23号)様式第1号)等を参考にして検索し、当該請求保有個人情報の特定を行うものとする。この場合、担当所属及び関係所属と十分連絡を取るとともに、必要があると認められるときは、当該担当所属又は関係所属の職員の立会いを求めるものとする。

2　窓口における開示請求書の受付等

(1)　開示請求者への説明

窓口に開示請求書が提出されたときは、開示請求者に対し、次のアからオまでについて説明するものとする。

ア　当該開示請求に係る保有個人情報の開示決定等は、開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内に行うこと。

ただし、やむを得ない理由により15日以内に開示決定等を行うことができないときは、開示決定等の期間を延長することがあり、この場合には、開示請求者に対し保有個人情報開示決定等期限延長通知書又は保有個人情報開示決定等期限特例延長通知書により通知すること。

イ　開示決定等をしたときは、開示請求者に対し、保有個人情報開示決定通知書又は保有個人情報の開示をしない旨の決定通知書(以下これらの通知書を総称して「開示等決定通知書」という。)により通知すること。

なお、未成年者の法定代理人による開示請求の場合、開示することが未成年者の利益を害すると認められる場合には、不開示となることがあり得ること。

ウ　保有個人情報を開示する場合の期間、時間、場所等は、上記決定通知書で開示を受ける者と調整するなどして指定すること。

エ　開示を受ける者は、法第87条第3項の規定によりその求める開示の実施方法を、保有個人情報の開示の実施方法等申出書により申し出るようになること。

ただし、開示請求書の「求める開示の実施方法等」に掲げる事項を変更しないときは申出を要しない。(個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「令」という。)第26条第2項)

オ　保有個人情報の写しの交付を受けるときは写しの作成に要する費用を、郵便又は信書便(以下「郵便等」という。)を希望する場合は郵便等に要する費用を負担する必要があること。(第6の5(4)イ「費用徴収」参照)

(2)　開示請求の方法(法第77条)

ア　開示請求は、開示請求書に必要事項を正確に記載し、提出することにより行うものとし、口頭、電話、ファクシミリ、電子メール等による開示請求は認めないものとする。

イ　本人又はその法定代理人若しくは任意代理人(以下これらを「代理人」という。)であることを証明するために必要な書類は、令第22条に掲げるものである。

(ア)　本人による開示請求の場合

a　令第22条の規定に基づき提示又は提出を求める本人確認書類(例)(別表)に従って本人確認書類の提示又は提出を求め、本人であることを確認する。

b　開示請求者から提示され、又は提出された本人確認書類について、行政機関等において適切に本人確認を行ったことを記録として残すなどの目的で、その原本若しくは複写物を保管し、又は個人番号以外の番号等の記録を保存する場合には、これを保有個人情報として適切な管理を行う必要がある。

なお、本人確認書類の原本若しくは複写物を保管し、又は個人番号以外の番号等の記録を保存することは法及び令を遵守する上での必須事項ではないので、複数の職員で本人確認書類を確認し、その旨を記録に残すのみとする方法が望ましい。やむを得ず、個人番号が記録された本人確認書類の原本又は複写物を保管する必要が生じた場合には、個人番号が容易に判明しない措置を必ず講じ、これを保管する必要がない場合には、本人確認をした後に、細断する必要がある。

(イ)　法定代理人による開示請求の場合

a　開示請求を行う法定代理人に対して、上記(ア)に記載した事項に留意しながら、別表に従って、令第22条第1項又は第2項に規定する法定代理人本人に係る本人確認書類の提示又は提出を求め、法定代理人本人であることを確認するとともに、同条第3項に規定する書類の提示又は提出を求め、開示請求に係る保有個人情報の本人の法定代理人の資格を有することを確認する。

b　なりすましや利益相反の防止といった観点からは、法定代理人からの申請があった場合において、適切に本人確認を行うことや必要によって保有個人情報の本人に連絡することなどにより、本人の権利利益を損なうことのないよう対応することが必要である。

c　開示請求を行う法定代理人に対して、開示を受ける前に法定代理人としての資格を喪失した場合には、令第22条第4項の規定により、その旨を届け出なければならないことを説明する。また、当該開示請求に係る審査手続等を考慮し、提示又は提出された書類等から、開示の実施が想定される日に法定代理人がその資格を喪失しているおそれがないかについて確認する。

(ウ)　任意代理人による開示請求の場合

a　開示請求を行う任意代理人に対して、上記(ア)に記載した事項に留意しながら、別表に従って、政令第22条第1項又は第2項に規定する任意代理人本人に係る本人確認書類の提示又は提出を求め、任意代理人本人であることを確認するとともに、令第22条第3項に規定する資格を証明する書類の提示又は提出を求め、開示請求に係る保有個人情報の本人(委任者)の任意代理人の資格を有することを確認する。

b　なりすましや利益相反の防止といった観点からは、任意代理人からの申請があった場合において、適切に本人確認を行うほか、保有個人情報の本人(委任者)に確認を求めるなどにより、代理人の資格について、委任状その他その資格を確認する書類の補充を行うものとする。

また、開示の方法を工夫することなどと併せて、本人の権利利益を損なうことのないよう対応するものとする。

(エ)　開示請求を行う任意代理人に対して、開示を受ける前に任意代理人としての資格を喪失した場合には、令第22条第4項の規定により、その旨を届け出なければならないことを説明する。また、当該開示請求に係る審査手続等を考慮し、提出された書類等から、開示の実施が想定される日に任意代理人がその資格を喪失しているおそれがないかについて確認する。

ウ　法では、「個人情報」を生存する個人に関する情報に限っているところ、死者に関する情報が、同時に遺族等の生存する個人を識別することができる場合に限り、当該生存する個人を本人とする個人情報に該当するものである。

この場合、当該情報は、開示等請求の対象となる。

なお、死者に関する情報を開示請求する場合には、令第22条の本人確認書類のほかに、別添により、請求者本人が請求できるものであるか否かの確認を行うものとする。

エ　開示請求書の記載内容が満たされており、かつ、保有個人情報の特定ができる場合には、郵便等による開示請求書の提出も認めるものとする。この際は、本人又はその代理人(以下「本人等」という。)であることを証明するために令第22条の書類の写し等を併せて提出させ、事後速やかに電話等により本人等の確認を行うものとする。

オ　開示請求に係る保有個人情報は、開示請求書1枚につき原則として1件とする。ただし、同一の担当課に係る同一内容の複数の保有個人情報について開示請求があった場合は、1枚の開示請求書による複数の開示請求を認めるものとする。

カ　婚姻等の事由により開示請求における氏名と開示請求に係る保有個人情報における氏名が異なる場合には、上記イに掲げる書類のほか、開示請求に係る保有個人情報における氏名が記載されている戸籍抄本等の提出又は提示を併せて求めるものとする。

(3)　開示請求書の記載事項の確認

ア　開示請求の宛先

(ア)　公安委員会及び本部長以外の実施機関に開示請求すべきものであることが明確である場合には、開示請求書を開示請求者に返戻するとともに、当該他の実施機関を教示するものとする。

(イ)　公安委員会に開示請求すべきものが本部長宛てに行われ、又は本部長に開示請求すべきものが公安委員会宛てに行われた場合には、開示請求の宛先を正しいものとするよう補正を求めるものとする。

イ　「住所又は居所」、「氏名」及び「連絡先」欄

(ア)　本人が開示請求をする場合

本人の住所、氏名及び本人に確実かつ迅速に連絡するため連絡先の電話番号(自宅、勤務先、内線番号等)が記載されていること。

(イ)　代理人が開示請求をする場合

代理人の住所、氏名及び連絡先が記載されていること。

法人が請求する場合には、法人の所在地、法人名及び代表者の氏名が記載されていること。

ウ　「開示を請求する保有個人情報」欄

知りたいと思う保有個人情報が特定できる程度に具体的に記載されていること。

保有個人情報が具体的に特定ができない場合は、開示請求書を受け付けるときに聞き取りやファイル簿、登録簿及び公文書ファイル管理簿の利用並びに担当所属との連絡を行うなどして特定に努めること。

