なお、文書管理関係規程の解釈、運用等について(令和3年3月30日付け達(県サ)第134号)は、廃止する。

記

1　趣旨(第1条)

従来、文書管理関係規程として、その大綱方針を示す福島県公安委員会文書管理規則(平成12年福島県公安委員会規則第9号。以下「文書規則」という。)の下、福島県警察の文書管理に関する訓令(平成12年県本部訓令第21号)、福島県警察の秘密文書の取扱いに関する訓令(平成12年県本部訓令第22号)、公文書の保存期間の基準について(平成22年3月12日付け達(県サ)第110号)等、多数の規程が制定されてきたが、これら規程の体系が不明確となっていたほか、各規程間で整合性が取れていない部分が散見された。

そこで、これらの規程を、文書規則の下、警務課が所掌する文書作成等訓令を中心とする規程及び県民サービス課が所掌する福島県警察の文書管理に関する訓令(令和3年県本部訓令第23号。以下「文書管理訓令」という。)を中心とする規程に再編及び整理し、文書の作成及び管理の適正を図ることとした。

本通達は、文書作成等訓令第33条の規定に基づき、同訓令の実施に関し必要な事項を定めるものである。

2　用語の定義(第2条)

この定義規定は、文書規則に定める「文書」の定義(第1号)と福島県情報公開条例(平成12年福島県条例第5号。以下「情報公開条例」という。)に定める「公文書」の定義(第2号)をそのまま受けたものである。

文書作成等訓令にあえて繰り返して定義した趣旨は、「文書」と「公文書」の違いを際立たせることにより、両者が同訓令上区分されており、それぞれの位置付けないし取扱いが異なることを読み取りやすくすることにあり、また、同訓令の解釈、運用等に当たって、情報公開条例の対象公文書となるかどうかの境界がここにあることを意識させようとするものである。

(1)　「文書」(第1号)

職員が取り扱う全ての「文書すなわち何らかの媒体に記録された情報」が、これに当たる。

定義上、「職務上」という限定はあるが、これに該当するかどうかの判断が難しいものもあり、実務上は、明らかに個人的なものを除いて、ここにいう「文書」に該当するものとして取り扱うべきである。

(2)　「公文書」(第2号)

情報公開条例の対象公文書となるものであって、前号の文書のうち、組織共用文書として実施機関が保有しているものをいう。

「組織共用文書」とは、作成又は取得に関与した職員個人の段階にとどまるものではなく、組織としての共用文書の実質を備えた状態、すなわち、組織において業務上の必要性から利用、保存している状態にあるものを意味するものとされている。したがって、

○　組織的な検討に着手する前の個人的な検討段階にあるもの(起案の下書き、作成途上の資料)

○　職員が自己の執務上の便宜のために公文書の写しを保有している場合の当該写し

○　個人的なメモ、個人保管の参考資料

などは単なる「個人文書」であって、組織共用文書と認められないものである。

ところで、「文書」がいかなる段階に至れば「組織共用文書」と認められるのかが具体的な問題となる。

「組織共用文書」の要件の一つは「組織的な検討に付されたこと」であるが、これは、

○　単なる係内の検討ではなく、課長等一定の権限を有する者を含めて行われる内部的な検討に付されたことを要する。

○　この「課長等一定の権限を有する者」とは、本来の決裁権者に限るものではなく、福島県警察の処務に関する訓令(平成5年県本部訓令第8号。以下「処務訓令」という。)等により専決権、代決権を有する者を含む。

○　起案は、一般に一定の権限を有する者の指示により行われるものであるから、起案文書は、その作成された時点で組織的な検討に付されたものとみなす。

ものである。

したがって、「文書」は上記のように「組織的な検討に付され」、かつ、「組織において利用可能な状態で保存されている」とき、当該文書が決裁又は供覧の手続を経ているか否かにかかわらず、本号にいう「公文書」に該当することとなるので、この定義を区分する考え方について正しく理解されたい。

(3)　電子公文書(第3号)

公文書のうち、電磁的記録であって、職務上作成し、又は取得したものである。

(4)　電子情報(第4号)

職務遂行のために取得、作成又は保有している電子化された情報である。

(5)　文書管理システム(第5号)

文書管理システムでは、文書の取得、作成、電子決裁、保存、廃棄等の処理を電子情報として一元的に管理することができる。

なお、文書管理システムによる対象業務及び機能等に関する詳細については、福島県警察文書総合管理システム運用要領の制定について(平成18年12月21日付け達(総相)第430号)において示している。

3　文書作成等の体制(第3条―第7条)

文書作成等に関する組織的な調整又は制度の整備に関して責任を負う者として、総括文書責任者(警務部長)及び副総括文書責任者(県本部警務課長。以下「警務課長」という。)を置くこととした。総括文書責任者の任務である規程類の整備、研修等の実施に関する事務の企画立案は、これを補佐する副総括文書責任者(及びそのスタッフである警務課企画室の職員)が行うものであり、適正な文書作成等の実現に向けて、組織全体をリードすべき立場にあるものである。

他方、日常的な事務処理における具体的な文書作成等事務に関して責任を負う者として、主任文書責任者(庶務担当課長)、文書責任者(所属長)及び文書担当者(次席、副署長等)を置くこととした。主任文書責任者は、各部における文書作成等に関する事務を総括し、文書責任者は、所属における適正な文書作成等に関して実質的に最終的な責任を負う。そして、文書担当者は、文書責任者を補佐し、文書作成等事務を実務的に管理するものである。

4　公文書の種別(第8条)

公文書は、本条に掲げる区分に網羅される。

(1)　指令

特定人(団体を含む。)に対する処分を行うものであれば、その呼称が許可、命令、禁止、取消等のいずれであるかを問わず、公文書の種別においては「指令」として分類される。

(2)　通達

訓令及び通達は、いずれも本部長の指揮命令を文書により示達するものであるが、指揮命令が基本的事項に関わるもので、その効力が長期にわたるものは、訓令として法文形式で定立し、その内容の変更も法令の改正と同様の方式により行う。

他方、通達の効力及び内容の変更については、おおむね次のように取り扱うこととする。

ア　通達で定めた要綱等の一部を改正する場合には、原則として、新たな要綱等を示す通達を発するものとする。ただし、特定の一部分の運用を改める場合に、その旨を別途通達することは妨げない。この場合には、先の通達における当該特定部分が否定され、以後、新旧の通達によりその事務が運用されることとなる。

イ　組織名称の変更等形式的部分に係る通達の改正も原則として行うべきであるが、その改正に著しく多大な労力を要するなど特段の事情がある場合には、適宜合理的に読み替えて運用することも例外的に認められる。

ウ　通達の有効期間が満了したときは、当該通達は効力を失い、廃止の手続を要しない(当該通達の原議保存期間及び廃棄時期は、別に定めるところに従って取り扱う。)。ただし、事務処理の基準を明確にする必要があるなどの理由により、特に通達の失効を宣する必要がある場合に、これを通達することを妨げるものではない。

なお、旧来の「例規」及び「一般」通達は、この文書作成等訓令による通達とみなし、これと同様に取り扱うものとする。

5　公文書の形式(第9条)

公文書の例式につき別に定めるものが、福島県警察の公文例に関する訓令(平成12年県本部訓令第23号。以下「公文例訓令」という。)である。

6　電子公文書の作成等(第10条)

本条の「他の規程に別段の定めがある場合」とは、各種業務システムの運用要綱等で、当該システムによる起案、決裁の方法等を定めている場合を想定している。

7　起案の方法(第12条)

(1)　起案は、原則として、文書管理システムにより行うが、本条各号に掲げる場合については、文書管理システムによらずに起案することができるものとする。

なお、本条第1号に定める起案書の様式第1号は県本部で用いるもの、様式第2号は署で用いるものであるが、各様式の決裁欄の職名を所属の実情に応じて適宜変更することは差し支えない。