開示請求書の受付時にどうしても特定できないような場合は、「開示を請求する保有個人情報」欄等に記載されている内容から判断するものとし、その旨を開示請求者に伝えること。

エ　「求める開示の実施方法等」欄

希望の開示方法の番号が○印で囲まれていること。

「＜実施の方法＞」「(1)閲覧」が囲まれているときは、開示決定された保有個人情報を閲覧するとの意味であり、「(2)写しの交付」が囲まれているときは、写しの交付を受けるとの意味である。

したがって、閲覧した上で写しの交付を受けるのであれば、双方を囲まなければならない。

また、「(2)写しの交付」だけが囲まれているときは、開示された保有個人情報の写しの全てを受領することになるので、請求者に確認すること。

「＜実施の希望日＞」欄は、開示決定が行われる際に改めて日時等を調整することから、必ずしも記載を要しない。

また、開示の実施は法第82条第1項の開示決定が行われて以降の日となることから、必ずしも希望日に実施できるとは限らない旨を説明すること。

オ　「請求者本人確認書類」欄

令第22条の書類のうち、該当するものが○印で囲まれているか確認する。

(ア)　窓口で開示請求をする場合

「1運転免許証」、「2健康保険被保険者証」、「3個人番号カード(住民基本台帳カード又は住民基本台帳カード(住所記載のあるもの)」及び「4在留カード、特別永住者証明書又は特別永住者証明書とみなされる外国人登録証明書」の提示又は提出を求める。

これらの書類以外の場合、別表に記載された書類により本人確認を行い、「5その他」の欄に提示又は提出された書類名が記載されているか確認する。

(イ)　郵便等で開示請求があった場合

上記(ア)の本人確認書類の写しに併せて、住民票の写し(ただし、開示請求の前30日以内に作成されたものに限る。)が提出されているか確認する。

なお、個人番号カードを複写機により複写したものが添付されている場合は、表面のみ複写されているもの、住民票の写しについては、個人番号の記載がある場合、当該個人番号が黒塗りされているものに限る。

また、健康保険被保険者証を複写機により複写したものが提出されている場合は、保険者番号及び被保険者等記号・番号が黒塗りにされていること。

カ　「本人の状況等」欄

代理人が本人に代わって開示請求する場合には、請求の対象となる本人が未成年者、成年被後見人又は任意代理委任者のいずれかが分かるよう(1)から(3)までのいずれか一つを○印で囲み、未成年者の場合には、生年月日が記載されていること。

あわせて、本人の氏名、住所又は居所及び連絡先が記載されていること。

キ　「法定代理人が請求する場合」欄

法定代理人が開示請求をする場合には、「1戸籍謄本」、「2(成年後見登記の)登記事項証明書」その他別表1に掲げる法定代理人であることを証明する書類(ただし、開示請求の前30日以内に作成されたものに限る。)の提示又は提出を求めるものとする。

ク　「任意代理人が請求する場合」欄

任意代理人が開示請求をする場合には、「1委任状」又は「2その他」(その資格を証明する書類(ただし、開示請求の前30日以内に作成されたものに限る。))の提出を求めるものとする。

ただし、委任状については、①委任者の実印により押印させた上で印鑑登録証明書(ただし、開示請求の前30日以内に作成されたものに限る。)を添付させるか、又は②委任者の運転免許証、個人番号カード(個人番号通知カードは不可)等本人に限り発行される書類の写しを併せて提出させるものとする。

なお、委任状は、その複写物は認められないので、必ず原本を提出するよう説明するものとする。

(4)　開示請求書の職員記入欄の留意事項

ア　「担当課(署)」欄

請求に係る保有個人情報を保有する担当所属を記載するものとする。

なお、同一内容の保有個人情報が複数の所属に存在する場合は、当該保有個人情報を作成した所属又は当該保有個人情報に係る事務事業の主体となっている所属を担当所属とする。

イ　その他

今後の事務処理上参考となる事項等について、適宜欄外に記載するものとする。

(5)　開示請求の受付及び送付

開示請求書を受け付けたときは、保有個人情報開示請求等処理簿(様式第30号。以下「保有個人情報開示請求等処理簿」という。)に登載するとともに、開示請求書の写しを担当所属へ速やかに送付し、開示請求があった旨を通知するものとする。この場合において、必要があるときは、関係所属にも送付するものとする。

(6)　保有個人情報が不存在の場合の取扱い

ア　窓口で保有個人情報を特定する段階で当該保有個人情報の不存在が判明した場合には、開示請求者に対し当該保有個人情報が不存在である旨を説明するものとする。この場合においてもなお不存在である保有個人情報について開示請求するときは、法第82条第2項の規定により不開示になることを説明するものとする。

イ　窓口に開示請求書が提出された後に開示請求に係る保有個人情報の不存在が明らかになった場合には、担当所属長は、開示請求者に対し法第82条第2項の規定により不開示の決定をし、県民サービス課長が請求者に通知するものとする。

(7)　保有個人情報の存否を明らかにできない場合の取扱い

開示請求に係る保有個人情報が存在しているか否かを明らかにできない場合は、法第81条の規定により請求を拒むことになるので、開示請求書が提出されるときは、当該規定に該当する可能性がある保有個人情報については、存在しているか否かについて答えないよう、慎重に対応するものとする。

(8)　開示請求書の補正

ア　受付の際に、開示請求書の記載事項に漏れがある場合や、請求保有個人情報を特定できない場合には、県民サービス課長は、窓口において法第77条第3項の規定により開示請求者に補正を求めるものとする。

イ　郵便等による開示請求の場合その他窓口において補正することができないときには、県民サービス課長(必要に応じて担当所属長又は関係所属長)が開示請求者と連絡を取り、相当の期間を定めて開示請求者に補正を求めるものとする。

ウ　開示請求者が補正に応じない場合には、請求書の形式上の不備により不適法となるため、開示請求を拒否することとなるので、補正は原則として文書により行うものとし、また、その処理経過を明らかにしておくこと。

なお、補正を求める場合には、開示請求者に対して補正に必要な情報の提供に努めなければならない。

3　開示決定等

(1)　開示決定等の期限

開示請求書が窓口に到達した日をもって、法第76条第1項に規定する開示請求があった日として取り扱うものとする。したがって、開示請求書が窓口に提出された日の翌日から起算して15日以内に開示決定等をしなければならないので、留意する必要がある。

また、補正を求めた場合、当該補正に要した日数は、その期間に算入されない。

なお、開示決定等の期限の最終日が福島県の休日を定める条例(平成元年福島県条例第7号)に規定する県の休日に当たるときは、その翌日が満了日となる。

(2)　開示決定等の期限の延長

ア　条例第6条第2項の規定により、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、開示決定等の期限を30日以内に限り延長することができる。

イ　担当所属長は、開示決定等の期限を延長する必要があると認めた場合には、延長の期間及び理由を県民サービス課長に通知するものとする。

ウ　県民サービス課長は、担当所属長からの通知を受け、開示請求書が窓口に提出された日の翌日から起算して15日以内に、保有個人情報開示決定等期限延長通知書により、開示請求者に通知するものとする。

(3)　開示決定等の期限の特例

ア　条例第7条の規定により、開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、開示請求があった日から45日以内にその全てについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、条例第6条の規定にかかわらず、実施機関は、開示請求に係る保有個人情報のうちの相当の部分につき当該期間内に開示決定等をし、残りの保有個人情報については相当の期間内に開示決定等をすれば足りる。

イ　担当所属長は、期限の特例を適用する必要があると認めた場合には、請求保有個人情報のうち、相当の部分につき開示決定等をする期間及び当該期間内に開示決定等をする部分並びに条例第7条を適用する理由及び残りの請求保有個人情報について開示決定等をする期限を県民サービス課長に通知するものとする。

ウ　県民サービス課長は、担当所属長からの通知を受け、開示請求書が窓口に提出された日から45日以内に、保有個人情報開示決定等期限特例延長通知書により、開示請求者に通知するものとする。

(4)　内容の検討

ア　担当所属長は、開示等保有個人情報が法第78条各号に該当するか否かを検討するものとする。

イ　県民サービス課長は、開示等保有個人情報に他の所属が所掌する事務に関わる情報が含まれている場合には、開示決定等を行うための必要な調整を行うほか、一つの所属を指定し、検討の取りまとめを依頼することができる。