(2)　法令発議書及び継続用紙による条例の起案文書の記載方式は、知事部局における方式と整合を図ることとしているので、注意すること。

(3)　本条第3号に定める電話受発信用紙は、電話以外の手段による情報の授受においても用いることができるものとする。

8　決裁(第13条)

(1)　決裁は、処務訓令第4条に定める事務処理の原則に従って受けなければならない。起案者は、処務訓令第2章第4節に定める専決及び代決に関する定めをよく理解し、処務訓令その他の決裁区分を定める規程に従って正しく決裁権者の決裁を受けなければならない。

また、決裁は、第1項各号に掲げるものを除き、文書管理システムの電子決裁(以下「電子決裁」という。)により行わなければならない。これは、電子決裁を原則とすることにより、県警察におけるデジタル化、業務の合理化・効率化、文書管理の更なる適正化等を図る趣旨である。

(2)　第2項に基づき、起案文書に添付する参考資料には、文書管理訓令第22条第3項に定める個人配布文書等整理標示を設け、同項に掲げる事項を表示しなければならない。これは、こうした参考資料が公文書であって、情報公開請求の対象となることを明らかにすることにより、その作成や管理に慎重を期す趣旨である。

(3)　第3項は、電子決裁の場合は決裁日が自動で登録されるが、押印決裁の場合は自動では登録されないことから、決裁後に、決裁日その他必要な事項を文書管理システムに入力するとともに、起案書、法令発議書等の該当欄にも記載することを義務付け、文書管理の適正を期す趣旨である。

(4)　決裁後に起案文書の内容を修正する場合は、修正を行うための起案文書を作成し、改めて順次決裁を受けなければならない。この場合には、修正を行うための起案文書に、決裁後の起案文書からの修正の箇所、内容及び理由を記載した資料を添付すること。

なお、決裁後の起案文書の修正内容が、客観的に明白な計算間違い、誤字、脱字その他の軽微かつ明白な誤りに係るものであるときは、上記にかかわらず、別に定める簡素化した方法により修正することができるものとする。

9　合議の原則(第14条)

合議は、処務訓令第5条及び本条に定めるところにより行うものとする。

合議は、施策の内容が複数の所属が所管する事務に関わる場合に、当該関係する事務につき責任を有する部課長間であらかじめ当該施策に関する合意を形成した上で、最終的な意思決定を行おうとする手続である。

合議に関しては、実務上、次の点に留意し、合理的かつ効率的な事務処理に努めること。

(1)　「他の所属の事務に関わる」かどうかを適切に判断すること。

予算を伴う施策は会計課に、議会に提案する事項は総務課に合議するなど、必要な事前の合意を漏れなく形成することと同時に、不必要な合議を行わないこと。例えば、部課長に会議等への出席を求めるからといって、必ずしも当該部課長への合議を必要とするものではない(会議の主催者が出席を命じ、又は依頼するものであり、当該出席者の同意を事前に必要とするものではない。)。また、交通検問に当たって、指名手配被疑者や薬物使用者の検挙に努めることを命ずるからといって、必ずしも刑事部長や刑事部の関係課長への合議を必要とするものではない(鋭敏な感覚と広い視野をもって検問に当たるべきことを命じているに過ぎない。)。このように、当該施策に関して事前に合意を形成する必要があるか否かを実質的に判断する必要がある。

(2)　合議範囲を適切に判断すること。

規定上は、関係「部課長」に合議すれば足りる。しかし、実務上、関係課において慎重な判断を加えるべく、調査官等から、場合によっては係から合議文書を回覧することが行われている。この考え方自体を一律に否定するものではないが、時として、機械的に調査官等、補佐などの合議を行っていると思われる例が見られる。原則として、合議は部課長に対して行い、調査官等以下に対しては、それぞれのレベルにおいて起案前に、あるいは決裁に並行して必要な協議を整え、説明すべきものであって、機械的に多数の合議欄を設け、自ら事務を繁雑にすることは避けなければならない。

(3)　合議手続の簡素化に関する規定を活用すること。

処務訓令第5条第2項は、電話又はメール等による合議を認めており、文書作成等訓令第14条ただし書は、会議で決定し、又は承認された事項に係る合議の省略を認めている。これらの場合には、起案者において、文書管理システムに合議を省略する旨及びその理由を入力するとともに、押印により決裁を受けるときには起案書等の合議欄に「了」と記載しておけば足りる。これらの合議手続の簡素化に関する規定は、合議においては、実質的な合意を整えることが要件であり、かつ、それで足り、形式(押印等)は本質的な問題ではないとする考え方により定められたものである。しかし、実務上、これらの規定が十分には活用されず、事務が形式に流れる傾向が見受けられる。合議を実質的に捉え、合理的かつ簡素に事務処理を行う必要がある。

10　業務等調整のための合議(第15条)

「起案文書の内容が組織に関わるもの」とは、新たなポスト、係の設置など組織の改編を必要とするものはもちろん、所属を越えてプロジェクトチームや特捜隊等を編成しようとするもの又は所属の分掌事務にかかわらず協力体制を確立する必要があるものなどをいう。また、「総合的な調整を必要とするもの」とは、部ごとの境界を越えて全県的に行う取締り、全庁的な協力を要するプロジェクト事業、大規模な事業に対応するため全庁的に要員を確保することが必要となるものなどをいう。

11　合議の方法(第16条・第17条)

(1)　合議方法の区分

合議の基本的な方法は、持ち回り合議とする。関係部課長に対し、合議文書等を持参して必要な説明を行い、その場で押印決裁を受け、又は後から電子決裁により決裁を受けるものである。

合議文書に検討すべき点が多く含まれ、また、関係する所属が多いため、口頭説明に多くの労力を要する場合には、同時合議による。関係部課長に対し、必要な資料を添付した起案文書に合議票を添えて、回答期限(検討期間)を示して送付し、決裁を受けるものである。この場合、合議先の関係部課長に求められたときは、必要に応じて説明に赴き、又は説明のための資料を提供しなければならない。また、回答期限は、起案内容を検討するために十分な余裕をもって設定すること。

他方、起案文書の内容が軽易であったり、あらかじめ文書による意見照会等において必要な説明を行い、合議先の合意を得ている場合など、特別の説明を要しないものは、回覧合議で足りる。電子決裁により起案文書を関係部課長に回覧し、決裁を受けるものである。この場合であっても、求めがあればこれに応じて説明を加えなければならないことはもちろんである。

なお、第16条第6項にいう「合議の経過」とは、合議過程において提出された異議、意見等とこれに対する処理の記録のことであり、合議の決裁を電子決裁により受けた場合は、これらを文書管理システムに入力し、合議の決裁を押印により受けた場合は、これらを合議文書に記載し、又は別紙として添付しておかなければならない。

(2)　合議順

課長間の合議を要する文書については、主管課長決裁の後、関係課長に合議し、主管部長の決裁を得ることとする。

部長間の合議を要する文書については、主管課長決裁の後、部内の関係課長に合議し主管部長の決裁を得た後、関係他部の課長、部長の順で合議することとする。

(3)　署における合議

署における合議方法を「県本部の例による」として特に示さなかったのは、署においては、複数の課又は係に関係する事務であっても関係する課又は係がそれぞれ署長の指揮の下、任務に当たるのであって、県本部における関係各課が意思決定を積み上げ、すり合わせをした上で合意を形成し、最終決裁を得るという事務の進め方とは大きく異なると認められるためである。したがって、署においては、署長の指揮により適切に事務を取り扱い、例外的に事前に合議を整える必要がある場合には、県本部の方法に準じて適正に処理すること。

12　公文書の審査(第18条―第22条)

職員が作成する公文書の案は、全て文書担当者の審査を受けるものとした。

さらに、全ての法規文書案及び訓令案、軽易なもの等を除く公示文書案、福島県警察の通達の有効期間に関する訓令(令和3年県本部訓令第9号)第5条第1項の規定に基づき警務課長による有効期間の審査を受けなければならない通達案(有効期間が1年以下の通達案及び有効期間にかかわらず全ての依命通達案を除く通達案)、警察運営に係る重要な起案文書並びに部外に発信する文書のうち重要なものの案は、最終的な決裁を受ける前に、当該起案文書をその審査を受けるため、副総括文書責任者に提出しなければならない。