ウ　警務部長は、開示等保有個人情報の数量、記録されている情報の内容等から必要と認めるときは、別に定めるところによるプロジェクトチームにより、開示決定等の検討を行わせることができる。

(5)　事案の移送

ア　担当所属長は、開示等保有個人情報が他の実施機関から提供されたものである場合や当該開示等保有個人情報に他の実施機関の事務に密接な関連を有する情報が含まれている場合など、開示・不開示の判断を他の実施機関に委ねることがより的確な判断に資すると認められるときは、当該他の実施機関の担当所属長と事案の移送について協議するものとし、当該他の実施機関へ事案を移送することについて協議が整った場合には、その旨を県民サービス課長に通知するものとする。

イ　県民サービス課長は、担当所属長からの通知を受け、保有個人情報開示請求事案移送書に開示請求書を添えて、当該他の実施機関に送付するとともに、開示請求者に対し、保有個人情報開示請求事案移送通知書により通知するものとする。

(6)　第三者に対する意見書提出の機会の付与

ア　開示請求に係る保有個人情報に第三者に関する情報が含まれている場合、法第86条の規定による機会の付与は、開示・不開示の判断を容易に行うことができる場合を除き、原則として行うものとする。

また、その通知は、第三者意見照会書(法第86条第1項適用)又は第三者意見照会書(法第86条第2項適用)により行うこととなる。

イ　意見書提出の機会を付与された第三者からの意見書は、書面によらなければならない(第三者が不服申立てをすることができるのは、意見書提出の機会を付与されて、反対意見書を提出した場合に限定されるため。)ので、意見書の提出に当たっては、保有個人情報の開示決定等に関する意見書により行うよう教示するものとする(口頭による意見の表明は、意見書とはならないので注意すること。)。

ウ　意見書提出の期限については、保有個人情報の内容、条例第6条の規定による期限等を考慮するほか、必要に応じて、事前に第三者に対して提出に要する期間を確認した上で設定するものとする。

エ　上記イにより提出された意見書により第三者が情報の開示に反対する意思表示を示した場合に開示決定をするときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。

また、第三者に開示決定後直ちに、反対意見書に係る保有個人情報開示決定等通知書により通知しなければならない。

通知に際しては、第三者の意見を踏まえた上で法第78条各号の不開示情報に該当しないため開示になることを、できるだけ具体的に第三者に説明すること。

(7)　未成年者の法定代理人による開示請求の取扱い

ア　県民サービス課長は、満15歳以上の未成年者の法定代理人による開示請求があった場合は、未成年者と法定代理人との利害関係が容易に判断できる場合を除き、原則として、未成年者本人に対し、当該未成年者本人が開示について同意するか否かを確認する。

イ　担当所属長は、原則として未成年者本人の意思に基づき、開示・不開示の判断を行うものとする。

(8)　開示決定等の決裁

ア　決裁手続

(ア)　担当所属長は、開示等保有個人情報が記録された公文書の写しに、不開示としようとする部分を明らかにした状態にして、開示決定等の決裁を受けるものとする。この場合において、担当所属長は、関係所属長及び県民サービス課長に合議するものとする。

(イ)　開示等保有個人情報が複数所属にわたる場合その他開示等保有個人情報の内容から担当所属長以外において決裁を受けることが合理的であると認められる場合は、県民サービス課長が担当所属長及び関係所属長と協議の上、決裁を受ける所属を決定するものとする。

(ウ)　開示決定等に係る決裁を終了した担当所属長は、直ちに開示等保有個人情報の内容並びに開示しない部分、根拠規定及び理由を県民サービス課長に通知するものとする。

イ　決裁区分

(ア)　公安委員会又は本部長に対する開示請求に係る開示決定等及び却下する旨の決定については、公安委員会又は本部長の決裁を要するものとする。ただし、開示決定等のうち、次のa又はbの場合は、警務部長が専決することができる。

a　開示等保有個人情報の全部を開示する旨の決定をする場合

b　開示決定等に係る不開示情報(同一の類型に属するものを含む。)について過去に不開示決定が行われたことがあり、これと同様の決定をする場合

(イ)　開示請求のうち、開示等保有個人情報が記載された行政文書(同一の類型に属するものを含む。)について、過去に開示請求が行われたことがあり、これと同様の決定をする場合は、担当所属長が専決することができる。

ウ　その他

開示決定等以外の事務の決裁については、それぞれの事務について行うこととされている所属長が専決することができる。この場合において、疑義が生じたときは、警務部長が調整を図るものとする。

(9)　保有個人情報開示決定通知書の記載事項

保有個人情報開示決定通知書の記載事項は、次のとおりである。

ア　「開示する保有個人情報」欄

保有個人情報が全部開示されるのか、部分開示されるのかについて該当する箇所を○印で囲む。

開示する保有個人情報については、開示決定を行った保有個人情報の名称等を正確に記載する。

イ　「不開示とした部分とその理由」欄

(ア)　保有個人情報の一部を不開示とする場合は、不開示とした部分とその理由をできる限り具体的に記載する。

「全部開示」する場合は「なし」と記載する。

(イ)　法第78条のいずれかに該当するのかを記載し、その理由をできるだけ具体的に記載すること(理由の記載に当たっては、「(理由)」と頭書すること。)。

なお、法第78条のうちの複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載する。

ウ　「開示する保有個人情報の利用目的」欄

法第61条第1項の規定に基づき特定した利用目的を記載する。

なお、法第62条第2号又は第3号に該当するため記載できない場合には、「法第62条第2号に該当」又は「法第62条第3号に該当」と記載する。

エ　「開示の実施の方法等」欄

「1開示の実施の方法等」

開示請求書の＜実施の方法＞欄に記載された方法を勘案し、次の保有個人情報の種類に応じ、それぞれ次に掲げる例のように記載すること。

(ア)　文書又は図画

「文書の閲覧により開示を実施します。」

「写しの送付により開示を実施します。」

(イ)　電磁的記録

「再生したものの閲覧により開示を実施します。」

「用紙に出力した物の交付により開示を実施します。」

「専用機器により再生したものを複写した物の交付により開示を実施します。」

「2事務所において開示を実施することができる日時、場所」

「期間」及び「時間」は、開示等決定通知書が開示請求者に到達すると思われる日から数日後の、勤務時間内の日時(期間)を指定すること。この場合、開示請求者及び窓口と事前に電話等で連絡を取り、互いに都合のよい日時(期間)を指定するよう努めるものとする。

「場所」は、「情報センター」とする。

なお、公文書の写しを郵便等により交付する場合には、この欄は記載しないこと。

「3写しの送付を希望する場合の準備日数、送付に要する費用(見込額)」写しの送付を行う場合の準備日数を、例えば、「「公文書の写しの交付申請書」の提出があった日から○日後までに発送」のように開示請求者に送付される時期の目処が分かるように記載する。

送付に要する費用(見込額)については、写しを送付する場合の費用(見込額)を記載する。(「公文書の写しの交付申請書」を同封する場合、その額と同額)

(10)　保有個人情報の開示をしない旨の決定通知書の記載事項

保有個人情報の開示をしない旨の決定通知書の記載事項は、次のアからウまでのとおりである。

ア　「開示請求に係る保有個人情報の名称等」欄

開示請求のあった保有個人情報の名称等を記載する。

イ　「開示しないこととした理由」

(ア)　法第78条のいずれに該当するのかを記載し、その理由をできるだけ具体的に記載すること(理由の記載に当たっては、「(理由)」と頭書すること。)。

なお、法第78条のうちの複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載する。

(イ)　存否の応答を拒否するときは、法第81条に該当する旨を記載し、「開示請求に係る保有個人情報の存否を答えること自体が、法第78条第○号の不開示情報を開示することになるので、当該保有個人情報があるともないともいえないが、仮にあるとしても、法第78条第○号により不開示情報に該当します。」というように、当該保有個人情報の存否が判明しないように記載すること。

(ウ)　求める保有個人情報を保有していないときは、「開示請求に係る保有個人情報については、作成していない(取得していない)(○年に作成された○年保存の公文書に記録されており、○年に廃棄している)ため、保有していません。」というように、当該保有個人情報が存在しない理由を記載すること。

ウ　不適法な開示請求の取扱い

請求書に形式上の不備(法第77条第3項の規定により補正を求めたにもかかわらず補正に応じない場合、自己に関する保有個人情報と認められない情報について開示請求をする場合等)が存在する場合又は請求権の行使が権利濫用に当たる場合等開示請求が不適法である場合には、県民サービス課長又は担当所属長は、当該開示請求に対し、保有個人情報の開示をしない旨の決定を行うものとする。

(11)　決定の通知

県民サービス課長は、開示決定等をしたときは、開示決定通知書等により、開示請求者に対し、速やかに通知するとともに、その通知書の写しを担当所属長及び関係所属長に送付するものとする。

4　公安委員会に対する報告

県民サービス課長は、本部長が行った開示決定等の概要について、公安委員会に報告するものとする。

5　保有個人情報の開示の実施

(1)　日時及び場所(規則第3条)

保有個人情報の開示は、保有個人情報開示決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所(情報センター)で実施するものとする。ただし、天災その他やむを得ない理由があるときは、あらかじめ指定した日時を変更することができる。

(2)　開示の準備

ア　担当所属長は、開示に供する保有個人情報をあらかじめ準備し、開示の指定時刻までに窓口に搬入するものとする。写しの交付により開示を行う場合及び破損のおそれがあるなどの理由により、原本を複写した物を開示する場合は、あらかじめ保有個人情報の写しを準備するものとする。

イ　開示を行う窓口においては、来庁した開示請求者に対して、開示等決定通知書及び令第22条の書類の提出又は提示を求め、開示請求者であるか否かの確認を行うものとする。

なお、任意代理人による個人識別符号を含む個人情報の開示請求である場合には、上記書類のほか、開示請求時に提出されている当該任意代理人の本人確認書類の提出又は提示を求め、当該任意代理人本人であるかを十分に確認するものとする。

(3)　保有個人情報の閲覧、聴取又は視聴(規則第3条、第4条)

ア　閲覧、聴取又は視聴(以下「閲覧等」という。)の実施

県民サービス課長は、次の(ア)及び(イ)に掲げる媒体の区分に応じて、それぞれに掲げる保有個人情報を提示し、開示請求者の求めに応じて当該保有個人情報の内容等について説明するものとする。

(ア)　文書又は図画開示に供する物の提示(専用機器等により印刷、視聴などするものについてはそれにより行うものとする。)

(イ)　電磁的記録

a　用紙に出力することができる電磁的記録用紙に出力した物の提示

b　上記aに掲げる電磁的記録以外の電磁的記録専用機器による閲覧等

イ　閲覧等の中止又は禁止

県民サービス課長は、閲覧者に、保有個人情報が記録されている物を汚損し、又は破損することのないよう説明する。当該閲覧に係る物を改ざんし、汚損し、若しくは破損したとき又はこれらの行為をするおそれがあるときは、当該閲覧等を中止させ、又は禁止するものとする。(規則第3条第2項)

ウ　開示当日に写しの交付を求められた場合の取扱い

当初は閲覧の請求だけであったにもかかわらず開示の当日に写しの交付を求められた場合は、保有個人情報の開示の実施方法等申出書の提出を受け対応するものとする。

(4)　保有個人情報の写しの交付

ア　保有個人情報の写しの作成方法

規則第5条第1項に規定する別表第1又は同条第2項に規定する別表第2により作成すること(開示等決定通知書の「開示の方法」欄に複数の開示の方法を記載した場合にあっては、開示を受ける者と事前に調整すること。)。

写しの作成に当たっては、原本と同様の写しとすること。ただし、開示を受ける者との事前の調整により、原本が片面のものを集約して両面印刷とすることは認められるが、縮小編集することは認められない。

著作権法により複製を禁じられている物については、その部分は写しの交付ができないので、留意する必要がある。

イ　費用の徴収

(ア)　公文書等の写しの交付申請書の提出

保有個人情報の写しを交付するときは、開示請求者に対して、公文書等の写しの交付申請書(情報公開事務取扱要綱(平成19年12月25日付け達(県サ)第467号)様式第4号)の提出を求めるものとする。

(イ)　徴収の方法

規則第5条に規定する費用は、県民サービス課長が、福島県財務規則(昭和39年福島県規則第17号)の定めるところにより徴収するものとする。ただし、窓口において、保有個人情報の写しの交付に要する費用を直接収納する場合、出納機関(現金出納員、現金取扱員等)は、現金等出納簿及び収入調書の整理をその日1日分に取りまとめて行うものとする。

(ウ)　収入の歳入科目

保有個人情報の写しの交付に要する費用に係る収入の歳入科目は、次のとおりとする。

(款)諸収入　(項)雑入　(目)雑入　(節)雑入

(5)　指定日時以外の開示の実施

県民サービス課長は、天災その他やむを得ない理由又は開示請求者の都合によりあらかじめ指定した日時に開示を実施することができなくなった場合は、当該開示請求者と調整の上、別の日時に開示を実施することができるものとする。この場合、改めて開示等決定通知書は送付しないものとし、当初の開示等決定通知書の発議書の「起案理由」欄に変更した日時を記載するものとする。

なお、開示請求者は開示を受ける際に当初の開示等決定通知書及び令第22条の書類を持参する必要があるので、開示請求者への連絡の際には、その旨を併せて連絡するものとする。

(6)　部分開示の方法

保有個人情報の開示に当たっては、請求の対象外の部分は白抜きとし、不開示部分は黒塗りとする。

なお、開示の仕方は、次のアからウまでのとおりである。

ア　開示部分と不開示部分とがページ単位で区分できるとき。

取り外しのできる物は、不開示部分を取り外して開示部分のみを開示する。取り外しのできない物は、開示部分が記録されているページを複写した物、不開示部分を袋で覆った物等により開示する。

イ　開示部分と不開示部分が同一ページにあるとき。

不開示部分を遮へい物で覆った公文書、不開示部分を遮へい物で覆って複写した物、該当ページを複写した上で不開示部分を黒インク等で塗りつぶし再度複写した物等により開示する。

ウ　電磁的記録の部分開示については、当分の間、用紙に出力することができるものについてのみ行うこととする。ただし、開示しないものとする情報が記録されている部分を容易に、かつ、開示請求の趣旨が損なわれない程度に分離できるときは、当該部分を一定の符号(「■」、「●」等)に置き換えて行うこととする。

なお、開示の方法については、上記イの方法に準ずるものとする。

(7)　その他

開示を実施した際に、開示された内容が間違っているときには訂正請求ができること及び開示を受けた保有個人情報の取扱いが法の規定に違反しているときには利用停止請求ができることを案内するものとする。

あわせて、訂正請求及び利用停止請求ができるのは、開示を受けた日から90日以内であることを説明するものとする。

第7　保有個人情報の訂正に係る事務

1　窓口における相談及び案内

県民サービス課長は、次の(1)から(3)までにより窓口における訂正請求の相談及び案内を行うものとする。

(1)　請求内容の聴取

訂正請求の趣旨及び内容を十分に聴取し、請求の内容が訂正請求として対応すべきものであるか否かを確認する。

また、他の法令等の規定によって保有個人情報の訂正を求めることができる場合には、当該法令等の定めるところによるので(法第90条第1項)、その旨を説明するものとする。

(2)　窓口を設置しない所属等に訂正請求又は相談があった場合の取扱い

窓口を設置しない所属及び交番等においては、受付を行わないので、訂正請求があったときには、窓口(情報センター)を案内するものとする。

(3)　開示を受けていることの確認

訂正請求をする場合には、訂正請求に係る保有個人情報について、法第87条の規定により開示を受けている必要があるため、必要に応じ、訂正請求者に開示等決定通知書又は開示を受けた保有個人情報の写し等の提示を求めることにより、既に開示を受けていることを確認する必要がある。

この場合、個人情報保護法以外の法令又は他の条例の規定により実施機関から保有個人情報の開示を受け、かつ、当該法令等に訂正の手続の定めがないときは、開示を受けた保有個人情報とみなし、訂正請求を受け付けることとする。