副総括文書責任者は、これらの起案文書を審査し、必要な修正を加え、又は起案者に指示若しくは勧告を行い、当該文書を法規審査委員会の審査対象文書であると認めるときは、その審査に付すこととした。

このような構成とした趣旨は、第20条第1項に掲げる県警察の重要文書の全ては、必ず副総括文書責任者の審査を経るものとすることにより、一貫した判断による文書審査を実現しようとするものである。また、起案者にとっても、法規審査委員会の審査に付すべきものか、副総括文書責任者の審査で足りるものかの判断に迷うことなく、重要起案の全ては副総括文書責任者に提出すればよいこととなり、事務の合理化が図られるものである。

文書の審査は、慎重かつ的確に行わなければならないことから、文書作成等訓令上、一定の要件を備えた文書の審査を副総括文書責任者に専属させたが、実務上、起案者は、審査対象文書を副総括文書責任者の指揮監督下にある係に提出するものとし、審査担当係員は、法令等及び関係規程に照らし合わせるなど専門的な視点から精査し、意見を付して副総括文書責任者に報告しなければならないものとする。このように、定型的な通達案等の審査を除き、文書審査にはある程度の日時を必要とすることから、起案者は、時間的余裕を持って起案文書を提出しなければならない。この場合において、審査を効率的に行うため、起案文書(又はその写し)を文書審査を担当する係にあらかじめ提出し、事前の確認を受けることは差し支えない。

なお、副総括文書責任者(秘密文書に該当する通達案については主任文書責任者)は、その審査終了後、文書審査承認の決裁をし、通達案の有効期間の審査終了後には、通達の有効期間審査承認の決裁をするものとする。

その他、法規審査委員会の審査は、同時合議又は持ち回り合議によることとした。原則的な方法は同時合議とするが、起案文書の内容が複雑でなく、口頭説明で足りる場合、法的整合性の面で問題がなく形式審査で足りる場合などには、持ち回り合議で足りるものとする趣旨である。また、副総括文書責任者が委員による討議を必要と認めるときは、副総括文書責任者から委員長に対し、委員会の招集を要請するものとした。委員会の審査に当たっては、副総括文書責任者は、その審査の結果を明らかにしておかなければならない。

13　公布及び公示(第23条)

公布行為が効力要件とされている条例及び規則はもちろん、告示及び公告も原則として福島県報に登載することとした。

14　令達文書の示達(第24条)

(1)　令達文書の示達方法

令達文書を「施行文書により示達する」というのは、公安委員会規程並びに訓令及び通達は、その決裁後、これを浄書した施行文書を作成し、これをもって職員に示達することである。ここにいう「文書」には、電磁的記録も含まれることから、施行文書の示達は、原則として文書管理システムにより行うものとする。

(2)　令達文書の公表

公安委員会規程及び訓令は職員に対する指揮命令であり、又は服務の基準等を示す内部的な規程である。条例及び規則とは異なり、公布することを法的に又は制度的に求められているものではないが、条例第30条及び第31条の趣旨にのっとり、規程又は訓令であっても、その内容から、公表することが適切であると認められるものについては、福島県報に登載して県民に周知することとする。

15　公文書の記号及び番号(第25条―第29条)

(1)　記号及び番号

「公文書の記号」とは、「福島県公安委員会規則」「福島県警察本部訓令」など、公文書の種別ごとに、その文書の始めの部分に冠される一定の文字のことである。また、「公文書の番号」とは、公文書の種別ごとに、暦年で付される一連の番号のことである。

(2)　公文書記号の記載方法

「公文書の記号」は、この訓令に示すもののほか、詳細は公文例訓令に定めるところにより、誤りなく冠すること。

(3)　文書管理システムによる公文書の登録

公安委員会規則、署長が行うものを除く公示文書、訓令及び通達は、文書管理システムに決裁の登録がなされることにより、副総括文書責任者が管理する文書登録簿に自動的に登載される。これは、公安委員会又は本部長が公布し、公示し、又は令達する公文書(指令を除く。)を一括して副総括文書責任者が管理することとしたものである。したがって、県本部の各所属においては、次に述べる指令に関するもののほか文書登録簿を管理する必要はない。