なお、開示を受けていない場合には、訂正請求をする前に開示請求をして開示を受ける必要があること及び開示を受けた日から90日を超えている場合は再度開示を受ける必要があることを説明する。

2　窓口における訂正請求書の受付等

(1)　訂正請求者への説明

窓口に訂正請求書が提出されたときは、訂正請求者に対し、次のア及びイについて説明するものとする。

ア　当該訂正請求に係る訂正決定等(法第94条に規定する訂正決定等をいう。以下同じ)は、訂正請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に行うこと。

ただし、やむを得ない理由により30日以内に訂正決定等を行うことができないときは決定期間を延長することがあり、この場合には、訂正請求者に対し保有個人情報訂正決定等期限延長通知書又は保有個人情報訂正決定等期限特例延長通知書により通知すること。

イ　訂正決定等をしたときは、訂正請求者に対し、保有個人情報訂正決定通知書又は保有個人情報の訂正をしない旨の決定通知書(以下これらの通知書を総称して「訂正等決定通知書」という。)により通知すること。

(2)　訂正請求の方法(法第91条)

ア　訂正請求は、訂正請求書に必要事項を正確に記載し、提出することにより行うものとし、口頭、電話、ファクシミリ、電子メール等による訂正請求は認めないものとする。

イ　本人又はその代理人であることを証明するために必要な書類は、令第22条に掲げるものである。

ウ　訂正請求書の記載内容が満たされており、かつ、開示を受けた保有個人情報が特定できる場合には、郵便等による訂正請求書の提出も認めるものとする。この際は、本人又はその代理人であることを証明するため令第22条の書類の写し等を併せて提出させ、事後速やかに電話等により本人等の確認を行うものとする。

エ　訂正請求書に記載する保有個人情報は、訂正請求書1枚につき原則として1件とする。ただし、同一の担当所属に係る同一内容の複数の保有個人情報については、訂正請求書による複数の訂正請求を認めるものとする。

(3)　訂正請求書の記載事項の確認

ア　「住所又は居所」、「氏名」及び「連絡先」欄

(ア)　本人が訂正請求をする場合

本人の住所、氏名及び本人に確実かつ迅速に連絡するため連絡先の電話番号(自宅、勤務先、内線番号等)が記載されていること。

(イ)　代理人が訂正請求をする場合

代理人の住所、氏名及び連絡先が記載されていること。

法人が請求する場合には、法人の所在地、法人名及び代表者の氏名が記載されていること。

イ　「訂正請求に係る保有個人情報の開示を受けた日」欄

法第87条の規定により保有個人情報の開示を受けた日(法令又は他の条例の規定により開示を受けたとみなされる場合を含む。)が記載されていること。

ウ　「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報」欄

開示を受けた保有個人情報の内容が特定できる程度に具体的に記載されていること。

エ　「訂正請求の趣旨及び理由」欄

訂正請求の趣旨にはどのような訂正を求めるのか、理由には訂正請求の趣旨を裏付ける根拠が記載されていること。

また、訂正を求める内容が事実に合致することを証明する資料等がある場合には、当該資料の提出又は提示を求めるものとする。

ただし、個人識別符号を含む個人情報の訂正請求に係る資料であって、個人番号が記載されたものについては、訂正請求に係る特定個人情報保護事務担当者として定められた者のみが提出又は提示を受けなければならない。

なお、事実の訂正を求めるものでない場合には、内容が事実でないもののみ訂正請求ができる旨を説明する。(法第90条第1項)

おって、訂正は保有個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で行われる旨を説明する。(法第92条)

オ　「請求者本人確認書類」欄(第6の2(3)オ)

開示請求と同様に確認すること。

カ　「本人の状況等」欄(第6の2(3)カ)

開示請求と同様に確認すること。

キ　「法定代理人が請求する場合」欄(第6の2(3)キ)

開示請求と同様に確認すること。

ク　「任意代理人が請求する場合」欄(第6の2(3)ク)

開示請求と同様に確認すること。

(4)　訂正請求書の職員記入欄の留意事項

ア　「担当課(署)」欄(第6の2(4)ア)

開示請求と同様に担当所属を記載する。

イ　その他

今後の事務処理上参考となる事項等について、適宜欄外に記載するものとする。

(5)　訂正請求の受付

訂正請求書は、情報センターにおいて受け付けるものとする。

訂正請求書を受け付けたときは、保有個人情報開示請求等処理簿に記載するとともに、訂正請求書の写しを担当所属へ速やかに送付し、訂正請求があった旨を通知するものとする。この場合において、必要があるときは、関係所属にも送付するものとする。

なお、担当所属において訂正請求に係る保有個人情報の特定ができない場合や訂正請求書に不備がある場合には、法第91条第3項の規定により県民サービス課長が訂正請求者に補正を求めるものとする。

(6)　訂正請求書等の送付は開示請求書等の送付に準じて行うものとする。(第6の2(5))

3　訂正決定等

(1)　訂正決定等の期限

ア　訂正請求書が窓口に到達した日をもって、法第94条第1項に規定する訂正請求があった日として取り扱うものとする。

したがって、訂正請求書が窓口に提出された日の翌日から起算して30日以内に訂正決定等をしなければならないので、留意する必要がある。

また、補正を求めた場合、当該補正に要した日数は、その期間に算入されない。

なお、訂正決定等の期限の最終日が福島県の休日を定める条例に規定する県の休日に当たるときは、その翌日が満了日となる。

イ　決定期間を延長する場合は、法第94条第2項又は法第95条の規定により行うものとする。

(ア)　担当所属長は、訂正決定等の期限を延長する必要があると認めた場合には、延長の期間及び理由を県民サービス課長に通知するものとする。

(イ)　県民サービス課長は、担当所属長からの通知を受け、訂正請求書が窓口に提出された日の翌日から起算して30日以内に、保有個人情報訂正決定等期限延長通知書又は保有個人情報訂正決定等期限特例延長通知書により通知するものとする。

(2)　内容の調査及び検討

担当所属長は、訂正請求のあった保有個人情報に事実の誤りがあるか否か及び実施機関に訂正する権限があるか否かを調査した上で、当該保有個人情報を訂正するか否かを検討するものとする。

また、担当所属長は、訂正請求があった保有個人情報に他の所属が所掌する事務に係る情報が含まれている場合には、当該関係所属長と協議するものとする。

(3)　事案の移送

担当所属長は、訂正請求に係る保有個人情報が他の実施機関において訂正決定等をすることにつき正当な理由があるときは、当該他の実施機関の担当所属の長と協議を行うものとし、協議が整った場合には、その旨を県民サービス課長に通知するものとする。

県民サービス課長は、担当所属長からの通知を受け、保有個人情報訂正請求事案移送書により事案を移送するとともに、訂正請求者に対し、保有個人情報訂正請求事案移送通知書により通知するものとする。

(4)　決定の決裁は、開示に係る決定の決裁の場合と同様に行うものとする。(第6の3(8))

(5)　保有個人情報訂正決定通知書の記載事項

保有個人情報訂正決定通知書の記載事項は、次のとおりである。

ア　「訂正請求に係る保有個人情報の名称等」欄

訂正請求のあった保有個人情報の名称等を記載する。

イ　「訂正請求の趣旨」欄

訂正請求書の訂正請求の趣旨を記載する。

ウ　「訂正決定する内容及び理由」欄

(ア)　「(訂正内容)」

訂正前及び訂正後の保有個人情報の内容を記載する。

(イ)　「(訂正理由)」

訂正の理由を具体的かつ簡潔に記載する。(内容が事実でなかった点など)

(6)　保有個人情報の訂正をしない旨の決定通知書の記載事項

保有個人情報の訂正をしない旨の決定通知書の記載事項は次のとおりである。

ア　「訂正請求に係る保有個人情報の名称等」欄

訂正請求のあった保有個人情報の名称等を記載する。

イ　「訂正をしないこととした理由」欄

訂正をしないこととした理由を具体的かつ簡潔に記載する。(内容が事実であるなど)

ウ　不適法な訂正請求の取扱い

請求書に形式上の不備(法第91条第3項の規定により補正を求めたにもかかわらず、補正に応じない場合、開示を受けてから90日を超えて請求した場合等)が存在する場合、又は請求権の行使が権利濫用に当たる場合等訂正請求が不適法であるときは、担当所属長は、保有個人情報の訂正をしない旨の決定をするものとする。

(7)　決定の通知

県民サービス課長は、訂正決定等について自ら決裁を受けたとき又は決裁が終了した旨の連絡を受けたときは、訂正等決定通知書により、訂正請求者に対し速やかに通知するとともに、その写しを担当所属長及び関係所属長に送付するものとする。

(8)　保有個人情報の訂正の実施

担当所属長は、訂正請求に係る保有個人情報を訂正する旨の決定をしたときは、訂正決定通知書を送付する前に当該保有個人情報を訂正するものとする。

(9)　保有個人情報の提供先への通知

担当所属が訂正決定に基づく保有個人情報の訂正の実施をした場合において、当該訂正決定に係る保有個人情報を公安委員会及び本部長以外の実施機関並びに県の機関以外のものへ提供しているときは、必要とされる範囲内で、当該他の提供先に対し、保有個人情報提供先への訂正決定通知書を送付するものとする。

第8　保有個人情報の利用停止に係る事務

1　窓口における相談及び案内

県民サービス課長は、次の(1)から(3)までにより窓口における利用停止請求の相談及び案内を行うものとする。

(1)　請求内容の聴取

利用停止請求の趣旨及び内容を十分に聴取し、請求の内容が利用停止請求として対応すべきものであるか否かを確認する。

また、個人識別符号を含む個人情報に係る利用停止請求である場合を除き、他の法令等の規定によって保有個人情報の利用停止を求めることができる場合には、当該法令等の定めるところにより、その旨を説明するものとする。(法第98条第1項)

(2)　窓口を設置しない所属等に利用停止請求又は相談があった場合の取扱い

窓口を設置しない所属及び交番等においては、受付を行わないので、利用停止請求があったときには、窓口(情報センター)を案内するものとする。

(3)　開示を受けていることの確認

利用停止請求をする場合には、利用停止請求に係る保有個人情報について、法第87条の規定により開示を受けている必要があるため、必要に応じ、利用停止請求者に保有個人情報開示決定通知書又は開示を受けた保有個人情報の写し等の提示を求めることにより、既に開示を受けていることを確認する必要がある。

この場合、法令又は他の条例の規定により実施機関から保有個人情報の開示を受け、かつ、当該法令等に利用停止の手続の定めがないときは、開示を受けた保有個人情報とみなすものとする。

2　窓口における利用停止請求書の受付等

(1)　利用停止請求者への説明

窓口に利用停止請求書が提出されたときは、利用停止請求者に対し、次のことを説明するものとする。

ア　当該利用停止請求に係る利用停止決定等(法第102条に規定する利用停止決定等をいう。以下同じ。)は、利用停止請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に行うこと。

ただし、やむを得ない理由により30日以内に利用停止決定等を行うことができないときは決定期間を延長することがあり、この場合には、利用停止請求者に対し保有個人情報利用停止決定等期限延長通知書又は保有個人情報利用停止決定等期限特例延長通知書により通知すること。

イ　利用停止決定等をしたときは、利用停止請求者に対し保有個人情報利用停止決定通知書及び保有個人情報の利用停止をしない旨の決定通知書(以下これらの通知書を総称して「利用停止等決定通知書」という。)により通知すること。

(2)　利用停止請求の方法(法第99条)

ア　利用停止請求は、利用停止請求書に必要事項を正確に記載し、提出することにより行うものとし、口頭、電話、ファクシミリ、電子メール等による利用停止請求は認めないものとする。

イ　本人又はその代理人であることを証明するために必要な書類は、令第22条に掲げるものである。

ウ　利用停止請求書の記載内容が満たされており、かつ、開示を受けた保有個人情報が特定できる場合には、郵便等による利用停止請求書の提出も認めるものとする。この際は、本人又はその代理人であることを証明するため令第22条の書類の写し等を併せて提出させ、事後速やかに電話等により本人等の確認を行うものとする。

エ　利用停止請求書に記載する保有個人情報は、利用停止請求書1枚につき原則として1件とする。ただし、同一の担当所属に係る同一内容の複数の保有個人情報について利用停止請求書による複数の利用停止請求を認めるものとする。

(3)　利用停止請求書の記載事項の確認

ア　「住所又は居所」、「氏名」及び「連絡先」欄

(ア)　本人が利用停止請求をする場合

本人の住所、氏名及び本人に確実かつ迅速に連絡するため連絡先の電話番号(自宅、勤務先、内線番号等)が記載されていること。

(イ)　代理人が利用停止請求をする場合

代理人の住所、氏名及び連絡先が記載されていること。

法人が請求する場合には、法人の所在地、法人名及び代表者の氏名が記載されていること。

イ　「利用停止請求に係る保有個人情報の開示を受けた日」欄

法第87条の規定により保有個人情報の開示を受けた日(法令又は他の条例の規定により開示を受けたとみなされる場合を含む。)が記載されていること。

ウ　「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報」欄

開示された保有個人情報の内容が特定できる程度に具体的に記載されていること。

エ　「利用停止請求の趣旨及び理由」欄

利用停止請求をする根拠となる法の規定及び求める措置について、該当する事項が○印で囲まれていること。

また、理由については、利用停止請求の趣旨を裏付ける根拠、法又は他の法令等違反であると認める具体的な内容が分かる程度に記載されていること。

なお、利用停止を求める内容が法令又は他の法令等の規定に違反していることについて参考となる資料等がある場合には、その提出又は提示を求めるものとする。

この場合、当該資料の提示を求めた場合には、当該資料の写しをとり保管するものとする。

ただし、個人識別符号を含む個人情報の利用停止請求に係る資料であって、個人番号が記載されたものについては、利用停止請求に係る特定個人情報保護事務担当者として定められた者のみが提出又は提示を受けなければならない。

オ　「請求者本人確認書類」欄(第6の2(3)オ)

開示請求と同様に確認すること。

カ　「本人の状況等」欄(第6の2(3)カ)

開示請求と同様に確認すること。

キ　「法定代理人が請求する場合」欄(第6の2(3)キ)

開示請求と同様に確認すること。

ク　「任意代理人が請求する場合」欄(第6の2(3)ク)

開示請求と同様に確認すること。

(4)　利用停止請求書の職員記入欄の留意事項

ア　「担当課(署)」欄(第6の2(4)ア)

開示請求と同様に担当所属を記載する。

イ　その他

今後の事務処理上参考となる事項等について、適宜欄外に記載するものとする。

(5)　利用停止請求の受付

ア　利用停止請求書は、窓口において受け付けるものとする。

なお、担当所属において利用停止請求に係る保有個人情報の特定ができない場合や利用停止請求書に不備がある場合には、法第99条第3項の規定により県民サービス課長が利用停止請求者に補正を求めるものとする。

イ　利用停止請求書を受け付けたときは、保有個人情報開示請求等処理簿に記載するとともに、利用停止請求書の写しを担当所属へ速やかに送付し、利用停止請求があった旨を通知するものとする。この場合において、必要があるときは、関係所属にも送付するものとする。

(6)　利用停止請求書等の送付は、開示請求書等の送付に準じて行うものとする。(第6の2(5))

3　利用停止決定等

(1)　利用停止決定等の期限

ア　利用停止請求書が窓口に到達した日をもって、法第99条第1項に規定する利用停止請求があった日として取り扱うものとする。

したがって、利用停止請求書が窓口に提出された日の翌日から起算して30日以内に利用停止決定等をしなければならないので、留意する必要がある。

また、補正を求めた場合、当該補正に要した日数は、その期間に算入されない。

なお、利用停止決定等の期限の最終日が福島県の休日を定める条例に規定する県の休日に当たるときは、その翌日が満了日となる。

イ　決定期間を延長する場合は、法第102条第2項又は法第103条の規定により行うものとする。

この場合、利用停止請求書が窓口に提出された日の翌日から起算して30日以内に保有個人情報利用停止決定等期限延長通知書又は保有個人情報利用停止決定等期限特例延長通知書により通知するものとする。