なお、公安委員会規則については、総務部文書管財総室文書法務課長が管理する法令台帳による番号を付することから、文書管理システムに登録する際は、当該番号と食い違いが生じないように、同システムの自動付番機能を利用することなく、法規番号を手入力するものとする。

(4)　指令の登録

指令は、文書管理システムに決裁の登録がなされることにより、その事務を主管する所属が管理する文書登録簿に自動的に登載されるものであるが、これは、指令が、特定の相手方に対し、個別に行政機関の意思を示すものであるから、その事務を主管する所属ごとに管理することが適切であるためである。また、許認可等で繰り返し若しくは数多く行われる指令又はその管理方法について法令等に特別の定めがある指令にあっては、適宜文書登録簿を分冊し、又は別の定めによる様式を使用して、特定の事務に係る指令について専用の文書登録簿を設けることができる。

(5)　署における公文書の登録

署長が行う告示、公告、指令及び所属達は、文書管理システムに決裁の登録がなされることにより、当該署が管理する文書登録簿に自動的に登載されるものである。いずれの文書種別にあっても、文書登録簿の様式は同一であるが、特別の定めがあるもの又は定例的に発するものについてこれを分冊し、専用の文書登録簿として管理できることは、指令に関するところと同様である。

(6)　一般文書の登録

一般文書には文書記号を冠しないが、部外に発信する公文書には、文書管理システムに決裁の登録がなされることにより、暦年ごとに一連番号を付されるものである。ただし、照会に対する回答、お知らせ、交通情報提供等の単に事実を述べる文書、定例的又は定型的に発信する文書など軽易と認められる文書及びポスター、パンフレット、広報チラシなど性質上番号を付することが適切でないと認められる文書については、登録を省略できる。

部内に発信する公文書には原則として発信番号を付さないこととするが、許認可に係るもの、訴訟に関わるもののほか特に文書の授受について記録する必要があると認められるものについては、文書整理簿に登録し、発信番号を付することができる。この場合において、部外に発信する公文書に係る文書整理簿に登録し、両者を一連の番号で管理することには、特に支障はない。また、指令に係る文書登録簿と同様、合理的理由がある場合には、文書整理簿を分冊することができる。

16　所属記号(第30条)

所属記号の付し方は、公文例訓令に定めるところによること。許可証等の様式が法令に定められており、所属記号を付することができない、又は適切でないと認められる場合には、記載を省略することができることとした。

なお、署にあっては、所属記号の次に、課名又は係名の1文字又は2文字を「福警(務)」「福警(刑二)」のように付すること。ただし、指令にあっては、文書記号の次に課名又は係名を括弧書きで「福島県○○警察署指令(生安)」のように付するものとする。

17　一般文書の記名(第31条)

所属相互間において公文書の授受を行う場合には、第4号ただし書に定めるところにより所属名によって行うものを除いて、必ず所属長名義で行うものとし、担当者名、係名、所属長以外の職名によって公文書の授受をしてはならないものとする。これらの名義による文書の授受は、職務上必要な情報を個人的に交換するものとして扱われなければならない。

第4号ただし書によるものとしては、例えば、執務資料を職員に配布する場合に、その配布元の表記又は奥書を所属名で行うものなどが考えられる。

18　公印(第32条)

公印は、公文書が真正に行政機関としての意思を表示するものであることを認証し、その公文書について行政機関が責任を負うことを明らかにするために押印するものとされている。

公文書の発信に当たっては、いたずらに形式に流れることなく、公印省略の可否について検討し、事務の合理化・効率化にも配意しなければならない。

なお、公印の取扱いについては、福島県公安員会公印規程(平成11年福島県公安委員会規程第5号)及び福島県警察の公印の取扱いに関する訓令(平成12年県本部訓令第24号)に定めるところによる。