(2)　内容の調査及び検討

担当所属長は、利用停止請求書が送付されたときは、利用停止請求のあった保有個人情報の取扱いが法令又は他の法律等の規定に違反しているか否かを調査した上で、当該個人情報を利用停止するか否かを検討するものとする。この検討に際して、担当所属長は、県民サービス課長と協議を行うものとする。

担当所属長は、利用停止請求があった保有個人情報に他の所属が所掌する事務に係る情報が含まれている場合には、当該関係所属長と協議するものとする。

(3)　決定の決裁は、開示に係る決定の決裁の場合と同様に行うものとする。(第6の3(8))

(4)　保有個人情報利用停止決定通知書の記載事項

保有個人情報利用停止決定通知書の記載事項は、次のとおりである。

ア　「利用停止請求に係る保有個人情報の名称等」欄

利用停止請求のあった保有個人情報の名称等を記載する。

イ　「利用停止請求の趣旨」欄

利用停止請求書の停止請求の趣旨を記載する。

ウ　「利用停止決定する内容及び理由」欄

(ア)　「(利用停止決定の内容)」

利用停止請求に係る保有個人情報に対して、どのような処理をしたのかを記載する。

(イ)　「(利用停止の理由)」

利用停止の理由を具体的かつ簡潔に記載する。(法令等に違反して保有、取得、提供されていたなど)

(5)　保有個人情報の利用停止をしない旨の決定通知書の記載事項

保有個人情報の利用停止をしない旨の決定通知書の記載事項は次のとおりである。

ア　「理由停止請求に係る保有個人情報の名称等」欄

利用停止請求のあった保有個人情報の名称等を記載する。

イ　「利用停止をしないこととした理由」欄

利用停止をしないこととした理由を具体的かつ簡潔に記載する。(法令等に違反せず保有、取得、提供されているなど)

ウ　不適法な利用停止請求の取扱い

請求書に形式上の不備(法第99条第3項の規定により補正を求めたにもかかわらず、補正に応じない場合、開示を受けてから90日を超えて請求した場合等)が存在する場合、又は請求権の行使が権利濫用に当たる場合等利用停止請求が不適法であるときは、県民サービス課長は、保有個人情報の利用停止をしない旨の決定をするものとする。

(6)　決定の通知

県民サービス課長は、利用停止決定等をしたときは、利用停止等決定通知書を速やかに、利用停止請求者に通知するとともに、その写しを担当所属長及び関係所属長に送付するものとする。

(7)　保有個人情報の利用停止の実施

担当所属長は、利用停止請求に係る保有個人情報を利用停止する旨の決定の決裁を受けたときは、速やかに保有個人情報の利用停止をするものとする。

第9　審査請求があった場合の取扱い

1　審査請求書の受付

(1)　県民サービス課長は、審査請求書の提出があったときは、これを受け付けるとともに、直ちに、その写しを担当所属長及び関係所属長へ送付するものとする。

(2)　県民サービス課以外の所属に審査請求書が提出されたときは、直ちに、県民サービス課長に連絡するとともに、審査請求書を県民サービス課長へ送付するものとする。

2　審査請求の要件審査

県民サービス課長は、審査請求人が審査請求適格を有するか否か、当該審査請求が申立期間内に行われたものであるか否か等を審査し、当該審査請求が不適法であると認められるときは、当該審査請求の却下の裁決の手続を行うものとする。

また、県民サービス課長は、当該裁決が行われたときは、裁決書の謄本を審査請求人及び参加人へ送付するとともに、その写しを担当所属長、関係所属長及び監察課長へ送付するものとする。

3　福島県個人情報保護審査会への諮問

県民サービス課長は、審査請求を却下する場合を除き、遅滞なく福島県個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)への諮問の手続をとらなければならない。(法第105条)

諮問に当たっては、次の書類の写しを添えて、審査会事務局(県総務部文書管財総室文書法務課内)へ提出するものとする。

(1)　審査請求書

(2)　開示請求書、訂正請求書又は利用停止請求書

(3)　保有個人情報の開示請求、訂正請求又は利用停止請求に対する決定通知書

(4)　行政不服審査法第9条第3項において読み替えて適用する同法第29条第2項の弁明書の写し

4　審査請求人への通知

県民サービス課長は、法第105条の諮問をしたときは、審査請求人に対し審査会へ諮問をした旨の通知書により通知するものとする。

5　審査請求に対する裁決等

(1)　行政不服審査法第9条第3項において読み替えて適用する同法第41条第3項の規定による通知は、審査会から答申を受けた後に行うものとする。

県民サービス課長は、審査会から答申書が送付されたときは、これを受領し、その写しを担当所属長及び関係所属長へ送付するものとする。

(2)　審査会から答申があったときは、これを尊重して審査請求に対する裁決をしなければならない。(条例第10条第5項)

(3)　担当所属長は、上記(2)の検討結果に基づいて裁決書案を作成し、所要の決裁手続を経て、公安委員会の審議(決裁)に付するものとする。

(4)　担当所属長は、審査請求に対する裁決が行われたときは、県民サービス課長を介して裁決書の謄本を審査請求人及び参加人へ送付するとともに、その写しを県民サービス課長、関係所属長及び監察課長に送付するものとする。

(5)　県民サービス課長は、裁決により原処分が変更され、又は取り消された場合には、審査請求人に対し、裁決に応じて、「開示の日時」、「開示の場所」、「開示の方法」等を書面により、速やかに通知するとともに、その写しを担当所属長及び関係所属長に送付するものとする。この場合、開示等決定通知書、訂正等決定通知書及び利用停止等決定通知書に必要な調整をして使用するものとする。

(6)　第三者に関する情報の含まれている保有個人情報について、次のア又はイの裁決をする場合、反対意見書に係る保有個人情報開示決定等通知書に必要な調整をして使用するものとする。(法第107条第1項)

ア　開示決定に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する場合

イ　審査請求に係る開示開示決定等(全部開示決定を除く)を変更し、当該審査請求に係る保有個人情報を開示する旨の裁決(第三者が開示に反対している場合)

第10　実施機関に対する苦情の処理に関する事務

実施機関に対する個人情報の取扱いに関する苦情の申出については、福島県公安委員会等に対する苦情の処理に関する規則(平成13年福島県公安委員会規則第6号)及び福島県警察の苦情の処理に関する訓令(平成21年県本部訓令第4号)の手続に従って適切に処理するものとする。

第11　運用状況の公表

県民サービス課長は、次の(1)から(4)までに掲げる事項の前年度の運用状況について、毎年4月末までに文書法務課長へ通知し、県ホームページへ掲載し公表をするよう依頼するものとする。

(1)　開示請求等の状況

(2)　開示請求等に対する決定の状況

(3)　審査請求の件数、裁決の状況

(4)　上記(1)から(3)までのほか、必要な事項

注1　【窓口請求において氏名・住所不一致の場合】婚姻や転居等の事由により、本人確認書類に記載されている氏名又は住所が開示請求書に記載されたものと異なっている場合には、開示請求者に事実関係を確認した上で、開示請求書と同一の氏名等が記載されている他の本人確認書類の提示又は提出を求める。ただし、災害により一時的に転居している場合等やむを得ない理由がある場合は、住所又は居所が開示請求書と一致しない書類しか準備できなくとも、下記に従い、有効な本人確認書類として認める余地がある。

【窓口請求において住所不記載・不一致の書類しかない場合】住所が記載されていない本人確認書類しか提示又は提出ができないとする場合又は開示請求書の記載と異なる住所が記載された本人確認書類しか提示又は提出できないとする場合は、開示請求者に事情の説明を求め、災害による一時的転居、国内短期滞在(外国人)等のやむを得ない理由があることを確認した上で、それらの本人確認書類の提示又は提出を求める。なお、この場合は、住所の確認が取れていないことを念頭に置いて、その後の補正、開示の実施等の手続を進める必要がある。

注2　【被保険者証の取扱い】医療保険制度の適正かつ効率的な運営を図るための健康保険法等の一部を改正する法律(令和元年法律第9号)により、保険者番号及び被保険者等記号・番号について、「告知要求制限」の規定が設けられていることから、告知要求制限に抵触することのないよう、被保険者証の取扱いには十分注意する(事務対応ガイド資料2を参照のこと。)。

注3　【複数の者が記載された書類】複数の者の氏名が記載された被保険者証は、そこに記載された他の者によるなりすまし請求が行われることもあり得ると考えられることから、例えば、比較的年齢の近い兄弟の一方が請求している場合などのように被保険者証のみで本人確認をしにくい場合においては、別の本人確認書類の提示又は提出を追加して求めるなどの慎重な対応が必要である。

注4　【個人番号カードの取扱い】番号法では、個人番号及び特定個人情報の取扱いに関し、提供の求めの制限(第15条)、特定個人情報の提供の制限(第19条)、収集等の制限(第20条)等の制限が規定されていることから、誤って個人番号を収集等することのないよう、個人番号カードの取扱いには十分注意する。

注5　【住民基本台帳カードの経過措置】住民基本台帳カードは、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律の施行に伴う総務省関係政令の整備に関する政令(平成27年政令第301号)附則第9条の規定により、次に示す時まで個人番号カードとみなされ、引き続き使用可能である。

○旧住民基本台帳法第30条の44第9項の規定により住民基本台帳カードの有効期間が満了した場合等においてその効力を失う時又は番号法に基づき個人番号カードの交付を受ける時のいずれか早い時

注6　【外国人登録証明書の経過措置】特別永住者が所持する外国人登録証明書は、出入国管理及び難民認定法及び日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法の一部を改正する等の法律の施行に伴う関係政令の整備及び経過措置に関する政令(平成23年政令第421号)附則第3条の規定により、次に示す日まで特別永住者証明書とみなされ、引き続き使用可能である。

○特別永住者証明書とみなされる期限(特別永住者)：外国人登録証明書に記載されている旧外国人登録法に基づく次回確認(切替)申請期間の始期である誕生日。ただし平成24年7月9日に16歳未満の場合は16歳の誕生日

注7　【他人へ提出することを常とする書類】住民票の写し、納税証明書、印鑑登録証明書等は、それ単独で政令第22条第1項の本人確認書類として認める余地がないわけではないが、他人へ提出することを通常とする書類であり本人以外の者が所持している可能性も高いことから、原則として、別の本人確認書類の提示又は提出を追加して求めるなどして慎重に確認することが必要である。

注8　【その他疑義がある場合】上記のほか、提示又は提出された書類に疑義がある場合は、適宜、事情の説明を求め、又は追加で他の本人確認書類の提示又は提出を求める。

注9　【通知カード及び表面に個人番号が記載されている書類の取扱い】内閣府大臣官房番号制度担当室参事官及び総務省自治行政局住民制度課長は、平成27年8月28日付け府番第285号及び総行住第102号において、各府省等に対し、番号法第16条の規定に基づく本人確認以外の一般的な本人確認の手続において、通知カード(令和2年5月以降、通知カードによる個人番号の通知は廃止され個人番号通知書に変更)及び表面に個人番号が記載されている住民票の写し等の書類を本人確認書類として取り扱うことは適当でないと考えられる旨を通知している(事務対応ガイド資料3)。

注10　【送付請求において住民票の写し以外を用いる場合】災害による一時的転居、海外長期滞在、国内短期滞在(外国人)等のやむを得ない理由により、住民票の写しが送付できないか、又は住民票の写しに記載された住所と開示請求書記載の住所若しくは居所が異なる場合は、住民票の写し以外の(Ⅱ)の書類であって開示請求書の住所又は居所と記載が一致するものの送付を求める。この場合、(Ⅰ)の書類の住所の記載については、記載されていなくとも、又は開示請求書と異なるものが記載されていても構わないが、疑義が残る場合は、開示請求者に説明した上で、所在施設の管理者等の関係者に問い合わせ、事情を確認することが必要である。

なお、(Ⅱ)の書類として、開示請求者が申告した住所又は居所に宛てて確認のための書面を転送不要扱いで送付し、当該請求者自身が署名した当該書面の提出を求めることとすれば、より確実に住所又は居所の確認をすることができる(時間がかかるため、開示請求者には当該書面等において当該確認の必要性について十分な説明をすることが望ましい)。また、刑事施設又は地方入国管理官署に収容されている等の事情で他の確認手段がない場合にも、これらの施設の発行する在所証明等の送付((Ⅰ)の書類に相当)を求めることと併せて、この方法を用いることが考えられる。

注11　【送付請求において住所不一致・不記載の場合】(Ⅰ)又は(Ⅱ)のいずれかの書類について、婚姻や転居等の事由により氏名又は住所が開示請求書に記載されたものと異なっている場合や住所の記載がない場合には、開示請求者に事実関係を確認した上で、開示請求書と同一の氏名、住所等が記載されている他の本人確認書類の送付を求める。ただし、注10に該当する場合は、この限りでない。

注12　【法人による開示請求】成年後見人となっている福祉関係の公益社団法人、社会福祉法人等が法定代理人として開示請求をする場合については、法定代理人の資格を証明する書類(政令第22条第3項)として成年後見登記の登記事項証明書、家庭裁判所の証明書(家事事件手続法第47条)等が必要となるほか、提示又は提出を求める本人確認書類の例は次のとおり。

①　窓口請求の場合(令第22条第1項)：請求の任に当たる者(担当者)に係る上表(1)アの書類に加えて、法人の印鑑証明書(又は印鑑カード)及びそれにより証明される印が押された担当者への委任状(代表者本人が請求の任に当たる場合は委任状不要)。

②　送付請求の場合(政令第22条第2項)：①の本人確認書類の複写物に加え、法人の登記事項証明書。なお確認のため開示請求書にも押印を求める。

注13　【任意代理人の資格を証明する書類として委任状を提出する場合】任意代理人の資格を証明する書類として委任状の提出を受ける場合には、その真正性を確認するために、委任者の実印を押印することとした上で印鑑登録証明書の添付を求める、又は委任者の運転免許証、個人番号カード等本人に対し一に限り発行される書類の複写物の添付を求める。これらの措置については、法令上の義務ではなく、委任状の真正性の確認のための運用上の措置であることに留意する。

死者に関する情報を自己の保有個人情報として開示請求を受け付ける場合は、要件確認のため次の書類の提出又は提示を求めるものとする。

1　請求者が死者である被相続人から相続により承継した財産に関する情報を請求する場合

請求内容が当該相続により承継した財産に係るものであることを示す書類

(1)　死者の財産が請求者に帰属していることの確認

・不動産登記簿、契約書など当該財産が請求者又は被相続人に帰属することを証明する書類

・遺言書(公正証書によるもの又は裁判所の検認を受けたもの)

・遺産分割協議書

・その他請求者が相続した財産であることを証明する書類

(2)　請求者が相続人であることの確認

・被相続人である死者及び請求者の戸籍謄本

・その他請求者が相続人であることを証明する書類

2　請求者が死者である被相続人から相続により承継した被相続人の損害賠償請求権等に関する情報を請求する場合

請求内容が当該損害賠償請求権に係るものであることを示す書類

(1)　死者が損害賠償請求権等を取得していたことの確認

・示談書

・和解書

・裁判所の確定判決書

・その他死者が損害賠償請求権等を取得していたことを証明する書類

(2)　請求者が当該損害賠償請求権等を相続したことの確認

・遺言書(公正証書によるもの又は裁判所の検認を受けたもの)

・遺産分割協議書

・請求者が損害賠償請求権等を相続したことを証明する裁判所の確定判決書

・その他請求者が損害賠償請求権等を相続したことを証明する書類

(3)　請求者が相続人であることの確認

・被相続人である死者及び請求者の戸籍謄本

・その他請求者が相続人であることを証明する書類

3　1及び2のほか、近親者の死に起因して、開示請求者が取得した権利義務に関する情報を請求する場合

請求内容が当該権利義務に係るものであることを示す書類

・示談書

・和解書

・裁判所の確定判決書

・その他請求者が当該権利義務を取得したことを証明する書類

4　死亡した時点において未成年者であった自分の子に関する情報を請求する場合

未成年で死亡した子の親権者であったことを証明する書類

・戸籍謄本

・その他未成年で死亡した子の親権者であったことを証明する書類